Die Buchhaltungssoftware Topal ist in der Schweiz eine feste Größe im Bereich Finanz- und Lohnbuchhaltung. Den vorgelagerten Prozess der automatisierten Rechnungserfassung übernimmt das DMS agorum core. Wie beide Systeme Hand in Hand arbeiten, beschreiben wir an deren gemeinsamen Referenzkunden Zbären Kreativküchen in enger Zusammenarbeit mit Zbären Treuhand. Die Schweizer Manufaktur fertigt seit über 70 Jahren Luxusküchen und Lebensräume. Zu Hause sind sie im Berner Oberland, ihre Küchen in der ganzen Welt. Ein schöner Schweizer Referenzbericht:
Das Ziel: automatisierte Rechnungsprozesse
Das Ziel von Andreas Zbären ist ein vollständig automatisierter Rechnungsprozess der Kreditoren und Debitoren. Rechnungen in Papierform sollen langfristig abgelöst werden. Der Dipl. Treuhandexperte Andreas Zbären kennt sich softwareseitig am Schweizer Markt sehr gut aus und hat sich für das DMS/ECM agorum core und als Finanzbuchhaltungssoftware für Topal entschieden.
Swiss Quality
NOVISTA ist Schweizer Vertriebspartner des DMS/ECM agorum core mit Sitz in Biel und Zug. Ihr Schwerpunkt ist der Schweizer Rechnungsworkflow mit dem Swiss QR-Code bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
Topal mit Sitz im Kanton Zürich ist Hersteller der gleichnamigen Finanz- und Lohnbuchhaltungssoftware. Über 4.000 Treuhänder und KMUs schätzen die sicheren und modernen Funktionalitäten von Topal.
Küchen aus dem Hause Zbären stehen auf der ganzen Welt. Und zwar immer dort, wo die Ansprüche besonders hoch sind. Sie lieben Holz, Handwerk, Design und Menschen – sichtbar werdend in Lebensräumen.
Als inhabergeführte Treuhandfirma bietet Zbären Treuhand individuelle Dienstleistungen für Privatpersonen bis hin zu KMU in den Bereichen Buchhaltung, Jahresabschluss, Mehrwertsteuern, Steuern, Personalwesen an.
Die Analyse des Rechnungsprozesses
Zum Projektstart analysierten Hans-Ulrich Stämpfli (Novista) und das Team von Zbären den Rechnungseingangsprozess. Wie kommen Rechnungen ins Haus und welche Wege gehen Sie im Unternehmen? Welche Personen sind beim Freigabeprozess involviert und wie sind die Budgetfreigaben geregelt?
Datenübertragung zwischen agorum core und Topal
Wichtig bei der Datenübertragung ist die Effizienz: Das gekoppelte System muss die Daten so bekommen, wie sie benötigt werden. agorum core übergibt an Topal alle benötigten Metadaten, um einen Offenen Posten (=OP) mit den Buchungssätzen anlegen zu können. Der Datentransfer erfolgt ohne Medienbruch über eine REST-API- Schnittstelle.
Anbindung der Buchhaltungssoftware Topal mit REST-API an agorum core
Die Integration der Buchhaltungssoftware Topal erfolgt über eine REST-API-Schnittstelle an das DMS/ECM agorum core. Sie ermöglicht den effizienten Datenaustausch ohne Medienbruch zwischen den beiden Systemen und bietet folgende Vorteile:
- Die sichere REST-API ermöglicht den Zugriff auf Topal-Ressourcen.
- Alle Daten aus Topal sind stets aktuell verfügbar.
- Geschwindigkeit: Der bidirektionale Austausch der beiden Systeme ist sehr schnell, Anwender sehen Ergebnisse in Echtzeit und aktuell.
- Belege können positionsgenau ausgelesen und automatisch verbucht werden. Möglich für Kreditoren-, Debitoren-, Gutschriften- und Einfach- Belege.
- Die Belegfreigabe erfolgt im Rechnungsprozess SRW 2.x (Schweizer Rechnungsprozess) im DMS/ECM agorum core.
- Status aus der Finanzbuchhaltung, wie zum Beispiel Zahlungseingang-, respektive Zahlungsdatum, Status können künftig an agorum core zum archivierten Beleg übertragen werden.
- Alle Belege können in der Topal-Buchung mit einem einzigen Klick aus agorum core angezeigt werden. Damit arbeiten Buchhalter als auch eine Revision sehr effizient und digital. Für Unternehmen bedeutet das eine grosse Zeit- und Kostenersparnis.
Der bidirektionale Austausch von Daten zwischen den beiden Systemen ist medienbruchfrei und schnell. Anwender finden alle Informationen optimal in den automatisierten Arbeitsabläufen des Rechnungsprozesses vor.
Digitale Rechnungserfassung: Wie kommen die Rechnungen ins DMS?
Zu Beginn steht die Belegerfassung. Zbären erhält zirka 5.000 Belege pro Jahr. Dazu zählen Kreditoren, Debitoren und Gutschriften. Die Rechnungen gelangen entweder postalisch oder via E-Mail ins Haus. Wobei der elektronische Weg forciert wird.
Physische Rechnungen
agorum core verfügt über die Funktion des mandantenfähigen Stapel-Scannings: Die Trennung von physischen Stapel Rechnungen erfolgt bereits am Scanner mit nur einem Scan-Profil.
Die Rechnungen werden in agorum core in einem Archiv-Ordner zusammengeführt und vom OCR ausgelesen.
Digitale Rechnungen per E-Mail
Ein Aktiver Ordner überwacht den E-Mail-Eingang für Rechnungen. Egal ob es sich um einzelne Rechnungen oder mehrere in einer ZIP-Datei handelt. Diese werden automatisch der Texterkennung zugeführt und sind dann sofort zur Freigabe verfügbar.
QR-Code-Rechnungen
Der Schweizer Rechnungsworkflow mit agorum core unterstützt sowohl ESR-Einzahlungsscheine als auch QR-Rechnungen. Relevante Rechnungsangaben werden erfasst und an die Finanzbuchhaltung (Fibu) übergeben. Ausführlich beschrieben in diesem Beitrag.
Nach der Buchung: Rechnungsinformationen kompakt auf einen Blick.
Die Workflowmaske liefert alle Informationen zu einer Rechnung:
- Integrierte formelle-, fachliche- und sachliche Prüfung, weitere Prüfschritte sind möglich (Links im Screenshot).
- Die Bezeichnungen der Prüfschritte können nach ihren Namenskonventionen erfolgen.
- Die spätmöglichste Freigabefrist wird anhand der Fälligkeit berechnet und ist parametrisierbar.
- Alle Informationen zur ausgelesen Rechnung sehen Sie in der mittleren Spalte. Dazu zählen Angaben wie Personenkonto und davon abgeleitete Angaben zu Zahlungsinformationen, Fälligkeiten und Skonto sowie Angaben zu Gegenkonten mit MwSt-Sätzen für die Gegenbuchungen und viele weitere.
- Die Funktionalität “Totalisierungsüberprüfung” überprüft die rechnerische Korrektheit der Rechnung. Hilfreich, wenn ein Bruttobetrag auf mehrere Positionen aufgeteilt werden soll.
- Automatische Zuordnung zu Projekt- oder Auftragsakten: Wird in der Rechnung eine entsprechende Nummer ausgelesen, kann das DMS/ECM diese in das Feld “Referenz” übernehmen und zuordnen.
- Rechts im Bild sehen Sie die Rechnung, verbunden mit nützlichen Informationen wie Metadaten, Notizen etc. Sie können das PDF mit einem Stift kommentieren oder nach Text suchen. Diese Ansicht mit der Rechnung wird künftig auch direkt aus Topal angezeigt.
- In der Historie sehen Sie, welche Personen im Freigabeprozess involviert waren.
Funktionalitäten, die das Tagesgeschäft deutlich vereinfachen:
- Rechnungen können mit Notizen versehen und zum Beispiel mit einer Rückfrage an die Fachabteilung gesendet werden. Die Notizen sind im Verlauf archiviert und transparent.
- Rechner für Betragsfelder: Soll ein Rechnungsbetrag zum Beispiel auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden, kann das ganz komfortabel über den integrierten Rechner erfolgen.
- Rechnungsfreigaben können abhängig von den Rechnungsbeträgen, sprich mit Limiten an höhere Instanzen eskaliert werden. Die Funktionalität ist dynamisch entwickelt und kann unendlich erweitert werden. Je nachdem, wie viele Prüfstellen eine Rechnung freigeben sollen.
Tradition trifft Innovation
Mit den beiden Systemen konnten wir die Durchlaufzeiten unserer Rechnungsverarbeitung signifikant verbessern. Für Mandate bieten wir auch die Möglichkeit zur Digitalisierung von Belegen aller Art mit agorum core an.
Hopp Schwiiz!
Schweizer Unternehmen, die ihren Rechnungsprozess digitalisieren möchten und eine professionelle Lösung suchen, sind mit dem Schweizer Rechnungsworkflow (SRW) tipptopp aufgestellt. Das Zusammenspiel mit der Buchhaltungssoftware Topal ist in der Praxis bestens erprobt. Wie ein gutes Uhrwerk.
