Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) wurden Bund und Länder bis Ende 2022 dazu verpflichtet, Verwaltungsangelegenheiten in Online-Diensten anzubieten. Hierunter zählen alle Verwaltungsleistungen, die nach außen wirken. Sinn und Zweck des Gesetzes ist es, dass Online-Leistungen durchgängig digital und nutzerfreundlich angeboten werden. Da innerbehördlich Maßnahmen keine Außenwirkung entfalten, werden verwaltungsinterne Leistungen nicht eindeutig durch das OZG geregelt. Wir sind der Ansicht: Wenn man die Digitalisierung externer Verwaltungsangelegenheiten angeht, kann man die interne Digitalisierung ebenfalls vollständig abbilden. Eine Herausforderung, der wir uns gerne stellen.
Prozessoptimierung durch Digitalisierung
Wichtig ist zunächst zu verstehen, dass die Digitalisierung keineswegs ein IT-Projekt ist, sondern ein ganzheitliches Vorhaben. Die digitale Transformation funktioniert nur, wenn die Bereitschaft für ein Umdenken besteht. Es bedarf einer Anpassung von Strukturen und Prozessen, um ganzheitlich digital zu werden. Lösen Sie ihr Digitalisierungsversprechen als Verwaltung und Arbeitgeber ein und schaffen Sie modernere Arbeitsplätze. Handlungsfähigkeit lässt sich nur mit schneller und korrekter Datenverarbeitung, digitalen Tools und mobiler Arbeit sicherstellen.
Über 7.000 Verfahren in 60.000 Behörden müssen bis Ende 2022 digitalisiert sein
Eine Aussage, die sich gewaschen hat. Zwar hat die Mehrheit der Städte und Kommunen auf die Pandemie bereits reagiert und neue Digitalisierungsprojekte verwirklicht; schaut man aber hinter die Kulissen, stellt man fest, dass es sich bei den Lösungen, die am häufigsten eingesetzt werden, um kurzfristige Maßnahmen handelt, mit dem Gedanken, Prozesse schnellstmöglich abwickeln zu können. Denn insbesondere Gesundheitsämter und Ordnungsbehörden waren in kürzester Zeit stark gefordert.
Optimal ist etwas anderes
Welche Prozesse gibt es in der eigenen Verwaltungsstruktur? Welche Prozesse davon sind in kürzester Zeit digitalisiert worden? Und welche der bereits digitalisierten Prozesse sind verbesserungswürdig? Stellt man sich diese Fragen, kommt man in den meisten Fällen zu ein und demselben Ergebnis: Die Digitalisierung ist aus der Not heraus umgesetzt worden, was für den Moment gut, aber für eine langfristige Lösung zu kurz gedacht ist. Genau daraus resultiert nun ein großer Optimierungsbedarf. Die Next Public Studie Verwaltung in Krisenzeiten vom Dezember 2020 und deren Fortsetzung Verwaltung in Krisenzeiten 2 aus dem Dezember 2021 zeigen deutlich auf, dass längst nicht alles auf Digitalisierung steht. Im Gegenteil, laut der Studie hat der Großteil der Verwaltungsmitarbeiter noch nicht einmal an einer IT-Sicherheitsunterweisung oder an einer Datenschutzschulung teilgenommen, um auf Risiken aufmerksam gemacht zu werden. Die interne Digitalisierung der Verwaltung hat durch die Pandemie zwar einen Aufschwung erhalten, sie ist aber weiterhin stark ausbaufähig.
Lieber agil voranschreiten, als zu groß planen
Hier kommt agorum core ins Spiel. Unsere Dokumentenmanagementsoftware (DMS) löst zu kurz gedachte Insellösungen ab und vereint alle Unternehmensprozesse in einem System: Eingehende Dokumente dank Metadaten ganz automatisch zu entsprechenden Anträgen zuordnen, Unterschriften via Workflow von verschiedenen Entscheidern digital einfordern, ehemalige Bewilligungen dank der integrierten Volltextsuche in agorum core auch nach vielen Jahren innerhalb von kürzester Zeit einsehen. Klingt das nicht gut? Und das ist nur ein Bruchteil dessen, was agorum core abbilden und leisten kann. Wir helfen Ihnen, die Digitalisierung Schritt für Schritt in Ihre Verwaltungsprozesse zu integrieren, Insellösungen auszumerzen und souverän mit digitalen Prozessen zu glänzen.
Open Source schafft digitale Souveränität
Was wichtige Vorteile schafft, ist die Tatsache, dass agorum core auf Open-Source-Technologie basiert. Denn so ist sichergestellt, dass Sie zu jedem Zeitpunkt vom Hersteller, in diesem Fall von uns, unabhängig sind. Die Datenhoheit liegt ausschließlich bei Ihnen als Betreiber, so behalten Sie stets Ihre Handlungsfreiheit. Das vom Bundesministerium des Inneren geförderte Kompetenzzentrum Öffentliche IT beschreibt in seiner Publikation über die Strategische Beschaffung in der IT-Konsolidierung ganz klar, welche Vorteile Sie bei der Nutzung der Open-Source-Technologie erwarten. Entscheiden Sie sich für agorum, können Sie zudem auf eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe bauen.
Ihr Mehrwert mit dem DMS agorum core
- Zentrales System zum Handling von Dokumenten
- Verringerter Zeitaufwand bei der Verwaltung von Daten
- Genaue Suche von Daten über Parameter und Volltextsuche
- Archivieren, Löschen und Versionieren von Daten
- Maßnahmen hinsichtlich der Sicherheit restriktiv zugänglicher Dokumente
- Leichte Einhaltung rechtlicher Vorgaben zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen
- Effiziente Organisation von Workflows und Daten
- Einheitliche Ablage von Daten und Dokumenten
- Ortsunabhängiger, kontextbezogener und transparenter Zugriff
- Umweltschonend durch Verminderung des Papierverbrauchs
Was nach einem Berg voll Arbeit aussieht, zahlt sich am Ende aus
Mit einer guten Strategie lässt sich all dies wunderbar digitalisieren, und mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite werden Sie auf Ihren Weg in die digitale Zukunft nicht im Stich gelassen. So gelingt es Ihnen, mit effizienten Prozessen erfolgreich zu agieren. Sie sind noch nicht überzeugt? Dann schauen Sie sich doch das Beispiel unseres Kunden “Frischer Nordwind” an oder lesen Sie den Blogbeitrag zur Umsetzung digitaler Prozesse in der Stadtverwaltung Schwäbisch Hall.
Gerne beantworten wir Ihnen außerdem offene Fragen zum Thema. Kontaktieren Sie uns jetzt. Wir freuen uns auf Sie.
