Was ist eigentlich die Idee und Vision hinter der neuen App agorum boost? Diese Frage möchte ich an dieser Stelle gerne umfangreich beantworten.
TLDR: Der folgende Artikel ist umfangreich, aber lohnenswert zu lesen. Wer dazu keine Zeit hat, findet hier eine kurze Zusammenfassung 😉
Dank der Revolution des Smartphones und Tablets haben oder wollen viele Menschen keinen PC mehr – vor allem die jüngere Generation. Um die Arbeit auf den mobilen Geräten zu ermöglichen, werden viele der bekannten Clouddienste genutzt: Messenger, Filesharing, Kommunikationsplattformen, usw … Für die Unternehmens-IT ist das ein Problem, da die Daten außer Kontrolle geraten und total verstreut sind.
agorum boost bringt sämtliche Unternehmensinformationen und Prozesse in die mobile Welt und vereint sie in einem zentralen System. Das gesamte Unternehmen quasi “in der “Hosentasche”.
Ein sehr wichtiger Punkt ist dabei das Stichwort “Kontext”: agorum boost arbeitet immer direkt an den zentralen Informationen. Werden beispielsweise Dokumente mit externen Personen ausgetauscht und Informationen dazu verfasst (z. B. Chats oder Notizen) sind diese immer an der zentralen Stelle gespeichert – in agorum core. Ganz im Gegenteil zu den bekannten Filesharing-Diensten und Kommunikationsplattformen, bei denen die Daten komplett verstreut sind und kein Zusammenhang mehr besteht.
Zudem vereint agorum boost eine Grundidee von agorum core selbst: Wiederkehrende Abläufe werden durch Automatisierung oder mit einem simplen Klick erledigt. Dank der agorum chatbots lassen sich über agorum boost sämtliche Unternehmensfunktionen in einen einfachen Chat auf dem Smartphone integrieren.
Das genaue Releasedatum steht aktuell noch nicht, voraussichtlich wird die erste Version gegen Ende des ersten Jahresquartals veröffentlicht. Wer über neue Releases Bescheid wissen möchte, kann sich gerne per E-Mail informieren lassen. Garantiert Werbemail frei 😉
Die Grundlage: agorum core
agorum boost basiert auf derselben Grundidee, die auch hinter der Entwicklung unserer Unternehmenssoftware agorum core steckt. Deshalb macht es Sinn, an dieser Stelle ein wenig auszuholen.
Viele Systeme im Arbeitsalltag
agorum core ist die Verwirklichung unserer Idee, die 1999 geboren wurde. Zu diesem Zeitpunkt beschäftigten wir uns noch nicht mit Unternehmenssoftware, sondern verfolgten beruflich andere Themen. Bei der täglichen Arbeit entstand über den Lauf der Zeit eine sehr umfangreiche Serverlandschaft:
- Mailserver
- Fileserver
- Kundenverwaltung/CRM
- Projektmanagement
- ERP/Angebote/Abrechnung
- Dokumentationssystem
Je länger wir arbeiteten, desto mehr Systeme wurden es.
Früh bemerkten wir, wie viel Zeit es uns kostete, Daten entweder an den richtigen Stellen zu pflegen (teilweise auch mehrfach) oder die richtigen Informationen wiederzufinden.
Sie kennen das sicherlich auch: Sobald Sie ein Dokument suchen, geht es los: Wo war das doch gleich? Auf dem Fileserver? In irgendeiner E-Mail als Anhang, hinterlegt im ERP oder im CRM? Oder doch im Projektmanagement? Jetzt habe ich die Datei zwar 5-mal gefunden, aber was ist jetzt noch mal die korrekte Version?
Besonders kompliziert wurde es, wenn wir einen Überblick verschiedener Informationen – zum Beispiel über einen bestimmten Kunden – benötigten. In diesem Fall waren wir gezwungen, die benötigten Informationen manuell in unseren unterschiedlichen Systemen zu suchen und an einer Stelle zusammenzutragen.
Viele Schnittstellen sorgen für Aufwand
Um uns die Arbeit zumindest ein wenig zu erleichtern, schufen wir zwischen den einzelnen Systemen Schnittstellen. Wo das nicht ohne Weiteres möglich war, griffen wir auf die “Schnittstelle Mensch” zurück: Daten legten wir dann händisch an mehreren Stellen gleichzeitig ab, um irgendwie einen Überblick zu bekommen. Das setzten wir mal mehr mal weniger konsequent um, was im schlimmsten Fall zu unzuverlässigen Informationen führte.
Aber nicht nur die menschliche Verbindung zweier Systeme sorgte für Schwierigkeiten. Die technischen Schnittstellen bedurften laufender Pflege, sobald wir eines unserer Programme aktualisierten. Das ging so weit, dass wir auf Updates verzichteten, solange es nicht unbedingt nötig war.
Diese Arbeitssituation nervte uns ziemlich – vor allem, weil es wertvolle Zeit durch sinnlose Tätigkeiten vernichtete.
Ein System für alle Anforderungen
Aus dieser Unzufriedenheit heraus entstand die Grundidee von agorum core. Wir wollten ein System schaffen, dass alle Informationen in sich vereint, auf Knopfdruck verfügbar macht und verlässlich ist. Zudem sollte es lästige wiederkehrende Abläufe auf wenige Klicks reduzieren oder sogar vollständig automatisieren.
Nach vielen Jahren intensiver Arbeit entstand ein System, das unseren Anforderungen entsprach. Hier finden Sie einen kleinen Auszug der Möglichkeiten, die in agorum core integriert sind:
- Fileserver
- Mailserver
- Mailarchiv
- Dokumentenmanagement
- Elektronische Akten
- Projektmanagement
- CRM
- Workflow
- Automatische Dokumentenerfassung und Verarbeitung
- Dokumentationssystem
- Erstellung von Dokumenten
- Abbildung von Vorgängen im Unternehmen
- Umfangreiche Konfigurierbarkeit, um jede weitere Anforderung zu vereinfachen und zu automatisieren
- und vieles mehr…
Heute haben wir mit agorum core ein System im Einsatz, das nahezu jeden Vorgang abbildet, jede Unternehmensinformation sinnvoll speichert und diese auf Knopfdruck im richtigen Kontext verfügbar macht.
Die Vorteile auch mobil nutzen: agorum boost
Wie eingangs erwähnt, ändert sich die Arbeitsweise dank moderner Smartphones und Tablets derzeit gewaltig. Dieser Trend macht auch vor unserem Unternehmen nicht Halt.
Erste Schritte mit dem Telegram-Chatbot
Auch wir arbeiten unterwegs gerne mit dem Gerät, das wir immer dabei haben: unserem Smartphone. Deswegen haben wir vor einiger Zeit damit begonnen, agorum core via Chatbot an den Messengerdienst Telegram anzubinden – als eine Art Proof of Concept. Damit empfingen wir neue Informationen aus unserem Zentraleingang direkt per Chatnachricht auf das mobile Endgerät. Das konnten zum Beispiel folgende Objekte sein:
- Neue Mails
- Notizen an Dokumenten oder anderen Objekten
- Eingehende Workflowaufgaben
- Terminerinnerungen
- Wiedervorlagen von Aufgaben
Es war sogar möglich, eine neue smart organisation Aufgabe anzulegen. Entstand unterwegs eine Idee, schrieb man diese an den agorum Telegram-Chatbot, packte ein paar Informationen, Bilder, Texte oder Links dazu und der Bot legte daraus eine Aufgabe in agorum core an. Diese wartete dann im persönlichen Posteingang, bis sie vom PC aus weiterbearbeitet wurde.
Telegram für umfassende Umsetzung nicht geeignet
Diese Funktionen reichten uns aber nicht aus, wir wollten mehr:
- Direkt auf eingehende Mails antworten oder neue schreiben
- Auf eine Notiz antworten oder eine neue verfassen
- Vorhandene Aufgaben/Wiedervorlagen bearbeiten
- Irgendeine Information suchen
- Dokumente laden
- uvm …
Der erste Impuls war, den Proof of Concept zu einem richtigen Produkt auszuweiten und einen umfangreichen Telegram Chatbot zu erstellen. Dieser sollte all diese Funktionen vereinen und auch unseren Kunden zur Verfügung gestellt werden können. Es sprachen aber einige Dinge dagegen:
- Teilweise werden Daten auf unbekannten Telegram Servern gespeichert, was mit unseren Datenschutzgesetzen nicht vereinbar ist.
- Mit der Festlegung auf einen Anbieter machen wir uns automatisch von diesem abhängig.
- Das Chatbot-System von Telegram ist zwar toll, bietet aber nicht alle Funktionen an, die wir benötigen. Eine vollständige Umsetzung unserer Vision war damit unmöglich..
Einfach trotzdem mit Telegram weiterzumachen wäre zwar der schnellere Weg gewesen, aber auch der ohne Zukunft. Wir entschieden uns deshalb für den schwierigeren Weg und entwickelten ein eigenes Chatsystem, das alle unsere Ideen in sich vereint.
Und so war die Idee agorum boost geboren.
Vollständig unabhängige Eigenentwicklung
agorum boost ist eine Kommunikationsplattform (wie eine Chat-App auf Speed ;)), die all unsere oben beschriebenen Wünsche vereint. Aktuell ist agorum boost bereits als erste Version für iOS und Android im internen Betatest im Einsatz. Desktop-Apps für Windows, Linux und Mac sind ebenfalls geplant.
Wie auch agorum core wird agorum boost über die Zeit immer weiter wachsen. Im Moment arbeiten wir konkret an folgenden Funktionen:
- Austausch von Informationen mit externen Firmen und Personen (Filesharing). Diese erhalten über agorum boost Zugriff auf die freigegebenen Informationen, ohne dass diese Informationen irgendwo im Internet zugänglich gemacht werden müssen. Der agorum core Server muss also nicht vom Internet aus erreichbar sein. Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt über von uns in Deutschland betriebene Server, die dem deutschen Datenschutz unterliegen.
- Chat direkt am Dokument (auch mit Externen).
Sämtliche Chat-Texte werden als Notizen direkt in agorum core an der richtigen Stelle abgelegt und sind für alle berechtigen Personen zugänglich. - Flexibles Freigabesystem.
Freigaben können jederzeit einfach erstellt und wieder zurückgenommen werden. - Anbindung an den agorum core workflow
- Anbindung an die gesamte JavaScript-Bibliothek von agorum core.
Damit lässt sich jede Funktion mittels eines agorum chatbots über agorum boost nutzbar machen. - Offene Chatbot-Schnittstelle für eigene, von agorum core unabhängige Chatbots.
Integrieren Sie andere Systeme in das agorum boost Ökosystem. Zum Beispiel Maschinen oder andere Dinge aus dem IoT-Umfeld. - Komplette Nutzung des agorum core information center.
Beliebige Informationen des Unternehmens auf dem Smartphone finden und Interaktion mit diesen. - Integration mit agorum core smart organisation.
- Und vieles mehr. Das offene System erlaubt es, jede agorum core Funktionalität über Chatbots mobil zur Verfügung zu stellen.
Die Entwicklung von agorum boost schreitet derzeit tatkräftig voran. Viele der oben genannten Funktionen möchten wir bereits 2020 zur Verfügung stellen. Das erste Release ist für Ende Q1 2020 geplant.
