Digital Workplace bei agorum Software: Die interne Kommunikation. Kaum ein Unternehmensbereich lässt sich mit so einfachen Mitteln optimieren wie dieser. Ketten-E-Mails mit Inhalten à la : “Wie seht ihr das?”, “Das habe ich auf dem Schirm”, “Kommt jemand mit zum Italiener?”, die alle schön nach der neuen DSGVO archiviert werden müssen, sind definitiv Geschichte. Der schöne Nebeneffekt: weniger Speicher, weniger Verwaltung, mehr Budget für wichtigere Dinge.
Ein anderes Beispiel: A: “Weiß jemand wo die XY-Datei liegt?” B: “Bestimmt bei Oli auf dem Desktop – aber der ist im Urlaub”. Das Thema Suchen&Finden ist bei uns kein Thema. Jeder findet alles. Die beiden Beispiele sind ganz simpel, aber täglich Brot in vielen Firmen. Lesen Sie heute, wie wir uns bei agorum Software organisieren.
Digital Workplace: Die interne Kommunikation
Ein sehr wichtiger Punkt ist bei uns die interne Kommunikation – interne E-Mails sind ein No-Go. Wir bei agorum Software kommunizieren innerhalb unseres eigenen agorum core-Systems, schließlich liegen uns dort alle Informationen vor. Zudem kann direkt an der Information kommuniziert werden: Kommt beispielsweise eine E-Mail rein, die sich jemand anschauen soll, genügt eine Notiz an genau dieser Mail. Auf die Notiz kann, vergleichbar zu Social Media Plattformen, dann geantwortet werden, sodass der komplette Gesprächsverlauf nachvollziehbar an dieser E-Mail hängt. Das funktioniert natürlich nicht nur mit Mails, sondern mit allen anderen Informationen innerhalb von agorum core, wie z.B. Dokumente, Vorgänge, Aufgaben, Projekte, Adressen, … .Es gibt noch eine weitere Möglichkeit der Kommunikation: Ähnlich wie in Forumsdiskussionen, kann innerhalb von agorum core ein Thema angelegt werden. Über Notizen kann man sich dann über das Thema austauschen und so Ideen sammeln. Zudem kann bei einem Thema auch abgestimmt werden, z. B. über den Ort der Weihnachtsfeier.
Mittagsmeeting
Für unser täglich stattfindendes Mittagsmeeting gibt es ebenfalls ein Dashboard. Darin wird automatisch für den aktuellen Werktag ein Vorgang angelegt. Es werden tagesaktuelle und für das Gesamtplenum interessante Informationen oder Fragen gesammelt – hin und wieder resultieren daraus auch Folgeaufgaben. Kollegen, die an dem Tag nicht anwesend sein konnten, können dann bequem durch die Historie der Mittagsmeetings gehen und das Besprochene nach verfolgen.
Eingang - die persönliche ToDo-Liste
Was bei anderen der E-Mail Posteingang ist, ist bei uns der zentrale Eingang. Hier sieht jeder Mitarbeiter alle für ihn relevanten Informationen auf einen Blick. Es erscheinen gebündelt E-Mails, Notizen, Wiedervorlagen von Aufgaben, eingehende Vorgänge, Supporttickets etc.. Alle bislang beschriebenen Tools lassen sich auch aus dem Eingang einsetzen und steuern. So ist er für uns die zentrale Anlaufstelle und bildet To Do-Liste, Short-/Tagliste, E-Mail-Eingang, Erinnerungen, Ablage, interne Kommunikation, Aufgaben und Projektverwaltung in einem ab und das personenbezogen.
Information Center - ausgefeilte Suchfunktion
Das Information Center in agorum core ist das Suchzentrum der Organisation. Über Volltextsuche, spezielle Filter, Metadaten und vieles mehr kann sich jeder die Daten zusammenstellen, die er momentan benötigt. Oft genutzte Anfragen können benutzerbezogen abgelegt werden. Ob schnell eine spezielle Adresse für einen Rückruf benötigt wird, oder die Kundenakte, alles ist nur eine kurze Suche entfernt. Und aus dem Ergebnis im information center kann sofort die Arbeit fortgesetzt werden. Wir wären nicht agorum Software, wenn wir auch hier nicht den Anspruch an Vollständigkeit hätten: die Suche berücksichtigt alle in agorum core enthaltenen Objekte und Inhalte – jede Mail, jedes Dokument, sogar jede Notiz, kann in Sekundenbruchteilen gefunden werden.
Zugriff auf die Informationen - egal von wo
Zentraler Zugriff
Ein wichtiges Merkmal eines Digital Workplace ist der zentrale Zugriff. agorum core ist webbasiert und von daher über einen normalen Browser direkt aufrufbar – natürlich mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen: so setzen wir einen Webproxy ein, der in der Lage ist, Angriffsmuster zu erkennen und abzuwehren. Dadurch ist jeder bei uns in der Lage, unabhängig vom Standort, über einen entsprechenden Internetzugang auf alle wichtigen Informationen zugreifen zu können und komplett arbeitsfähig zu sein.
Mobiler Zugriff
Für den mobilen Zugriff über Smartphones oder Tablets bieten wir ebenfalls einige Möglichkeiten. So können wir über die Standardschnittstelle WebDAV über geeignete Apps direkt Dokumente oder ganze Verzeichnisse offline synchronisieren. Weiterhin können über unseren agorum core boost Dokumente gesucht und dargestellt werden. Zudem lassen sich Dokumente mit anderen Apps austauschen und bearbeiten.
Entwicklung
Auch Testumgebungen haben wir bei uns komplett automatisiert. Wir haben ein agorum core-Dashboard erstellt, das es ermöglicht auf Knopfdruck eine beliebige agorum core-Version als Docker Container zu starten. Das Ganze ist gekoppelt mit unserem Build-Server, sodass aus einer gerade erstellten Version eine neue Docker Instanz erzeugt werden kann. Das ist so einfach, dass dies gerne auch im Consulting oder bei der technischen Redaktion genutzt wird.
Die Entwicklungsdokumentation wird ebenfalls im agorum core Dokumentationssystem abgebildet.
Für JavaScripts, welche für viele der automatisierten Prozesse innerhalb von agorum core zuständig sind, gibt es eine in der agorum core-Oberfläche integrierte IDE (JavaScript Editor). Auch hier haben wir weiter optimiert und können direkt aus agorum core eine Konfiguration per Knopfdruck exportieren und dem Kunden als automatisch einspielbares ZIP Paket zur Verfügung stellen. Dieser Transport von Konfigurationen kann auch sehr gut zum Einspielen in ein Testsystem und dann später in ein Produktivsystem genutzt werden.
Homeoffice
Wir bei agorum Software nutzen Homeoffice sehr intensiv. Jeder Mitarbeiter hat auch ein Privatleben und deswegen bietet das Homeoffice eine wunderbare Möglichkeit auch hier flexibel zu bleiben – oder man möchte einfach intensiv und konzentriert arbeiten. Damit die Qualität der Zusammenarbeit auch im Homeoffice garantiert werden kann, haben wir neben den ganzen, bereits erwähnten agorum core Funktionalitäten auch noch weitere Tools im Einsatz. Zu unserem Mittagsmeeting oder sonstigen Konferenzen können wir uns per Video hinzuschalten. Dafür nutzen wir das Meetingtool Zoom. Für den Zugriff auf das interne agorum core-Netz wird ein VPN zur Verfügung gestellt.
Buchhaltung
Die Buchhaltung läuft einerseits im ERP ab und andererseits in agorum core. Rechnungen werden direkt aus dem ERP generiert und automatisch in agorum core archiviert. Die Eingangspost wird gescannt, über agorum core docform erfasst und über den agorum core fileworkflow verteilt. Eingangsbelege werden automatisch für unseren Steuerberater aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Außerdem wird mit Vorgängen in agorum core gearbeitet, um z.B: Wiedervorlagen für Vertragsverlängerungen zu verwalten oder anderen Tätigkeiten zu organisieren.
Jetzt sind Sie an der Reihe
Rechnen Sie mal nach, wie hoch Ihr Einsparungspotenzial ist. Mit unserem ROI-Rechner gelingt das ganz schnell. Und natürlich kostet so eine Umstellung, keine Frage. Aber Ihr Invest wird doppelt und dreifach belohnt: mit Zeit, enspannterem Arbeiten und mit Geld.
