Suchen Sie eine effektive Lösung, um die Menge an Daten in Ihrem Unternehmen zu verwalten und zu organisieren? Digitale Archivierung ist die Antwort. Sie hilft Unternehmen, Informationen nicht nur zu archivieren, sondern auch für Benutzer zugänglich zu machen. Im Mittelpunkt dieser Technologie stehen intelligente Ablagestrukturen, Texterkennung durch OCR und Verschlagwortung. All diese Funktionen sorgen dafür, dass Daten schnell gefunden werden können. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das DMS/ECM agorum core vor, ein Instrument, das die digitale Archivierung und Bereitstellung von Informationen perfektioniert hat.
Gesetzliche Rahmenbedingungen zur digitalen Archivierung
Der Gesetzgeber hat in diversen Vorschriften wie GDPdU, GoB, GoBS etc. die Grundsätze der revisionssicheren Archivierung definiert. Die folgenden 10 Merksätze stammen vom VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme):
- Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
- Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
- Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
- Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
- Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
- Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
- Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
- Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
- Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.
(Quelle: VOI [VOI Verband Organisations- und
Diese Merksätze sollten bei der Umsetzung der digitalen Archivierung in einem Unternehmen stets beachtet werden.
Die Bedeutung von Effektivität in der digitalen Archivierung
Die effektive Umsetzung der digitalen Archivierung ist ein zweiteiliger Prozess. Erstens die reine Datenarchivierung, bei der Informationen auf ein Speichermedium gezogen und “weggepackt” werden. Zweitens die Bereitstellung der Daten, bei dem die abgespeicherten Informationen ausgelesen und zugänglich gemacht werden.
Bei der digitalen Archivierung muss zwischen diesen beiden Arten unterschieden werden:
1. Reine Datenarchivierung
Bei der reinen Datenarchivierung werden die Informationen ganz simpel auf ein Speichermedium gezogen und “weggepackt”. Sucht ein Anwender innerhalb der Terabytes ein bestimmtes Dokument, muss er viel Zeit mitbringen. Stellen wir uns diese Vorgehensweise in einem Unternehmen vor, wo zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter einen Prüfbericht aus dem Jahr 2018 sucht, dann wird klar, dass die reine Archivierung für Unternehmen keinen Sinn macht.
2. Daten archivieren und bereitstellen
So gehts richtig: Das DMS/ECM agorum core wird so konfiguriert, dass die Ablagestrukturen Ihren Unternehmensprozessen entsprechen. Sie können es sich wie ein Gerüst vorstellen, bei dem es unterschiedliche Etagen und Eingänge gibt. Sprich, auf welchem Stockwerk muss ein Prüfbericht abgelegt werden oder wo eine E-Mail. Bewerbungen nehmen einen anderen Eingang als Lieferscheine.
Für die Bereitstellung von Informationen müssen die Daten ausgelesen werden. Das passiert durch die OCR-Texterkennung. Hier durchlaufen die Daten eine Art Schleuse, die Inhalte scannt. Durchläuft zum Beispiel der Prüfbericht aus 2018 die OCR-Texterkennung, weiß das System, wo er abgelegt werden muss. Der neue Mitarbeiter kann dann im DMS nach “Prüfbericht 2018” suchen und wird schnell fündig. Die OCR-Erkennung haben wir in diesem Beitrag ausführlich beschrieben.
Ausnahmen bei der digitalen Archivierung
Es gibt jedoch Ausnahmen bei der digitalen Archivierung, insbesondere im Umgang mit E-Mails.
Für E-Mails im Rahmen von Bewerbungsprozessen und private E-Mails von Mitarbeitern gelten spezielle Regeln. Private E-Mails von Mitarbeitern und solche, die Bewerbungsverfahren betreffen, dürfen beispielsweise nicht archiviert werden.
Das DMS/ECM agorum core bietet dabei eine sichere Lösung. Mit klaren Berechtigungsregeln und dem agorum core dataroom, in dem Unterlagen sicher verwaltet werden, bleiben Sie stets im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen.
Die digitale Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Wenn sie korrekt umgesetzt wird, kann sie die Effizienz und Produktivität erheblich steigern. Mit dem richtigen System und einer klaren Strukturierung der Daten wird die Datenarchivierung und -bereitstellung zu einem nahtlosen Prozess. Bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand und nutzen Sie die Vorteile der digitalen Archivierung für Ihr Unternehmen.
Welche E-Mails dürfen nicht archiviert werden?
1. Private E-Mails von Mitarbeitern
Voller Stolz die Bilder von der Taufe an die Kollegin geschickt oder vielleicht weniger stolz den Steuerbescheid an den Ehemann. Wie E-Mails im System eines Unternehmens verarbeitet werden, regelt der Gesetzgeber ganz klar: Es dürfen keine privaten, personenbezogenen Daten verarbeitet und archiviert werden. Aber genau das passiert mit jedem Back-up.
Deshalb sind Unternehmen gut beraten, wenn sie eine klare Linie fahren und es den Beschäftigten bereits im Arbeitsvertrag untersagen, private E-Mails zu senden und zu empfangen. Kommt es zu einem Streitfall, sind sie mit einer eindeutigen Regelung auf der sicheren Seite. Ganz wichtig, den Mitarbeitern sollte die Vorgehensweise mit Verweis auf die gesetzlichen Vorgaben erklärt werden, damit sie den Zusammenhang verstehen und es nicht als Schikane empfinden.
2. E-Mails, die Bewerbungsverfahren betreffen
Folgendes Szenario: Die Personalerin schickt per E-Mail Bewerbungsunterlagen an den Kollegen aus dem Fachbereich. Der wiederum will sich mit einem weiteren Kollegen dazu abstimmen und schickt wiederum die Unterlagen via E-Mail an ihn. Vielleicht gibt es noch weitere Mitarbeiter, die per E-Mail dazu befragt werden. Defacto sind die sensiblen Bewerbungsunterlagen in mehreren Postfächern und werden mit dem Back-up gespeichert. Diese Vorgehensweise verstößt massiv gegen die gesetzlichen Vorgaben nach DSGVO, wonach personenbezogene Daten von Bewerbern wie beispielsweise Name und Adresse nicht gespeichert werden dürfen. Bewerber haben, was ihre Daten angeht, ein “Recht auf Vergessenwerden”.
Das DMS/ECM agorum core bietet mit seinen Funktionalitäten eine sichere Prozessabbildung von Bewerbungen. Durch klare Berechtigungsregeln und den agorum core dataroom, wo Unterlagen wie in einem Tresor verwaltet werden, sind Unternehmen auf der gesetzeskonformen Seite.
Digitale Archivierung - Wir beraten Sie gerne!
Unser DMS agorum core archiviert bei vielen unserer Kunden wie zum Beispiel Patentanwaltskanzleien oder Banken hochsensible Daten. Genauso geschätzt wird aber die schnelle Bereitstellung. Damit alle immer das finden, wonach sie suchen.
Die digitale Archivierung mit agorum core bietet nicht nur eine sichere und gesetzeskonforme Ablage von Daten, sondern auch eine effiziente Bereitstellung von Informationen. Mit klaren Strukturen, Texterkennung und einem durchdachten Berechtigungssystem ermöglicht agorum core Unternehmen, alle Vorteile der digitalen Archivierung zu nutzen. Machen Sie einen Schritt in die Zukunft Ihrer Unternehmensdokumentation – wir begleiten Sie gerne! Jetzt beraten lassen!
2 Kommentare
Es ist gut zu wissen, dass es bei E-Mails eine Sonderreglung für die digitale Archivierung gibt. Meine Firma stellt nämlich auch gerade auf digitale Archivierung um. Daher ist es gut zu wissen, dass private E-Mails und Bewerbungs-E-Mails nicht archiviert werden dürfen. Darauf werde ich meinen Chef hinweisen.
Es freut uns zu hören, dass Ihnen der Beitrag weiterhelfen konnte.
Es ist in der Tat wichtig, sich über die rechtlichen Anforderungen im Bereich der digitalen Archivierung zu informieren, insbesondere wenn Ihre Firma gerade diesen Prozess umstellt. Private E-Mails und Bewerbungs-E-Mails gehören in der Regel nicht zum geschäftlichen Archiv und sollten daher entsprechend behandelt werden.
Wenn Sie weitere Fragen zur digitalen Archivierung haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, sich an uns zu wenden. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.