Die digitale Steuerprüfung ist auf dem Vormarsch. Die Aktenordner weichen den digitalen Prozessen, und das aus gutem Grund. Die Abstimmung zwischen Unternehmen, Steuerberater und Finanzamt ist mit einem Dokumentenmanagement-System unschlagbar einfach. Alle Belege, die zu prüfen sind, können ganz einfach in einen Datenraum verlinkt werden, der Prüfer bekommt Zugriff darauf und kann effizient seine Arbeit machen. Warum das Dokumentenmanagement-System agorum core dafür prädestiniert ist, beschreiben wir in diesem Beitrag:
Digitale Steuerprüfung - dafür braucht es digitale Rechnungsprozesse
Texterkennung durch den OCR und Metadaten erfassen
Voraussetzung für die papierlose Abstimmung mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater sind digitalisierte Rechnungen. Und das ist eines der Haupteinsatzgebiete des Dokumentenmanagement-Systems agorum core. Die Rechnungen durchlaufen beim Scanvorgang den OCR, der die Texterkennung vornimmt, und es werden Metadaten erhoben. Diese ausgelesenen Informationen zu einer Rechnung sind Dreh- und Angelpunkt für die Ablage, für das schnelle Wiederfinden und für die Übergabe an die Fibu (Finanzbuchhaltung).
Das DMS agorum core liest Rechnungen positionsgenau aus
Die Erfassung dauert nur wenige Sekunden:
- 9 Seiten
- 549 Rechnungspositionen
- 3 Kostenstellen
Datenaustausch mit dem Finanzamt
Für die digitale Steuerprüfung bietet das Dokumentenmanagement agorum core einen dataroom, in dem Unternehmen ganz einfach dem Finanzamt oder dem Steuerberater Belege bereitstellen kann. Dazu wählen Sie einfach den gewünschten Zeitraum aus und verlinken die entsprechenden Belege im agorum core dataroom. Das ist eine Sache von wenigen Mausklicks und eine große Zeitersparnis.
Das sagt der Gesetzgeber
Der Gesetzgeber hat die Zugriffsmöglichkeiten für die Finanzbehörden im GDPdU geregelt. Demnach kann der Prüfer neben dem direkten Zugriff (Z1) auch zwischen dem indirekten Zugriff (Z2) oder der Überlassung eines Datenträgers (Z3) wählen.
Sicherheit ist das oberste Gebot
- Passwortgeschützter Link: Der Prüfer erhält über einen passwortgeschützten Link Zugriff auf die zu prüfenden Belege.
- Berechtigungskonzept: Der Prüfer bekommt Leserechte.
- Zugriff nur mit einer Ablauffrist: Der Link kann mit einer Ablauffrist versehen werden. Das verhindert, dass die Schließung in Vergessenheit gerät.
- Datensicherheit: Im agorum core dataroom bleiben Ihre Daten auf Ihren Servern, und die Kontrolle bleibt in den Händen der Unternehmen. Was mit Datenträgern wie CDs oder DVDs passiert, ist immer eine unbekannte Größe.
- Beleg-Archivierung nach GoBD: Das Dokumentenmanagement-System agorum core wird regelmäßig von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer nach dem IDW-Prüfstandard abgenommen. Bei sachgerechter Anwendung erfüllt es die Anforderungen nach GoBD. Den Prüfbericht finden Sie hier.
Lernen Sie das Dokumentenmanagement-System agorum core kennen
Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Unsere Experten zeigen Ihnen alles zur Rechnungsverarbeitung und wie der Austausch mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt über den dataroom abläuft. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
