Digitale Transformation im Mittelstand: Eine Mammut-Aufgabe wo sich viele Fragen, wo sie beginnen sollen. Wir empfehlen mit der Datenbasis. Im Beitrag erläutern wir an 5 anschaulichen Beispielen, wie der Mittelstand die digitale Transformation angehen kann.
1. Daten bündeln und digital nutzbar machen
Schaffen Sie erst eine solide Grundlage für Ihr digitalen Prozesse, indem Sie alle im Unternehmen verteilten Daten zentral zusammenfassen, um sie überhaupt erst digital nutzbar zu machen. In den allermeisten Fällen sind die Daten auf verschiedenen Systemen und unterschiedlichen Medien im Unternehmen verteilt. Das reicht vom Papierarchiv, über File- und Mailserver bis hin zu verschiedener Unternehmenssoftware, wie beispielweise ERP-, CRM- und Ticketsyteme. Um diese Daten digital nutzbar zu machen, sollten Sie den ganzen Datenwust in einem Informationssystem oder, um den geläufigeren Begriff zu verwenden, einem Dokumentenmanagement-System (DMS) erfassen. Der große Vorteil: Ein DMS erfasst alle im Unternehmen anfallenden Daten automatisch im Volltext, verschlagwortet sie nach vordefinierten Regeln mit Metadaten, leitet sie in die dafür vorgesehenen Prozesse und legt sie strukturiert ab.
2. Eingangspost digitalisieren und die alten Papierarchive einscannen
Papierakten digitalisieren
Digitalisieren Sie Ihre alten Papierakten, indem Sie sie stapelweise in einen Scanner legen und auf Start drücken, den Rest – bis auf die Entsorgung Ihres Altpapiers – erledigt das Dokumentenmanagement-System. Die integrierte Texterkennungs-Software erfasst die gescannten Dokumente im Volltext und verarbeitet die erfassten Daten regelbasiert weiter. So wird beispielsweise eine papierne Kundenakte zu einer elektronischen Kundenakte, in die dann auch Daten aus den anderen oben genannten Systemen einfließen können. In diesem digitalen Archiv finden Sie mit der Eingabe weniger Stichworte alle gesuchten Dokumente innerhalb von Sekunden und stellen die Daten in kürzester Zeit allen zur Verfügung, die diese Informationen brauchen. Das spart zum Beispiel sehr viel Zeit bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Statt jemanden im Archivkeller suchen zu lassen, erhalten Sie den Beleg blitzschnell in Ihrem DMS. Nebenbei spart Ihnen die Auflösung Ihres Papierarchivs auch noch viel Platz, den Sie in Zukunft sicher sinnvoller nutzen werden.
Posteingang digitalisieren
Richtig spannend und effizient wird die Digitalisierung von Papierdokumenten bei aktuellen Unterlagen, die auf Papier im Unternehmen eingehen. Statt die Post umständlich und zeitaufwändig manuell zu verteilen und von Schreibtisch zu Schreibtisch weiterzugeben, wird auch diese eingescannt, erfasst und regelbasiert weitergeleitet. Alleine das spart schon viel Zeit und hat auch den großen Vorteil, dass die Dokumente nicht in einem Papierstapel verloren gehen können. Das ist aber noch lange nicht alles.
Auf Basis der eingescannten Dokumente automatisieren Sie viele Prozesse, wie zum Beispiel einen Rechnungsdurchlauf. Im Detail haben wir das hier schon einmal beschrieben: “Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen!”. Nur soviel in Kürze, mit einem über das DMS gesteuerten Workflow lassen sich viele der Tätigkeiten, die bisher manuell von Menschen durchgeführt werden, automatisieren. Das DMS prüft die erfasste Rechnung auf Vollständigkeit, prüft, ob alle Berechnungen korrekt sind, gleicht die Daten mit der Bestellung ab und schaut im Lieferschein nach, ob auch alles geliefert wurde. Ist alles korrekt, kann der Vorgang nochmal einem Menschen vorgelegt werden, der seinen virtuellen Haken setzt und den Workflow abschließt. Selbstverständlich sind auch alle denkbaren Teilautomationen möglich.
3. Informationen aus Fileservern wirklich nutzbar machen
Fileserver sind häufig Datensilos die Daten unter Verschluss halten. Dabei ist es ganz einfach, diese Daten durchsuchbar zu machen, in elektronische Akten zu integrieren und sinnvoll für digitale Prozesse zu nutzen.
Durchsuchbar werden die Dokumente, indem Sie sie ganz einfach vom Fileserver in das DMS kopieren. Ja, richtig, einfach per Copy and Paste. Die Dokumente werden indiziert und sind im Volltext durchsuchbar. Damit finden Sie die Dokumente ganz schnell wieder. Gibt es bereits eine Struktur, kann diese übernommen werden und mit den alten eingescannten Papierakten ergänzt werden, zum Beispiel in einer elektronischen Kunden- oder Lieferantenakte. Wie der Rest der Kundendaten in die Akten kommt, lesen Sie gleich weiter unten.
4. E-Mails vom Mailserver in Prozesse und elektronische Akten integrieren
Integrieren Sie E-Mails in die elektronischen Akten und Prozesse im DMS. Verwenden Sie zum Beispiel E-Mails, um einen digitalen Workflow anzustoßen und archivieren Sie die Mail automatisch in einer bestimmten Akte. Damit sind die E-Mails schon einmal für alle sichtbar, die Zugriff auf diese Akte haben und die E-Mails sind inklusive Anhang im Volltext durchsuchbar.
Ein Beispiel dazu:
- Ein Kunde schickt einem Sachbearbeiter eine Bestellung per E-Mail.
- Die E-Mail wird anhand der Absenderadresse erkannt und schon einmal in der elektronischen Akte des Kunden abgelegt.
- Anhand des Mailheaders, der das Stichwort “Bestellung” enthält, erkennt das DMS, dass die E-Mail eine Bestellung ist und startet automatisch einen digitalen Bestell-Workflow.
- Der Workflow triggert alle Schritte, die notwendig sind, um die Bestellung auszuführen an und gibt laut, wenn der Workflow an irgendeiner Stelle unterbrochen ist.
- So kommt es zu keinen Verzögerungen, weil der Empfänger der E-Mail gerade krank oder nicht im Hause ist.
Sie reagieren schnell auf die Wünsche Ihrer Kunden und haben die Nase vorn.
5. Daten aus allen Unternehmensanwendungen zugänglich machen
In den meisten Unternehmen bilden die vielen verschiedenen Anwendungen Insellösungen, die entweder gar nicht oder nur zum Teil Daten gegenseitig zur Verfügung stellen. Dabei wäre es viel einfacher, wenn die Mitarbeiter alle Daten zu einem Kunden oder Projekt übersichtlich an einer Stelle zur Verfügung hätten. Also nicht die oben bereits genannten E-Mails auf dem Mailserver, die Aufträge und Rechnungen im ERP-System, die Kundendaten im CRM und die Supportfälle im Ticketsystem.
Über Schnittstellen lassen Sie alle diese Daten in Ihr Dokumentenmanagement-System fließen und machen Sie dort über anpassbare Dashboards und Oberflächen sichtbar. Zum Beispiel in einer elektronischen Projekt- oder Kundenakte, in der Sie dann an einer Stelle alle oben genannten Informationen auf einen Blick anschauen und organisieren können. Mit wenigen Klicks erstellen Sie mit den Daten Workflows, um zum Beispiel ein Dokument einer Gruppe zur Kenntnis vorzulegen, freizugeben oder einen Bearbeitungsprozess auszulösen. Alle Beteiligten haben alle Informationen übersichtlich zur Verfügung und die elektronisch gesteuerten Prozesse werden protokolliert und im Ernstfall, falls ein Termin einmal in Gefahr ist, eskaliert. Damit haben Sie alle Prozesse übersichtlich im Griff und immer unter Kontrolle. Die Gefahr, das etwas verloren geht oder nicht zeitnah bearbeitet wird, sinkt nahezu auf null.
FAZIT
Um die digitale Transformation im Mittelstand zum Erfolg zu führen, sollten Sie im ersten Schritt die digitalen Grundlagen schaffen, indem Sie alle Daten über ein Dokumentenmanagement-System zentral verfüg- und nutzbar machen. Das ist die Basis für alle folgenden digitalen Prozesse.
