agorum core und PatOrg sind in vielen Kanzleien im Patentwesen im Einsatz. Jetzt wurde das DMS um ein wichtiges Plug-in erweitert: die digitale Unterschriftenmappe. Die Standardlösung bietet mit seinen Workflows und Funktionalitäten einen vollwertigen Prozess, der die physische Unterschriftenmappe künftig ersetzen kann.
Digitale Unterschriftenmappe zur Integration in PatOrg - jetzt als Standard verfügbar
Bei jedem Aktenzeichen fällt viel Korrespondenz an: Schriftverkehr zum Amt, zu Kollegen oder zu Mandanten. Diese Schriftstücke wandern intern durch die Kanzleien und die Unterschriftenmappe gehört fest ins Bild im Tagesgeschäft. Kumuliert man die Zeit, die tagtäglich dafür anfällt, ist das eine teure Angelegenheit. Kostenseitig kommt noch hinzu, dass diese Schriftstücke alle in Ordnern abgelegt und langzeit-archiviert werden müssen.
Digitale Workflows ersetzen Botengänge
Das Plug-in agorum core digital signature folder ist entwickelt als ein Standard, der intern erzeugte Dokumente digitalisiert durch die Kanzlei steuert.
Das Prinzip des Plug-in agorum core digital signature folders:
Die digitalen Unterschriftenmappen zur Integration in PatOrg sind immer einem Aktenzeichen zugeordnet. Ein Aktenzeichen kann beliebig viele Mappen enthalten.
Die Anwender werden in zwei Kategorien eingeteilt: in Sachbearbeiter und in Unterzeichner. Wobei die Prozesse nicht zwingend eine ‘Unterschrift’ als Ergebnis haben müssen, sondern auch interne Abstimmungen darüber erfolgen können. Zum Beispiel, wenn Kollege A die Expertise von Kollege B benötigt, kann er ihm das entsprechende Dokument zuweisen, mit der Bitte um dessen Einschätzung. Aber auch der klassische Fall von Korrekturläufen an Dokumenten, kann voll digitalisiert über diesen Prozess abgebildet werden. Alle Daten werden historisch versioniert und nachvollziehbar archiviert.
Die Vorteile der digitalen Unterschriftenmappe
1. Hohe Transparenz
Die Oberfläche zeigt transparent den Status der Mappen an: Welche Dokumente sind bei wem im Eingang, welche sind gelesen und welche noch ungelesen. Je nach Dringlichkeit kann eine entsprechend hohe Priorität vergeben werden. Bleibt ein Status mit hoher Priorität länger auf ungelesen, kann der Sachbearbeiter reagieren und den Vorgang eskalieren. Das ist im Falle von Abwesenheiten durch Außentermine, Urlaubs- oder Krankheitszeiten eine wichtige Absicherung, damit im Tagesgeschäft nichts untergehen kann.
2. Filterfunktion ermöglicht Monitoring von Vorgängen
Das Modul der digitalen Unterschriftenmappe ist mit Filterfunktionen ausgestattet, die beliebig eingestellt werden können. Aktenzeichen, die von besonderer Priorität sind, können Sie monitoren. Das bedeutet, sobald es eine Änderung in der Mappe gibt, werden Sie informiert. Diese Funktion ist wie ein persönlicher Assistent, der rechtzeitig Bescheid gibt.
3. Kollaboratives Arbeiten ermöglicht den flexiblen Zugriff auf Daten
Das webbasierte Plug-in ermöglicht den flexiblen Zugriff auf Dokumente auch aus dem Homeoffice, vor Ort beim Mandanten oder vor Gericht. Wo früher die dicken Aktenordner mitgenommen werden mussten, können die Dokumente ganz komfortabel am Rechner geöffnet werden. Das macht die Arbeitsweise deutlich agiler und unabhängiger vom Büro.
4. Volltextsuche ermöglicht schnelles Suchen und Finden
Alle Dokumente in den digitalen Unterschriftenmappen sind volltextindiziert und dadurch schnell auffindbar. Das Modul verfügt über das information center, wo die Suchbegriffe eingegeben werden können. Dokumente finden Sie mit wenigen Mausklicks. Sie haben auch die Möglichkeit, Schriftstücke nebeneinander darzustellen. Das ist bei der Bearbeitung von Vorgängen oft sehr nützlich.
5. Alle Daten sind revisionssicher archiviert
Alle Daten und Informationen in den Unterschriftenmappen sind revisionssicher archiviert. Ist der Abstimmungsprozess, zum Beispiel eines Schreibens an den Mandanten abgeschlossen und versendet, wird diese Mappe vom Sachbearbeiter beendet und kommt in das Archiv. Das bedeutet, es ist im Workflow des Mappen-Prozesses nicht mehr sichtbar. Wird das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktuell, kann es aus dem Archiv über die Funktion “Mappe zurück auf neu” wieder aktiviert werden.
Digitale Unterschriftenmappe ist als Out-of-the-box Lösung schnell einsatzbereit
Die Systemvoraussetzungen für die digitale Unterschriftenmappe sind folgende:
- agorum core Version 9.2.2
- Inhouse-Server oder in der agorum cloud
- PatOrg Version 6.1 mit CMIS Schnittstelle
Oliver Schulze über das neue Standard Plug-in
"Wir haben für viele Kanzleien digitale Unterschriftenmappen als Individuallösung entwickelt. Aber die Nachfrage nach einem Standard ist bis heute ungebrochen hoch. Das Patentwesen verlangt nach einer Plug and Play Lösung."
Oliver Schulze ist Geschäftsführer von agorum und maßgeblich an den Entwicklungen von Softwarelösungen im Patentwesen verantwortlich.
“Viele Kanzleien starten mit den großen Themen wie dem elektronischen Posteingang oder der E-Akte. Was sich hartnäckig hält, sind die physischen Unterschriftenmappen, die jeden Tag durch das Haus getragen werden. Gemessen an den beiden anderen Themen ist die Unterschriftenmappe ein kleines Projekt mit sehr großer Wirkung. Das Standard Plug-in basiert auf neuester Technik und kann von Administratoren relativ einfach in Betrieb genommen werden.”
Online-Demo vereinbaren
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