Inzwischen gilt das Internet weitgehend als fester Bestandteil unseres täglichen Lebens. Die Nutzung des World Wide Web ist bereits eine Selbstverständlichkeit geworden. In den letzten Jahren hat zudem die Digitalisierung und das Thema der digitalen Arbeit stark zugenommen. Wir bewegen uns im digitalen Zeitalter, doch was bedeutet das?
Digitales Arbeiten und was wir davon haben
Im Wesentlichen ermöglicht uns die digitale Arbeit, ortsunabhängig und zeitunabhängig zu arbeiten. Egal ob von unterwegs, mobil oder im Homeoffice gearbeitet wird, die Zeiteinteilung ist besser handhabbar. Dies hat den Vorteil, dass Bedürfnisse des Einzelnen besser abgedeckt werden können. Nicht nur der Arbeitsweg entfällt, die flexible Gestaltung des Arbeitsalltags bietet zudem mehr Raum für die Familie und die eigene Work-Life-Balance. Bereits im Jahr 2020 haben 57 % der befragten Arbeitnehmer einer Umfrage von statista zu Folge angeben, im Homeoffice produktiver zu sein. 2021 stieg die Anzahl derer auf 63 %.
Vorteile für den Arbeitgeber
Maßgeblich entscheidend für den Unternehmer ist nicht nur die Produktivität seiner Mitarbeiter, sondern auch die Arbeitnehmerzufriedenheit. Steigt die Arbeitnehmerzufriedenheit an, rückt auch die Arbeitgebermarke in ein besseres Licht. Der Arbeitgeber muss seinen Beschäftigten zwar einen Vertrauensvorschuss geben, dieser zahlt sich aber in der Regel aus. Auch der Kostenfaktor spielt eine wesentliche Rolle. Wer nicht im Büro ist, spart Platz! Einige Vorgesetzte greifen diesbezüglich zu der Maßnahme, feste Arbeitsplätze abzuschaffen und Desksharing zu betreiben, um Büroräume zu verkleinern. Ein weiterer Vorteil, den man sich als Unternehmer zunutze machen kann, ist die Möglichkeit, Fachpersonal nicht mehr nur regional zu suchen. Durch die digitale Arbeit kann ein Mitarbeiter, der aus einem anderen Bundesland kommt, nach der Einarbeitung wieder zurück in sein gewohntes Umfeld und von dort aus produktiv werden.
Die Ausstattung
Ausschlaggebend für die Produktivität und die Zufriedenheit der Beschäftigten am dezentralen Arbeitsplatz ist auch die Ausstaffierung, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern für die digitale Arbeit zur Verfügung stellt. Entsteht bei den Arbeitnehmern durch eine Flut neuer Software oder nicht richtig funktionierender Hardware “Technikstress”, sind diese nicht nur demotiviert, sondern auch nicht sonderlich produktiv. Eine gute Ausstattung hingegen sorgt für mehr Leistungsbereitschaft und Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Jeder Arbeitgeber sollte also ein starkes Interesse daran hegen, die Ausstaffierung der Mitarbeiter sowohl im Homeoffice als auch von unterwegs an den Arbeitsplatz im Büro anzupassen.
Was man nicht außer Acht lassen sollte
Natürlich bringt die digitale Arbeit auch Gefahrenquellen mit sich. Vor allem im Punkt Datensicherheit sollten alle möglichen Vorkehrungen getroffen werden, um das eigene Netzwerk bestmöglich zu schützen. Auch die Mitarbeiter, die von unterwegs oder aus dem Homeoffice agieren, müssen sensibilisiert werden, um mögliche Gefährdungen zu erkennen, zu umgehen und der IT zu melden. Als Arbeitgeber sollte man außerdem in jedem Fall dafür sorgen, dass sich die eigenen Mitarbeiter regelmäßig z. B. anhand einer täglichen Konferenz absprechen. So kann man die soziale Isolation seiner Angestellten umgehen und den Teamspirit aufrechterhalten. Außerdem sollte gewährleistet werden, dass auch Mitarbeiter im Homeoffice alle internen Informationen mitbekommen.
Die richtige Software
Die richtige Software ist hier federführend. Wer grundsätzlich ein Problem nach dem anderen via Insellösung abschafft, findet sich früher oder später in einem Chaos wieder. Die kurzfristige Betrachtungsweise sorgt dafür, dass es für jede neue Herausforderung eine weitere Insellösung geben wird. Man verliert nicht nur schnell den Überblick, es ist auch unmöglich, einen Kollegen im Krankheitsfall ordentlich zu vertreten.
Und das ist nur einer von vielen Gründen, warum man sich ausreichend mit der Frage, welche Software man für seine Unternehmensprozesse in Erwägung zieht, auseinandersetzen sollte. Denn die Frage ist nicht ob, sondern wann man eine ganzheitliche Umstellung in Betracht zieht. Hierbei darf nicht außer acht gelassen werden, dass eine digitale Transformation ein fortlaufender Prozess ist und nicht von heute auf morgen passiert.
Die Mühe lohnt sich
Doch eines ist klar: Langfristig gesehen zahlt sich die Umstellung nicht nur aus der produktiven Sicht aus, auch der Kosten-Nutzen-Faktor bewährt sich. Die Bemühungen für viele verschiedene Insellösungen, deren Updates, die Einarbeitung der Mitarbeiter und die einzelnen Kosten für jedes Programm ergeben in der Summe einen weitaus größeren Aufwand als ein System, das alle Unternehmensprozesse digital abbildet.
Kriterien, die Sie an eine Software stellen sollten
1. Die richtige Entscheidung treffen
2. Auf Open-Source-Technologie bauen
Ebenso wichtig ist eine Software, die auf der Open-Source-Technologie basiert. Denn damit verwalten Sie Ihre Daten sicher und bleiben digital unabhängig. Die Datenhoheit eines auf Open-Source-basiertem Programms liegt immer bei Ihnen als Betreiber, nicht beim Hersteller. Eventuelle Sicherheitslücken können durch den offenen Quellcode schnell geschlossen werden, was die Sicherheit Ihrer Daten nochmals immens erhöht.
3. Teamwork fördern
Egal ob es sich um ein externes Projekt, eine interne Aufgabe, die von mehreren Mitarbeitern im Team bearbeitet wird, handelt oder sicheres Filesharing betrieben werden soll, die Software sollte für jegliche Zusammenarbeit ausgelegt sein und keine Sicherheitslücken aufweisen.
4. Digitales Arbeiten
Damit Mitarbeiter von unterwegs oder aus dem Homeoffice ebenso uneingeschränkt arbeiten können, muss die Software für das digitale Arbeiten ausgelegt sein. Dokumente müssen auch vom dezentralen Arbeitsplatz uneingeschränkt zur Verfügung stehen und gemeinsam überarbeitet werden können. Gleichzeitig muss die Software persönliche Daten schützen und alle Mitarbeiter gleichermaßen abholen.
5. Erweiterung durch Schnittstellen
Auch eine Anbindung an andere benötigte Systeme (z. B. Grafikprogramme) sollte via Schnittstelle abgedeckt werden.
Fazit
Unternehmer, die ihren Mitarbeitern das digitale Arbeiten ermöglichen und zudem darauf achtet, dass diese über eine gute Ausstattung verfügen, sind auf dem Vormarsch. Dennoch ist es wichtig, einheitliche Regelungen für die Angestellten aufzustellen. Hat man sich entsprechend mit dem Thema befasst und keinen Schnellschuss gestartet, kann das digitale Arbeiten sowohl für den Arbeitgeber als auch für dessen Mitarbeiter nicht nur ein voller Erfolg sein, sondern zusätzlich einige Vorteile mit sich bringen.
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