Digitales Archiv zählt zu den häufigsten Suchbegriffen unserer Interessenten. Datenarchivierung betrifft jeden, der sein digitales Hab und Gut sichern möchte. Unser Open-Source-Dokumentenmanagement bietet in der open-Version ein ausgereiftes digitales Archiv, mit dem Sie sofort starten können. Ein späteres Update auf die pro-Version ist problemlos möglich. Alles zum digitalen Archiv “agorum core basic archive” erfahren Sie in diesem Beitrag.
Digitales Archiv im Open-Source-DMS agorum core
Die Archivierung zählt zur Urfunktion unseres DMS agorum core. Um möglichst vielen Anwendern diese Funktion zur Verfügung zu stellen, haben wir ein Plug-in entwickelt, das bereits in der open-Version genutzt werden kann. Wachsen Ihre Anforderungen an das digitale Archiv, können alle Daten übernommen werden.
Die wichtigsten Fakten:
Wie sieht das "Innenleben" des agorum core basic archives aus?
Über den agorum core explorer geht es zu Ihrem digitalen Archiv. Ein “kluges” Aktentemplate, das aus verschiedenen Ordnern mit Unterordnern besteht, bildet hier den Kern. Die Ordner im Template werden automatisch erstellt und können individuell benannt werden.
Wie kommen physische Dokumente in das agorum core basic archive?
Das System ist mit einem zentralen Eingang ausgestattet. Es gibt drei Möglichkeiten, wie die Dokumente ins System gelangen können:
- Über einen Scanner, der Dateien in ein Netzwerk speichern kann. Ganz einfach das Dokument scannen, und es wandert direkt in den zentralen Eingang.
- Dokumente können vom Desktop oder von agorum core selbst per Drag-and-drop in das basic archive verschoben werden.
- Über eine Dropfläche (erhältlich in der agorum core pro-Version). Das ist ein Bereich auf Ihrem Desktop, auf den Sie die Dokumente via Drag-and-drop ziehen. Von dort gelangt das Dokument direkt in den zentralen Eingang, ohne dass hierfür agorum core geöffnet sein muss.
Wie werden die Dokumente aus dem zentralen Eingang in die verschiedenen Ordner verteilt?
Über das Modul “Verschlagwortung und Ablage” wird die Ablage für das jeweilige Dokument festgelegt. Abhängig vom Dokumenttyp werden die benötigten Metadaten ausgefüllt. Die Erfassung erfolgt hier manuell.
Wie funktioniert das Suchen und Finden im agorum core basic archive?
- Über die Metadaten-Suche: Tragen Sie in das Suchfeld ein, wonach Sie suchen: z. B. Mustermann AG, Rechnung, 2021.
- Über eine Volltext-Suche: Wenn Sie zum Beispiel nach einer E-Mail suchen, in der es um ein Vertriebsmeeting in Bamberg geht, tragen Sie diese Informationen in das Suchfeld ein und Sie werden fündig.
Gibt es Support in der agorum core open-Version?
Das agorum core basic archive ist kostenfrei und beinhaltet dementsprechend keine Supportleistungen. Anwendern stehen unsere ausführliche Dokumentation sowie unser Forum als Hilfestellung zur Verfügung.
Für den Einsatz in Unternehmen empfehlen wir die agorum core pro-Version mit Wartungsvertrag.
Lernen Sie das agorum core basic archive kennen
Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, legen Sie doch gleich los: In unserem Download-Center finden Sie alle Informationen, um gleich starten zu können. Wir wünschen viel Erfolg!
