Die Einsatzmöglichkeiten einer Software im Gesundheitswesen sind unzählig. Richtig eingesetzt kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nicht nur das Pflegepersonal entlasten, sondern auch Freiraum für den persönlichen Austausch mit Patienten schaffen. Nachstehend erhalten Sie einen kleinen Überblick über die Möglichkeiten einer Digitalisierung im Gesundheitswesen.
Zahlen und Fakten
Wussten Sie, dass es in Deutschland 4,13 Millionen pflegebedürftige Menschen und 15.380 Pflegeheime gibt? Im Schnitt muss sich eine Pflegekraft um 13 Patienten gleichzeitig kümmern. Auch wenn die Anzahl der Pflegekräfte allgemein etwas zugenommen hat, fehlen nach wie vor tausende Fachkräfte in diesem Bereich, und die Anzahl an benötigtem Personal steigt stetig, da auch die Bevölkerung immer älter wird und daraus entsprechend mehr Pflegebedürftige resultieren.
Um die Pflegekräfte in der Gesundheitspflege, Krankenpflege, Altenpflege und ambulanten Pflege etwas zu entlasten, wird seit einiger Zeit auch eine digitale Lösung in Betracht gezogen. Wir zeigen Ihnen, dass die Digitalisierung auch im Pflegebereich funktioniert.
Digitale Prozesse sollen unterstützen, nicht übernehmen
Natürlich können digitalisierte Prozesse nicht die Arbeit an sich übernehmen, das ist auch gar nicht das Ziel. Auf den Mehrwert durch die Digitalisierung kommt es an. So muss beispielsweise eine Pflegekraft Klientenakten nicht mehr händisch ausfüllen, sondern kann diese elektronisch führen. Das geht zum einen schneller und ordentlicher, zum anderen hat jede andere betreuende Person die Möglichkeit, die Akte zu ergänzen und einzusehen, unabhängig davon, ob sie gerade im Einsatz ist oder nicht.
Was kann ein DMS abbilden?
Dem DMS agorum core sind keine Grenzen gesetzt. Es ist hochkonfigurierbar und kann dementsprechend flexibel auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Pflegebereiche angepasst werden. Mittels Branchenlösung haben Sie die Möglichkeit, mit einem Spezialisten zusammenzuarbeiten, der sich ausgiebig im Gesundheitswesen auskennt und Sie bei der bestmöglichen Umsetzung der Digitalisierung Ihrer Station, Ihres Pflegeheimes oder Ihres mobilen Krankenpflegedienstes unterstützt.
Die Möglichkeiten sind vielfältig
Von A wie Anamneseblatt bis hin zu Z wie Zuständigkeit kann alles über das zentrale DMS erfasst und verwaltet werden. Sie finden die vollständigen Daten zu Ihrem Patienten auf Anhieb in der elektronischen Patientenakte. Benötigen Sie Daten, die etwas weiter zurückliegen, bietet agorum core zudem die Möglichkeit der Volltextsuche, um gezielt nach Unterlagen zu filtern und diese schnellstmöglich griffbereit zu haben.
Abrechnung pflegerischer Leistungen
Auch der Rechnungsprozess stellt oft eine nervenaufreibende Aufgabe für die Verantwortlichen dar. Durch die elektronische Erfassung aller Patientendaten haben Sie alle notwendigen Unterlagen für eine korrekte Rechnungserstellung im Überblick. Berichte werden direkt während oder unmittelbar nach einem Patientenbesuch mittels einheitlichen Formularbogen erstellt und in der Patientenakte abgelegt. Diese können im Anschluss direkt von der Buchhaltung eingesehen und verwertet werden.
Datenschutz mit einem DMS
Das DMS agorum core kann alle Voraussetzungen für eine regelkonforme Arbeit nach der Datenschutz-Grundverordnung erfüllen. Hierfür wird das System regelmäßig einer Prüfung durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer unterzogen. Um sicherzustellen, das Unbefugte keinen Zugang zu persönlichen Daten erhalten, haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Berechtigungen im System zu hinterlegen. So können Sie steuern, wer welche Daten einsehen darf. Zudem können alle Unterlagen revisionssicher abgelegt werden. Dadurch können Originalunterlagen nicht verändert werden. Wird ein Dokument aktualisiert, entsteht lediglich eine Versionierung des Schriftstückes. Das Original bleibt davon unberührt.
Förderung für die Digitalisierung erhalten
Um die Personalentlastung voranzutreiben, wurde das neue Pflegepersonalstärkungsgesetz in die Welt gerufen. Hierdurch gibt es nun die Möglichkeit, Förderprogramme für die Digitalisierung im Gesundheitswesen zu erhalten. Gut zu wissen ist außerdem, dass nicht nur die Hardware und die Umsetzung gefördert werden, sondern auch die Weiterbildung.
Es werden bis zu 40 % der Kosten für eine Digitalisierung einer Pflegeeinrichtung übernommen. Der Höchstbetrag der Förderung beläuft sich auf 12.000 €. In dem folgendem Rechnungsbeispiel erhalten Sie einen kleinen Vorgeschmack, wie eine Förderung aussehen könnte:
zu vermitteln, wie eine Förderung aussehen könnte.
Herausforderungen, die nicht zu unterschätzen sind
Aufwand
Natürlich ist es mit Aufwand verbunden, die richtige Software zu finden, sie auf die internen Abläufe zu spezifizieren und im laufenden Betrieb einzuführen. Haben Sie einen Fachmann an Ihrer Seite, der Ihre Branche kennt und entsprechend weiß, worauf es ankommt, lohnt sich die Mühe allemal. Nach kurzer Zeit der Eingewöhnungsphase werden Sie und Ihre Mitarbeiter feststellen, dass das DMS nicht nur dafür sorgt, die Übersicht zu gewähren. Auch die Zusammenarbeit im Team wird einfacher und das miteinander zwischen Patient und Pflegekraft gestärkt.
Konsequent umstellen
Wie Gustav Freytag einst sagte: “Der Mensch ist ein Gewohnheitstier.” Gerne halten Mitarbeiter an ihren Gewohnheiten fest und haben Schwierigkeiten, von der manuellen auf die digitale Arbeitsweise zu wechseln. Hier zählt, wie konsequent man selbst ist. Nur wenn alle mitziehen, kann das Vorhaben gelingen.
Daher gilt: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in die Umstellung mit ein. Die Pflegekräfte an der Front haben tagtäglich mit verschiedensten Abläufen zu tun und können Ihnen für die Digitalisierung wichtige Hilfestellungen liefern. Fühlt sich Ihr Personal einbezogen, wird es sich automatisch mit den digitalisierten Unternehmensprozessen auseinandersetzten und anfreunden.
Vorteile aufzeigen und Akzeptanz schaffen
Zeigen Sie Ihrem Personal die Vorteile auf, die sich aus einer Digitalisierung ergeben. Hier spielt nicht nur das kollaborative Arbeiten eine wichtige Rolle, sondern auch die Zeitersparnis. Oftmals hetzten die Pflegekräfte von einer pflegebedürftigen Person zur anderen. Durch die elektronische Erfassung von medizinischen Daten besteht die Möglichkeit, Bilder von Stürzen oder Verletzungen elektronisch einzupflegen und zu dokumentieren. Papierakten müssen so nicht mehr zum Patienten mitgeschleppt werden. So bleibt zwischendrin auch mal Zeit zum Aufatmen.
Vorteile
Gerne zeigen wir Ihnen einige Vorteile einer elektronischen Dokumentation noch einmal im Überblick.
1. Besserer Informationsfluss
Da die elektronisch erfassten Daten direkt für die Kollegen ersichtlich sind, können diese Ihren Folgeaufgaben nachgehen, ohne das Ihnen Informationen fehlen oder auf einen Bericht gewartet werden muss.
2. Erleichterung der Zusammenarbeit
Nicht nur innerhalb des Teams, sondern auch unter den verschiedenen Fachbereichen kann die digitale Patientenakte aufgerufen, bearbeitet und aktualisiert werden.
3. Geringerer Verwaltungsaufwand, einfache Rechnungsstellung
Durch die bereits digitalisierte Berichterstattung hat die Verwaltung und die Buchhaltung schon vor dem Abrechnungszeitraum alle notwendigen Informationen für eine Rechnungserstellung.
4. Weniger Fehler, mehr Standardisierung
Eine erstellte Vorlage beispielsweise für die Berichterstellung schafft einheitliche Dokumentationsabläufe und verringert die Fehlerquote.
5. Qualitätssicherung
Durch eingeführte Standarddokumente (Sturzprotokoll, Medikamentenplan etc.) bleibt die Qualität immer auf demselben guten Stand.
6. Bessere Arbeitsorganisation
Durch verschieden angelegte Aufgaben und Vorgänge können z. B. Wiedervorlagen im System hinterlegt werden, die als Unterstützung dienen.
Durch verschiedene Berechtigungsstufen und die regelmäßige Prüfung des Dokumentenmanagementsystems wird sichergestellt, dass alle Daten regelkonform abgelegt werden und für Unbefugte nicht zugänglich sind.
Fazit
Sie möchten die Digitalisierung gerne gemeinsam mit uns angehen oder benötigen weiteren Input, um eine Entscheidung für digitale Prozesse zu treffen? Gerne bieten wir Ihnen eine Live-Demo an, damit Sie sich unverbindlich einen ersten Überblick über das DMS agorum core verschaffen können. Kontaktieren Sie uns jetzt.
