Die Etablierung von digitalen Strukturen in den Alltag ist eine der wichtigsten Aufgaben der letzten zehn Jahre. Auch in den kommenden Jahrzehnten ist diese Herausforderung ein zentraler Punkt der Modernisierung – egal ob in öffentlichen Verwaltungen, Schulen, Privathaushalten oder Unternehmen. Die Welt wird zunehmend digital. Die Begriffe „Digitalisierung“ und „digitale Transformation“ werden dabei im allgemeinen Sprachgebrauch synonym verwendet. Dennoch meinen die beiden Begrifflichkeiten Unterschiedliches. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles über die genaue Differenzierung der beiden Schlagwörter und wie Sie Ihr Unternehmen digital zukunftsfähig gestalten.
Digitalisierung bedeutet digitale Transformation: ein Irrglaube
Digitale Strukturen im Privat- und vor allem im Berufsleben werden immer alltäglicher. Zeitgleich sind die Begrifflichkeiten „Digitalisierung“ und „digitale Transformation“ häufig nicht klar voneinander getrennt. Die Unterscheidung ist bereits der erste Schritt zur Umsetzung des digitalen Wandels im Unternehmen. Der wichtigste Unterschied: Während „Digitalisierung“ die Umsetzung einzelner digitaler Maßnahmen meint, umschreibt die „digitale Transformation“ den langfristigen Modernisierungsprozess und Eintritt in das digitale Zeitalter.
Digitalisierung: Prozesse digital vereinfachen
Digitalisierung im Unternehmen beschreibt die digitale Umsetzung konkreter einzelner Maßnahmen. Arbeitsschritte, die bislang analog ablaufen, werden digital. Es handelt sich nicht selten um Ad-hoc-Lösungen für akute Herausforderungen. Das Einführen von Videokonferenzen, die Etablierung eines automatischen Rechnungsausgangs oder Erinnerungen durch Push-Benachrichtigungen wie z. B. E-Mail sind nur drei von vielen Beispielen. Alle haben eine Gemeinsamkeit: Aufgaben, die bisher physisch umgesetzt wurden, nutzen nun digitale Hilfsmittel. Die Videocalls ersetzen Meetings, die eigentlich mit Präsenzpflicht im Unternehmen einhergehen. Der automatisierte Rechnungsausgang ersetzt das händische Aufsetzen, Kuvertieren und Versenden von Rechnungen. Erinnerungen per Push-Benachrichtigung machen die Erinnerungsnotiz auf Klebezetteln oder in Notizbüchern obsolet.
Ad-hoc-Lösung des Problems
Die Motivation hinter diesem Wandel ist es zumeist, Prozesse zu vereinfachen. Außendienstmitarbeiter müssen nicht länger extra ins Büro. Das Personal im Rechnungswesen kann sich anderen Aufgaben widmen. Die Zettelwirtschaft rund um den Monitor hat ein Ende. Diese Vereinfachung löst kurzfristig Probleme, plant die Digitalisierung der Geschäftsprozesse aber nicht mit Weitblick. Stattdessen optimieren Unternehmen bestehende Prozesse nur reaktiv.
Digitale Transformation: digitaler Wandel mit Weitblick
Im Vergleich zur Digitalisierung umschreibt die digitale Transformation im Unternehmen einen fortlaufenden Veränderungsprozess. Das Ziel ist es, einen Wandel mittels digitalisierender Maßnahmen zu erreichen. Im Gegensatz zur Digitalisierung ist der Antrieb von digitaler Transformation nicht nur die Vereinfachung oder die Ad-hoc-Lösung für bestehende Herausforderungen. Digitale Transformation in Unternehmen zielt darauf ab, Geschäftsmodelle langfristig zukunftsfähig und attraktiv zu machen. Maßnahmen wie Videocalls, automatisierter Rechnungsausgang und Erinnerungen per E-Mail werden weiterhin umgesetzt. Nicht nur um analoge Prozesse digital zu vereinfachen, sondern primär weil sie Teil eines größeren strategischen Wandlungsprozesses sind.
Strategische und langfristige Planung
In der digitalen Transformation sind die drei vorangegangenen Beispiele von Maßnahmen Teile des strategischen Plans eines Unternehmens. Beispielsweise, um in den kommenden Jahren das Business erfolgreich in den Online-Bereich zu verlegen und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Bei der digitalen Transformation wird zunächst die langfristige Strategie festgelegt, um dann die digitalisierenden Maßnahmen darauf ausgerichtet zum Einsatz zu bringen. Das Motto: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“
Digitalisierung:
„Ich wähle Insellösungen, um Probleme ad hoc zu lösen. Für Chats die Software von Anbieter X, für mein DMS Anbieter Y, für mein Filesharing Anbieter Z. Leider kann ich Dokumente aus Y nicht über Z sharen, dazu brauchen wir noch…”
Digitale Transformation:
„Ich will ein strategisches Vorgehen in meiner digitalen Transformation. Ich wähle eine Lösung aus einer Hand, damit Programme problemlos miteinander arbeiten. Mit dem modularen Aufbau stelle ich mir meine nötigen Lösungen zusammen.“
Digitale Transformation schafft Digitalisierung mit Weitblick
Die beiden Begrifflichkeiten „Digitalisierung“ und „digitale Transformation“ stehen also eng miteinander in Verbindung, bedeuten jedoch nicht das Gleiche. Die digitale Transformation (die strategisch langfristige Planung des digitalen Wandels) gibt die Richtung vor. Die Maßnahmen der Digitalisierung sind die einzelnen Schritte, mit denen der Weg zum Ziel gegangen wird. Digitalisierung in einem Unternehmen ist dann effektiv, wenn sie im Rahmen einer geplanten digitalen Transformation zur Lösung beiträgt.
Strategie erspart Mehrarbeit
Über die vorangegangene Planung sollten Maßnahmen zunächst aufeinander abgestimmt sein, sodass sie reibungslos miteinander funktionieren. Eine reaktionäre Digitalisierung zum Lösen kleiner Probleme ist für Geschäftsmodelle auf Dauer kostenintensiv.
Die verschiedenen Insellösungen für Videocalls oder automatische Archivierung sind durch die mangelnde Strategie nicht aufeinander abgestimmt. Die Folge: Der Mehraufwand aus dem analogen Arbeiten verschwindet nicht, sondern zieht lediglich in den digitalen Raum um. Die kurzfristigen Arbeitserleichterungen werden kompliziert und rechercheaufwendig, wenn zum Beispiel Dateiformate nicht in allen Softwarelösungen genutzt werden können oder keine Schnittstellen zwischen den Programmen bestehen. Plötzlich stellt einen die eigentliche Vereinfachung vor technische Schwierigkeiten. Diese sind für Angestellte nur mit viel Aufwand und Zeit lösbar. Noch komplizierter wird es, wenn verschiedene Abteilungen im Unternehmen verschiedene Softwarelösungen etablieren. Die einheitliche Strategie der digitalen Transformation endet in diesem Fall an der Abteilungstür statt an der Grundstücksgrenze.
Richtige Software macht digitale Transformation erfolgreich
Die digitale Transformation fungiert als Fahrplan der Digitalisierung. Unternehmen wissen, mit welchem Ziel sie digitale Modernisierungsprozesse anschieben. Lösungen werden aufeinander abgestimmt und Stück für Stück im Business zum Einsatz gebracht. Hilfreich sind dabei Softwarelösungen, die aus einer Hand stammen – ohne die Unabhängigkeit des Unternehmens zu beschneiden. So bietet eine Open-Source-basierte All-in-one-Plattform die Möglichkeit, dass Daten nicht nur sicher aufbewahrt werden, sondern auch beim Anbieterwechsel nicht verloren gehen. Die All-in-one-Lösung ermöglicht es, digitalisierende Maßnahmen passgenau auszuwählen und im Nachhinein ohne Kompatibilitätsprobleme zu erweitern – anders als bei einer eigens programmierten Einzellösung. Der Unterschied: Für das eigene Unternehmen wird die digitale Transformation hier über ein Baukastenprinzip maßgeschneidert. Die aufeinander abgestimmten Lösungen ermöglichen Unternehmen eine individuelle digitale Transformation aus erprobten Softwarebausteinen. Diese bleiben für alle Nutzer auf dem neusten Stand.
Die Software macht den Unterschied
Der Anbieter agorum core arbeitet zudem mit einer No-Code-Programmierung. Damit ist es möglich, mit einem rudimentären technischen Verständnis per Drag-and-drop über visuelle Elemente Workflows zu erstellen. Unternehmenseigene Arbeitsabläufe lassen sich überwachen, Aufgaben können delegiert und Fristerinnerungen eingestellt werden. Darüber hinaus bietet die Software Features wie eine Versionierung von Texten, um konform mit der Compliance zu arbeiten. Verschollene Daten gehören der Vergangenheit an: Durch die Volltextsuche lassen sich Textdateien auch dann finden, wenn der Name unbekannt ist. Ein einziges Stichwort genügt. Vergessen Sie aber nicht: Nach einer strategischen Planung gilt es, ins Auge gefasste Schritte der Digitalisierung mutig umzusetzen. Tipps zur Etablierung digitaler Transformation finden Sie hier.
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