“Stress vermeiden” und “mehr Ordnung am Arbeitsplatz” – wer will das denn nicht? Um diese beiden Vorsätze gleichzeitig in die Tat umzusetzen , braucht vor allem eine gute Büroorganisation. Tipps rund um den eigenen Schreibtisch sind ebenso gefragt wie Ansätze zur Optimierung von Strukturen und Arbeitsabläufen. Denn wenn die Ordnung fehlt, ist Stress vorprogrammiert. Und genau den gilt es ja zu vermeiden.
Sich selbst und den eigenen Arbeitsplatz besser organisieren: Das ist – wie übrigens fast alle guten Vorsätze – leichter gesagt als getan. Dass jeder Mensch Ordnung anders empfindet, kommt erschwerend hinzu. Die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, Ihre ganz persönliche Ordnung mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Leerer Schreibtisch oder kreatives Chaos?
An dieser Frage scheiden sich die Geister, seit es Büros und Schreibtische gibt. Die einen schwören auf einen leeren Schreibtisch, um ablenkungsfrei an der aktuellen Aufgabe arbeiten zu können. Andere werden erst im absoluten Chaos so richtig kreativ und die meisten liegen irgendwo dazwischen. Die gute Nachricht: Beide Extreme funktionieren ebenso wie der persönliche Mittelweg. Wichtig ist, dass Sie sich an Ihrem Schreibtisch zurechtfinden und die Dinge so angeordnet haben, wie Sie es brauchen.
Handlungsbedarf besteht dann, wenn Sie immer mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen oder gar nicht mehr wissen, welche verborgenen “Zeitbomben” in Ihren Papierstapeln ticken. So behalten Sie auch im kreativen Chaos den Überblick:
- Schaffen Sie sich ein Ordnungssystem in Ihren Papierstapeln, so dass Sie wichtige und zeitkritische Dokumente und Vorgänge leicht erkennen. Eine einfache Möglichkeit ist beispielsweise das bekannte Eisenhower-Prinzip. Sie können die Dokumente nach Wichtigkeit in unterschiedliche Körbchen einsortieren oder in farbige Klarsichthüllen oder Mappen legen.
- Alle Arbeitsmittel (Locher, Stifte, Ordner etc.) brauchen feste Plätze, an die sie immer wieder zurückgestellt werden. Das erspart Suchzeit. Bei der Auswahl des Platzes sollten Sie sich fragen, wie oft Sie die entsprechenden Gegenstände brauchen. Was ständig im Gebrauch ist, platzieren Sie am besten in Griffweite. Alles, was seltener verwendet wird, darf auch weiter entfernt lagern.
- Überfluss ist überflüssig. Mal ehrlich, brauchen Sie wirklich zehn verschiedene Kugelschreiber? Muss eine Datei in fünf verschiedenen Verzeichnissen abgelegt werden? Und macht es noch Sinn, die alte Schreibmaschine aufzuheben, für den Fall, dass mal der Computer ausfällt? Trennen Sie sich von allem, was doppelt und dreifach vorhanden ist.
- Verlassen Sie Ihren Schreibtisch abends ordentlich. Sortieren Sie am Ende eines Arbeitstages alle Unterlagen und Projekte. Wenn Sie Zeit haben, können Sie dabei gleich den nächsten Tag grob vorplanen. Auf jeden Fall ist es ein gutes Gefühl, morgens an einen aufgeräumten Schreibtisch zu kommen. Positiver Nebeneffekt: Chef und Kollegen nehmen Sie als organisierten, souveränen Menschen wahr, auch wenn Ihr Schreibtisch tagsüber anderes suggeriert.
Mehr Überblick im elektronischen Archiv
Das komplett papierlose Büro wird zwar vermutlich immer eine Vision bleiben. Fakt ist aber, dass elektronische Dokumente immer mehr Raum im Arbeitsalltag einnehmen. Rechnungen, Präsentationen und Arbeitsanweisungen werden nicht mehr ausgedruckt, sondern im digitalen Original weiterverarbeitet oder an Kollegen geleitet. E-Mails haben den klassischen Geschäftsbrief fast zu 100 Prozent ersetzt. Selbst die Kommunikation mit Kollegen und Partnern findet immer häufiger elektronisch statt, denn standortübergreifende Projektteams sind nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel.
Damit jeder Mitarbeiter schnell und einfach auf alle Informationen zugreifen kann, die er für seine Arbeit braucht, sind einheitliche Standards in der elektronischen Ablage ein Muss. Denn Dokumente und E-Mails, die vergessen auf den persönlichen Laufwerken der einzelnen Mitarbeiter vor sich hin dümpeln, können nicht zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen.
Ein modernes Dokumentenmanagement-System bringt Struktur ins elektronische Archiv, indem es beispielsweise den Mitarbeiter dabei unterstützt, Dokumente automatisch richtig abzulegen. Umfangreiche Suchfunktionen helfen ihm, Informationen blitzschnell zu finden, denn in der Regel sind Dokumente und E-Mails im Volltext oder nach Metadaten durchsuchbar.
Ein gutes DMS legt außerdem elektronische Akten vollautomatisch inklusive aller Unterverzeichnisse an, so dass überall im Unternehmen die gleiche Ablagestruktur praktiziert wird.
Mit dem agorum core Smart Assistant wird DMS persönlich
Wie lässt sich nun das eingangs erwähnte persönliche Ordnungsempfinden jedes Einzelnen mit der vom Unternehmen vorgegebenen starren Ablagestruktur in Einklang bringen? Ganz einfach funktioniert dies mit einem Dokumentenmanagement-System, das sich individuell an die Anforderungen jeder Abteilung, jeder Aufgabe und sogar jedes Mitarbeiters anpassen lässt.
Das Open Source DMS agorum® core stellt seinen Nutzern den Smart Assistant zur Seite, der gleichzeitig intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche und persönlicher Assistent ist für alle dokumentenbasierten Aktionen und Funktionen, die Sie im Arbeitsalltag brauchen. Mit einem einfachen Rechtsklick können Sie Dokumente anlegen, ausschneiden, kopieren, bearbeiten, verschieben, umbenennen, mit unterschiedlichen Programmen öffnen, weiterleiten, an Workflows übergeben, auf Wiedervorlage nehmen, sperren, als PDF verschicken, freigeben und vieles mehr.
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