Projekte kommen nur selten ohne Datentransfer aus. Spätestens bei der Übergabe der Ergebnisse müssen die Daten in irgendeiner Form an die Kunden übermittelt werden. Die Zusammenarbeit mit externen Partnern kommt ohne schnellen Datenaustausch fast nicht mehr aus.
Deshalb greifen viele Firmen auf Filesharingdienste zurück. Wer den (Cloud-)Anbietern skeptisch gegenübersteht, muss auf E-Mails als Austauschmedium setzen.
Externe (Insel-)Systeme bergen Risiken
Ihre Produktivität sinkt
Der Einsatz externer Filesharingdienste oder der Versand von Dokumenten per E-Mail bringt jedoch nicht nur Vorteile mit sich. Sie ermöglichen zwar den Austausch von Dokumenten und Informationen, eine Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter bleibt dennoch aus:
- Dokumente müssen aufwendig und zeitraubend in verschiedenen Systemen gesucht werden
- Mehraufwand, weil wichtige Informationen verloren gehen oder nicht mehr auffindbar sind
- Dokumente müssen an vielen verschiedenen Stellen gepflegt und aktualisiert werden
- Hoher Zeitverlust, wenn Ihre Mitarbeiter Dokumente & Daten von Hand an die einzelnen Systeme übertragen müssen (z.B. vom Fileserver in den Filesharingdienst)
- Große Dateien binden sehr viel Speicherkapazität und verstopfen im schlimmsten Fall Ihren Posteingang
Datenschutz nur schwer zu gewährleisten
Zusätzlich zum Produktivitätsverlust kommen die Datenschutzrisiken, die Sie mit zusätzlicher Software eingehen. Die DSGVO-konforme Abwicklung ist kaum zu gewährleisten, wenn Ihre Daten in viele verschiedene Systeme verstreut sind. Beantragt ein Kunde die Löschung seiner personenbezogenen Daten, beginnt eine aufwendige Suche für Sie. Wo sind alle betroffenen Informationen gespeichert? Wie können Sie sicher sein, dass Sie wirklich alle gelöscht haben?
Nutzen Sie US-Clouds für den Transfer Ihrer Daten, ergänzt das die Liste der Nachteile um den Faktor Datensicherheit. Vorfälle wie der PRISM-Skandal haben das Vertrauen in nordamerikanische Filesharingdienste nachhaltig geschädigt.
Die Lösung: Ein zentrales System
Alle oben beschriebenen Probleme lassen sich auf die Ursache zurückführen, dass Ihre Daten und Informationen in verschiedenen Systemen liegen. Je mehr unterschiedliche Plattformen Sie einsetzen, desto unübersichtlicher und aufwendiger wird die Arbeit.
Die Lösung: ein zentrales System für alle Anforderungen. Wenn Sie alle Informationen in einer Plattform bündeln, sparen Sie sich die Suche in verschiedenen Systemen. Ihre Mitarbeiter müssen Daten nicht mehr händisch an einen zusätzlichen Filesharingdienst übergeben, sondern teilen Dokumente direkt von Ihren Servern aus. Das ist zeitsparend und zuverlässiger: Manuelle Übertragungsfehler lassen sich damit komplett vermeiden.
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Dokumente direkt von Ihren Servern teilen
Für das Filesharing konkret bedeutet das: Teilen Sie Dokumente und Dateien auf Knopfdruck direkt vom originalen Speicherort, ohne auf externe Anwendungen angewiesen zu sein. Externe Bearbeiter werden per E-Mail benachrichtigt und können Änderungen direkt in die Originaldatei einfügen. Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass nichts verloren geht.
Möchten Sie die Zugriffsrechte wieder zurücknehmen, können Sie das genauso unkompliziert tun, wie Sie die Bearbeitung auch freigegeben haben. Ihre sensiblen Daten bleiben die ganze Zeit auf Ihren Servern und unter Ihrer Kontrolle.
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