Die verschiedenen Konzepte und Ideen zu New Work oder Arbeit 4.0 sind beinahe unendlich. In einem Punkt sind sich aber alle einig: digitale Prozesse sind die zentrale Grundlage der zukunftsfähigen Arbeitsweise.
Was ist New Work überhaupt?
Ausführliche Abhandlungen über New Work füllen lange Aufsätze, deshalb hier in aller Kürze ein schneller Überblick:
Als New Work (in Deutschland oft auch Arbeit 4.0 genannt) werden Arbeitsformen bezeichnet, die sich durch Agilität, Flexibilität und Selbstorganisation auszeichnen. Möglich wird das durch die Abkehr von der Industrie- hin zur Wissensgesellschaft. Auslöser dieses Wandels ist die Digitalisierung. Neue Technologien verändern die Produktion nachhaltig und verbinden Menschen auf der ganzen Welt miteinander. Das sorgt nicht nur für eine immer weiter steigende Automatisierung von Prozessen, sondern ermöglicht auch zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit. Der zunehmende Wegfall von Routineaufgaben ermöglicht den Menschen mehr Freiraum für Kreativität und Innovationen.
Häufig wird das Thema New Work mit der Frage verbunden: “Was möchte ich wirklich, wirklich gerne tun?”.
Im Fokus dieses Artikels sollen allerdings die konkreten technischen Voraussetzungen stehen, die eine New Work orientierte Arbeitsweise erst Realität werden lassen.
Digitale und automatisierte Prozesse
So banal es auch klingen mag, in vielen Unternehmen ist dieser Punkt häufig dennoch nicht vollständig umgesetzt: Damit die Vorteile der Digitalisierung wirklich zur Geltung kommen, müssen alle Informationen, Dokumente und Dateien in digitaler Form vorliegen. Dabei reicht es nicht aus, Dokumente einzuscannen und anschließend am PC zu bearbeiten. Ein solches Vorgehen sorgt zwar dafür, dass Dateien digital bearbeitet werden können, die Arbeitsweise an sich bleibt aber unverändert.
Automatisierung schafft Mehrwert
Erst eine automatische Verarbeitung, Verschlagwortung, Indexierung oder sinnvolle Workflows verschaffen Unternehmen einen wirklichen Mehrwert. Akten müssen dann nicht mehr manuell erfasst, archiviert oder weitergeleitet werden. Eine Stichwortsuche macht alle Dokumente auf Knopfdruck durchsuchbar und alle wichtigen Informationen zu einem Projekt sind gebündelt an einem Ort einsehbar. Diese Vorteile sind nur ein kurzer Auszug aus allen Möglichkeiten, die Unternehmen mit zukunftsfähigen Digitalisierungsprozessen schaffen.
Das sorgt nicht nur für deutlich weniger Verwaltungsaufwand, sondern schafft freie Kapazitäten bei den Mitarbeitern. Die gewonnene Zeit können Unternehmen dann in die tatsächliche Arbeit an Projekten, Aufträgen und Innovationen investieren.
Zeit- und Ortsunabhängiges Arbeiten
New Work ist häufig eng mit mobilem Arbeiten, flexiblen Arbeitszeiten und Home Office verbunden. Das Internet macht es möglich, von überall auf der Welt gemeinsam an Projekten zu arbeiten.
Weltweiter mobiler Zugriff
Eine zentrale Plattform maximiert Produktivität
Agile Prozesse
Geläufig ist die agile Projektumsetzung nach der Scrum-Methode. Dabei wird ein Projekt in Zwischenziele unterteilt, die nacheinander bearbeitet werden. Nach jeder Arbeitsphase folgt eine Kontrolle der Zwischenziele durch den Auftraggeber. Damit kann jederzeit auf wechselnde Anforderungen reagiert werden.
Bei Scrum-Projekten und anderen agilen Arbeitsformen ist es wichtig, dass alle am Projekt beteiligten Personen jederzeit den aktuellen Stand im Blick haben. Sind die hierfür nötigen Informationen in verschiedenen Systemen verteilt oder sogar noch in Papierform vorhanden, wird die produktive Arbeit immer wieder erschwert.
Hier kann eine zentrale Unternehmensplattform Abhilfe schaffen: Bei wechselnden Projektteams sind alle Informationen transparent und themenbezogen gebündelt. Wer neu in ein Team einsteigt, braucht kaum Zeit, um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen.
Mehr Raum für Kreativität
New Work ist mehr als “nur” Digitalisierung. Vielmehr geht es bei der Arbeitsweise der Zukunft um Selbstverwirklichung, agile Prozesse und neuartige Formen der Zusammenarbeit.
Unterlagen in Papierform oder die Nutzung vieler verschiedener Systeme behindern dabei aktiv die Umsetzung der New Work Konzepten, da sie die Arbeit langfristig immer komplizierter machen.
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