Sie sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement? Damit sind Sie bereits den ersten Schritt zu einer modernen Arbeitsweise gegangen. Aber welches System passt am besten zu Ihrem Unternehmen? Um Sie bei Ihrer Suche zu unterstützen, finden Sie in diesem Leitfaden zehn Punkte, die Sie bei Ihrer Wahl berücksichtigen sollten.
1. Was wollen Sie mit dem DMS (zukünftig) umsetzen?
Gute Planung ist die halbe Miete – auch bei der Auswahl eines DMS. Deswegen sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was Sie mit dem System vorhaben und was Sie alles abdecken möchten. Dabei sollten Sie unbedingt auch die Kollegen befragen, die später mit dem DMS arbeiten sollen. Entwerfen Sie eine Liste von „Must-Have“ und „Nice-To-Have“ Punkten, die Ihr zukünftiges System erfüllen soll. Anhand dieser Liste lassen Sie sich dann von den Herstellern demonstrieren, wie deren Systeme Ihre Anforderungen umsetzen.
Wichtig: Nehmen Sie sich die Zeit und erstellen Sie Ihre individuelle Anforderungsliste. Wenn Sie sich eine Liste vorgeschlagener Anforderungen kopieren, passt das DMS am Ende zu dieser Liste, aber nicht zu Ihrem Unternehmen.
Bei Ihren Planungen sollten Sie auch zukünftige Herausforderungen berücksichtigen: Ist das potenzielle System flexibel genug, mit Ihren Anforderungen zu wachsen?
2. Wie schaffen Sie eine hohe Nutzer-Akzeptanz?
Denken Sie bei der Anschaffung Ihres Wunsch-DMS immer an Ihre Nutzer. Niemand arbeitet gerne mit einem System, das kompliziert und umständlich ist. Benutzer übersehen gerne die indirekten Vorteile. Es kann zwar sinnvoll sein, Dokumente mit Metadaten zu versehen, zig Eingabefelder sorgen aber schnell für Unmut.
In der Regel wird ein neues System am schnellsten akzeptiert, wenn es sich nahtlos in die bestehende Arbeitsumgebung einfügt. Im optimalen Fall bemerken Ihre Nutzer gar nicht, dass sie auf einmal mit dem DMS arbeiten. Deshalb sollten Sie möglichst auf komplizierte Check-In/Check-Out Mechanismen verzichten. Wenn durch die Einführung des neuen Systems fünf Extraschritte zur Bearbeitung einer Datei nötig werden, dann wird es schwer, den positiven Nutzen zu vermitteln.
Lassen Sie sich deshalb vom Anbieter zeigen, wie die Anwender später mit dem DMS arbeiten. Fragen Sie sich dabei immer: Würde ich selbst gerne mit dem System arbeiten?
3. Wie flexibel ist das System?
Jetzt haben Sie bereits eine konkrete Vorstellung davon, was Ihr DMS alles können soll. Doch was ist, wenn sich Ihre Anforderungen irgendwann erweitern? Lassen Sie sich deshalb bei einer Vorstellung immer demonstrieren, wie leicht sich Ihr zukünftiges System an neue Aufgaben anpassen lässt. Es gilt die Regel: Die Software passt sich an Ihr Unternehmen an, nicht umgekehrt.
Prüfen Sie zudem, wie aufwändig es ist, das DMS an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Hier stecken gerne jede Menge verdeckte Kosten. Jeder Hersteller wird Ihnen versprechen, dass alles möglich ist. Er sollte Ihnen aber auch genau demonstrieren können, wie Ihre Anpassungswünsche umgesetzt werden. So können Sie gleich gegensteuern, wenn es sich um komplexe Anpassungen handelt. Damit vermeiden Sie eine unerwünschte Überraschung bei den Gesamtkosten.
4. Nutzen Sie die Erfahrung Ihrer Key-User
Ihre Key-User wissen genau, an welchen Stellen im Unternehmen das neue System helfen kann. Da sie täglich mit dem DMS arbeiten müssen, ist Ihre Meinung unverzichtbar für die erfolgreiche Einführung in Ihrem Unternehmen.
Fragen Sie konkret, bei welchen Vorgängen oder Tätigkeiten sie auf Dokumente warten müssen. So finden Sie heraus, an welchen Stellen die beschleunigte Verfügbarkeit von digitalen Dokumenten hilfreich ist. Key-User unterstützen Sie auch bei der Akzeptanz eines Dokumentenmanagementsystems. Sie sind von Anfang an mit eingebunden und werden dadurch zu Verbündeten bei den Kollegen.
5. Binden Sie Ihre Abteilungen ein
Beziehen Sie Ihre Fachabteilungen aktiv in den Auswahlprozess mit ein. Fragen Sie nach deren Vorstellungen und Verbesserungsvorschlägen. Von diesen „internen Beratern“ erhalten Sie oft wertvollere Informationen, als von externen Unternehmensberatern.
6. Alles aus einer Hand
Je mehr gewünschte Funktionen Ihr zukünftiger DMS-Hersteller in seiner Software abbilden kann, desto besser. Das hat zwei wesentliche Vorteile für Sie: Im Störfall müssen Sie sich nur an einen Ansprechpartner wenden und haben damit weniger Aufwand. Zusätzlich sind Funktionen besser integriert, wenn diese direkt im System implementiert sind. Jede Zusatzsoftware schafft immer neue Schnittstellen, die Sie täglich verwalten müssen.
7. Wie gut integriert sich das DMS in Ihre IT?
Sicherlich haben Sie noch andere Systeme in Ihrem Unternehmen im Einsatz. Das kann zum Beispiel die Benutzerverwaltung, das ERP, der Mailserver oder ein Warenwirtschaftssystem sein. Mit all diesem Programmen sollte Ihr zukünftiges DMS zusammenarbeiten können.
Achten Sie daher bei der Auswahl darauf, dass Ihr Wunsch-DMS über ausreichend Schnittstellen zu Ihren Systemen verfügt. Denken Sie dabei auch an Schnittstellen, die es Ihnen ermöglichen, programmtechnisch mit dem System zu reden (Stichwort API). Ein DMS ist in der Regel ein sehr zentraler Bestandteil in einem Unternehmen und sollte nicht als Insellösung betrachtet und betrieben werden.
8. Erleichtert das System die Arbeit wirklich?
Fragen Sie sich selbst: Würden Sie selbst gerne mit der Lösung arbeiten, die Ihnen der Hersteller gerade demonstriert hat? Macht es Spaß? Oder entstehen dadurch zusätzliche Aufgaben, die das Arbeiten verkomplizieren? Ist die Bedienung ergonomisch und einfach?
Wenn Ihre Nutzer ständig Probleme mit dem System haben, erzeugt das nicht nur eine Menge Supportfälle, sondern auch Unzufriedenheit. Ein DMS soll den Arbeitsalltag schließlich erleichtern und nicht verkomplizieren.
9. Sind alle rechtlichen Vorgaben erfüllt?
Als Unternehmen sind Sie an eine Menge rechtlicher Vorgaben gebunden: GoBD, DSGVO, GDPdU und viele mehr. Achten Sie darauf, dass Ihr zukünftiges DMS in der Lage ist, Sie bei der Erfüllung dieser gesetzlichen Verordnungen zu unterstützen.
Wichtig: Ein DMS alleine kann nie für die rechtlichen Rahmenbedingungen zertifiziert sein. Zur Erfüllung der gesetzlichen Regeln gehört weitaus mehr, als nur eine passende Software. So müssen Sie beispielsweise eine Verfahrensanweisung für Ihr Unternehmen entwerfen und sicherstellen, dass die vorgegebenen Prozesse auch eingehalten werden. Lassen Sie sich vom Hersteller also genau erklären, wie Sie dabei vom DMS unterstützt werden können.
10. Sind Ihre Daten jederzeit für Sie zugänglich?
Der letzte Punkt dieser Liste wird bei der Auswahl eines neuen Systems von vielen Unternehmen vernachlässigt, weil er anfangs scheinbar keine Rolle spielt.
Stellen Sie sich vor, das von Ihnen eingesetzte DMS entspricht irgendwann nicht mehr Ihren Anforderungen. Wie kommen Sie nun an die mühsam eingepflegten Daten ran? Wie gestaltet sich ein Export und Import in ein anderes System?
Fragen Sie bei dem jeweiligen Hersteller ruhig kritisch nach. Der wird zwar nicht so begeistert sein – wer redet schon gerne über eine Exit-Strategie – aber lassen Sie sich trotzdem nicht mit lapidaren Antworten abspeisen. Sätze wie „Das geht dann schon, wenn es notwendig wird…“ können Sie im Ernstfall teuer zu stehen kommen. Machen Sie sich bereits vor der Auswahl Gedanken über einen möglichen Wechsel.
Einige Hersteller bieten auch Open Source Dokumentenmanagementsysteme an. Das Gute an einer solchen quelloffenen Software: Sie sind vollständig unabhängig vom jeweiligen Hersteller. Damit kommen Sie jederzeit an Ihre Daten und können bereits im Voraus einsehen, was mit Ihren Informationen und Dokumenten passiert.
Viel Erfolg bei der Suche
Mit dieser Checkliste haben Sie einen Fahrplan, an dem Sie sich bei Ihrer Auswahl orientieren können. Am Wichtigsten ist aber: Ein DMS muss genau zu Ihrem Unternehmen passen. Geben Sie sich also nicht mit Standardlösungen zufrieden, denen Sie Ihre Prozesse anpassen müssen.
Viel Erfolg bei der Suche nach dem passenden System für Ihr Unternehmen.
