E-Mails, Angebote, Verträge, vertrauliche Kundendaten – Nutzen Sie für die Verwaltung Ihrer Dokumente ein zentrales Dokumentenmanagement? Dann sollten Sie jederzeit Bescheid wissen, was mit Ihren wertvollen Informationen passiert. Mit einem Open Source DMS kommen Sie im Zweifel ohne Aufwand an Ihre Daten, damit die nicht in falsche Hände geraten können. Aus diesen Gründen sollten Sie bei der Auswahl Ihres zukünftigen Systems auch quelloffene Lösungen in Betracht ziehen:
1. Volle Transparenz
Der größte Unterschied von Open Source Software (OSS) zu proprietärer (herstellergebundener) Software ist der frei zugängliche Quellcode. Sie können sich den Code vollständig herunterladen, untersuchen und für sich selbst anpassen. Eventuelle Backdoors oder Sicherheitslücken können sich so nicht vor Ihnen verstecken. Proprietäre Software erlaubt Ihnen das nicht, dort müssen Sie dem Hersteller blind vertrauen. Gerade bei einem System, dass Ihre wichtigen und vertraulichen Daten speichert, sollten Sie sich sicher sein, was genau mit Ihren Informationen geschieht.
2. Keine Fehlinvestitionen und Folgekosten
Durch den Einsatz von Open Source Lösungen bleiben Sie vom Hersteller unabhängig. Das ist besonders bei einem eventuellen Anbieterwechsel vorteilhaft: Sie vermeiden einen teuren Tausch der Software, sondern suchen sich einfach einen neuen Dienstleister, der Ihr System weiter betreut.
Besonders bei der Auswahl Ihres DMS sollten Sie bereits über eine Mögliche Exit-Strategie nachdenken. Wie kommen Sie im Ernstfall wieder an Ihre Daten? Treten durch ein aufwändiges Verfahren hohe Kosten auf? Ist ein Export Ihrer Dokumente überhaupt ohne weiteres möglich? Das erspart Ihnen später eine unangenehme Überraschung. Ein Open Source Dokumentenmanagement lässt Ihnen die Tür für einen Abschied jederzeit offen.
3. Offene Schnittstellen und Standards
Vermutlich setzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem nicht isoliert in Ihrem Unternehmen ein. Schnittstellen zu anderen Systemen sind deshalb eine wichtige Eigenschaft eines guten DMS. Im besten Fall sind sie ebenfalls quelloffen und frei verfügbar, damit Sie auch hier den Hersteller frei wählen können und unabhängig bleiben. Aus dem vorhandenen Angebot suchen Sie sich ganz einfach die Lösung aus, die am besten zu Ihnen passt.
In der Regel setzen Open Source Anwendungen auf offene Standards. Das mach es wesentlich leichter, zusätzliche Applikationen anzubinden. Zusätzlich werden offene Standards von vielen Experten weltweit weiterentwickelt. Es besteht keine Gefahr, dass Ihr Hersteller verwendete Protokolle oder Formate nicht weiterführt. Das macht Ihr Open Source DMS zukunftstauglich und flexibel.
Mit einem Open Source DMS zukunftsfähig bleiben
Damit Sie Ihre Daten nicht in einer Black Box verwalten, bietet sich der Einsatz von Open Source Lösungen an. Sie wissen jederzeit, was mit Ihren Dokumenten passiert und können Datenlecks durch eigene Kontrolle ausschließen. Zusätzlich dazu bleiben Sie unabhängig von einem bestimmten Hersteller.
Wenn Sie sich die Suche nach einem neuen Dokumentenmanagement machen, dann denken Sie auch an die quelloffenen Angebote. Das spart Ihnen nicht nur Kosten, sondern auch Sorgen um die Sicherheit Ihrer Daten.
