Branchensoftware für Energiewirtschaft: Strom aus 100% erneuerbarer Energie – das gibt es bei dem Energieversorger “Frischer Nordwind”. Mit der gleichen Konsequenz, wie das Familienunternehmen auf regenerative Energien setzt, digitalisiert es seine Prozesse. Denn weniger Papierverbrauch schont unsere Wälder und ist ein wichtiger Beitrag für den Erhalt unserer Natur.
Nachhaltige Digitalisierung bei "Frischer Nordwind"
Das sympathische Familienunternehmen aus dem hohen Norden hat sich bereits vor über 30 Jahren den erneuerbaren Energien zugetan. Sie betreiben Windparks, Biogasanlagen, ein Fernwärmenetz und produzieren Strom für regionale Privat- und Gewerbekunden. Ein Energieversorger durch und durch. Wer mit den angenehmen Nordlichtern zu tun hat, merkt sofort, dass sie lieben und leben, was sie tun.
Die Herausforderung: 10 Gesellschaften digital unter einen Hut zu bekommen
Das Familienunternehmen Frischer Nordwind umfasst insgesamt 10 Gesellschaften. Sie sind Erzeuger und Lieferant zugleich. In Folge dessen kann zum Beispiel eine Rechnung für die eine Gesellschaft eine Ausgangs- und für die andere eine Eingangsrechnung sein. Das war die Herausforderung bei der Erarbeitung der Workflows. Frischer Nordwind erhält im Schnitt monatlich ca. 300 Rechnungen. Weitere Dokumente pro Gesellschaft wie zum Beispiel Angebote, Gutschriften, Stundenzettel, Reportings, uvm. müssen ebenfalls elektronisch erfasst werden. Insgesamt gibt es ca. 25 unterschiedliche Dokumententypen.
Ziel ist es, alle Dokumente digital zu verwalten und langfristig papierlos zu werden.
Wichtige Vorarbeit: über 25 verschiedene Dokumententypen müssen "trainiert" werden
Metadaten bilden die Wurzel der Baumstruktur
Die Branchensoftware muss im ersten Schritt die verschiedenen Dokumententypen “lernen”. Das heißt zum Beispiel am Dokumententyp “Rechnung” werden bestimmte “Anker” gesetzt: Rechnung, Rechnungsdatum, Adresse, Betrag brutto, Betrag netto, usw. Kommt vom selben Lieferanten eine neue Rechnung, wird diese vom System automatisch erkannt und zugeordnet. Die Buchhaltung sieht auf einem Dashboard, dass eine neue Rechnung eingegangen ist. Die Ablage hat agorum core übernommen. Alle Rechnungspositionen sind ausgelesen und im System erfasst.
Das Trainieren der Dokumente ist zu Beginn ein Aufwand, der aber nach kurzer Zeit belohnt wird: weniger Administration und weniger Fehler.
Heiko Hansen und sein Team übernehmen die Trainings. Bei jedem Lieferant oder Dienstleister, der neu dazu kommt, wird das eingehende Dokument einmal trainiert. Heute werden alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie ca. 23 wiederkehrende Dokumente bei Frischer Nordwind digital verarbeitet und gesetzeskonform archiviert:
Beispiel Verarbeitung Eingangsrechnungen
Besonderes Augenmerk bekam die Ausarbeitung der Workflows. Hier wurde jede Gesellschaft und die unterschiedlichen Wege, die die Rechnungen gehen, nachgebildet. Die Workflowarchitektur gleicht einem Spinnennetz. Es wurden folgende Automatismen ausgelöst:
- Metadaten werden ausgelesen, klassifiziert und einer Gesellschaft zugeordnet.
- Die Rechnungen werden in einer Ordnerstruktur unter der jeweiligen Gesellschaft und Mandant abgelegt.
- Es wird eine Übergabe-Datei an DATEV generiert und übergeben.
- Alle Rechnungen sind revisionssicher nach GoBD archiviert.
- Suchfunktion ermöglicht schnelles Suchen und Finden.
Beispiel Verarbeitung Ausgangsrechnungen
Erzeugt werden die Ausgangsrechnungen im ERP. Zur Ablage und Archivierung werden sie an agorum core übergeben und sind dem Mandanten zugeordnet. Da das DMS mit nahezu allen Fremdsystemen verbunden werden kann, spielt es auch hier die vermittelnde Rolle zwischen ERP und DATEV. Für die buchhalterische Abwicklung wird eine CSV-Datei generiert, die an DATEV übermittelt wird.
In agorum core haben alle berechtigten MitarbeiterInnen Zugriff auf die Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Für klärende Fragen hat jede/r SachbearbeiterIn einen schnellen Zugriff auf die Rechnungen.
Das Ergebnis: ein intelligentes Archiv
Der große Vorteil zu einem statischen Archiv, wo Dokumente “nur” abgelegt aber nicht über Metadaten verschlagwortet sind, liegt auf der Hand: Frischer Nordwind kann über einen Filter nach allen erhobenen Metadaten suchen und findet das Dokument in wenigen Mausklicks. Durch die Volltextsuche werden auch alle anderen Dokumente schnell gefunden. Wenn Heiko Hansen den Laborbericht über die Ölqualität einer Anlage sucht, gibt er Stichworte ein und hat ihn postwendend auf dem Bildschirm.
Sie sind Pioniere der Energiegewinnung
"Seit über 30 Jahren fangen wir den Wind ein und machen Strom daraus. Die Natur ist der beste Lieferant und wir nehmen nur das, was sie uns freiwillig gibt."
So geht nachhaltige Digitalisierung bei Frischer Nordwind:
- Papierverbrauch wurde drastisch reduziert.
- Platzeinsparung für Archive: bei Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren für Rechnungen, sind das ca. 250 Ordner.
- Der automatisierte Rechnungseingang spart ca. 5-10 Stunden im Monat.
- Zeiteinsparung für Suchen und Finden von Dokumenten.
- Alle Dokumente sind revisionssicher archiviert.
100% Ökostrom in Schleswig-Holstein:
Energie aus der Heimat für die Heimat. Das ist das Credo von Heiko Hansen und seiner Familie seit über 30 Jahren. Sie sind Vordenker und Macher bei Windkraft, Biogas und Bio Naturdünger. Sie begleiten den gesamten Prozess, aus der Luft und bis zum Strom aus der Steckdose. Ihr Antrieb ist die Verantwortung für unsere Natur.
