Papierrechnungen sind trotz der voranschreitenden Digitalisierung unseres Alltags immer noch nicht aus den Briefkästen verschwunden. Eingangsrechnungen bearbeiten, heisst daher oft immer noch, dass eine Rechnung zur Freigabe und Erfassung von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen und später in einem Aktenordner abgelegt wird. Der Zeitaufwand dafür ist enorm. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) können Sie diesen Prozess automatisieren, beschleunigen und Eingabefehler vermeiden.
Eingangsrechnungen schnell verteilen, parallel bearbeiten und sofort freigeben
Mit einem Dokumentenmanagement-System digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow. Schon die elektronische Verteilung der Rechnungen spart viel Zeit. Die Rechnung wandert nicht mehr von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, sondern wird eingescannt und elektronisch an alle Mitarbeiter geschickt, die in den Freigabeprozess involviert sind. So ist die Rechnung innerhalb von Sekunden bei den Empfängern und kann parallel von mehreren Beteiligten gleichzeitig am Bildschirm eingesehen, bearbeitet und freigegeben werden. Alles elektronisch und im Rahmen der gesetzlichen Richtlinien.
Volle Kontrolle: Nie mehr Skonto verlieren
Durch die elektronische Erfassung Ihrer Eingangsrechnungen behalten Sie die Kontrolle über alle Fristen und Termine. Ist zum Beispiel ein Mitarbeiter erkrankt, bleibt die Rechnung nicht mehr unbemerkt liegen, sondern wird rechtzeitig vor Ablauf der Skontofrist automatisch an einen Kollegen weitergeleitet, der die Bearbeitung nahtlos übernimmt. Kennt er den Vorgang nicht, findet er alle notwendigen Informationen zur inhaltlichen Prüfung in der dazugehörigen elektronischen Akte im DMS. Damit verlieren Sie nie mehr Skonto und auch die Möglichkeit von möglichen Mahngebühren geht Richtung Null.
Eingangsrechnungen fehlerfrei erfassen und automatisch prüfen lassen
Das lästige und zeitaufwändige Abtippen der Rechnungsdaten kann mit einem Dokumentenmanagement-System komplett entfallen. Die Rechnungen werden nach dem Einscannen von einer Texterkennungssoftware (OCR) erfasst. Das DMS erkennt die einzelnen (Meta-)Daten wie Absender, Datum, Rechnungsnummer, Positionen und Beträge und speichert sie nach einer Plausibilitätsprüfung zusammen mit dem Dokument.
Mithilfe der Metadaten kann die Rechnung sachlich und rechnerisch geprüft werden. Im Dokument selbst überprüft die Software beispielsweise, ob die einzelnen Positionen richtig aufsummiert wurden und der Mehrwertsteuerbetrag richtig berechnet wurde. Auch sachlich kann die Rechnung überprüft werden, indem zum Beispiel die Absenderdaten gegen Stammdaten im ERP abgeglichen werden oder die gesamte Rechnung mit der zugrunde liegenden Bestellung verglichen wird. Im Idealfall kann also eine Rechnung sogar vollautomatisch erfasst, geprüft und freigegeben werden. Soweit müssen Sie es aber nicht zwingend treiben, auch sämtliche Zwischenstufen der Automation sind denk- und umsetzbar.
Ablage: Wird automatisch revisionsicher miterledigt
Die Ablage der Rechnung geht ebenfalls automatisch. Beispielsweise werden die Rechnungen in Verzeichnissen archiviert, die nach Datum, Lieferant oder Kostenstelle eingeteilt sind. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie ein DMS wählen, das Dokumente nach den gesetzlichen Vorschriften revisionssicher ablegen kann. Ein großer Vorteil der elektronischen Aufbewahrung liegt neben den gesparten Lagerkosten vor allem darin, dass Sie die gesuchten Dokumente schneller wiederfinden. Statt Aktenordner zu durchsuchen, geben Sie einfach die gesuchte Rechungsnummer oder ein inhaltliches Stichwort in die Suchmaske des DMS ein und haben die gewünschte Information innerhalb weniger Sekunden auf dem Bildschirm.
Automatische Rechnungsverarbeitung rechnet sich!
Mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung können Sie also praktisch nichts falsch machen. Alleine mit dem Zeitgewinn von ca. 15 Minuten pro Rechnung rechnet sich die Investition oft innerhalb von wenigen Monaten. Was mit Skontogewinnen noch dazu kommt, können Sie sich selbst ausrechnen. Wenn Sie ganz genau wissen möchten, was Sie mit einem Dokumentenmanagement-System und der automatischen Rechnungsverarbeitung sparen können, nutzen Sie einfach unser Berechnungstool.
