Dokumente, die unstrukturiert auf Festplatten oder Servern abgelegt werden, führen nahezu unweigerlich zu Zeit- und Informationsverlust. Egal, ob dabei die Büroorganisation an einer komplett fehlenden Systematik leidet oder im Laufe der Zeit einfach Wildwuchs entstanden ist: die Suche nach Dokumenten dauert immer länger. Im schlimmsten Fall gehen wichtige Informationen im stetig wachsenden Datenchaos komplett verloren. Sparen Sie sich lieber diese verlorene Zeit und vermeiden Sie Datenverluste mit einem effizienten Ablagesystem auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS).
Elektronisches Dokumentenmanagement macht Ihre Ablage zum Kinderspiel
Anwender legen in einem DMS sofort richtig ab, weil Sie den Ablageort schnell finden
Gründe für chaotische Ablagen gibt es einige. Sehr oft entstehen unstrukturierte Festplatten und Fileserver, weil die Suche nach dem richtigen Speicherort den Anwendern zu umständlich und zeitraubend ist. Statt sich suchend durch den Verzeichnisbaum zu klicken, wird lieber irgendwo schnell ein neuer Ordner angelegt. Dass außer dem Nutzer selbst diesen Ordner niemand kennt, wird in diesem Augenblick vergessen oder billigend in Kauf genommen. Hauptsache, die Datei ist erst einmal gespeichert. Ob sie jemals wieder gefunden wird, steht in diesem Moment auf einem ganz anderen Blatt.
Vermeiden können Sie dieses Verhalten am besten, indem Sie den Anwendern eine Möglichkeit bieten, die Datei schnell und komfortabel dort abzulegen, wo sie hingehört. Dazu bieten Dokumentenmanagement-Systeme unterschiedliche Lösungen an. Achten Sie hierbei vor allem darauf, dass sie leicht zu bedienen sind und die Ablage wirklich vereinfachen und nicht komplizierter machen. Idealerweise bietet die DMS-Oberfläche eine integrierte Suchfunktion, die den Anwender zum richtigen Verzeichnis führt, sodass die Dateien einfach per Drag & Drop abgelegt werden können.
Zentralisierte Ablagen lassen sich ebenfalls einfach realisieren. Zum Beispiel Dokumente aus der Geschäftsleitung werden einfach alle in ein einziges Verzeichnis gespeichert. Die Assistenz bekommt alle Dokumente im Dokumentenmanagement-System angezeigt und kann sie schnell und sauber den Vorgängen zuordnen und per Drag & Drop ablegen.
Mit einem DMS schaffen Sie es, dass Ihre Ablagestrukturen auch wirklich eingehalten werden
Oft gibt es in der Büroorganisation zwar bereits ausgeklügelte Ordnerstrukturen, sie werden aber nicht eingehalten. Die Gründe sind ebenso vielfältig wie die Kreativität Ihrer Mitarbeiter. Zum Beispiel werden Dokumente nicht richtig abgelegt, weil sie scheinbar nicht in das Ablagesystem passen. Die ganzen Ordnerstrukturen von Hand einheitlich anzupassen, würde aber viel Aufwand bedeuten, sodass die Dokumente einfach irgendwo abgelegt werden. In einem DMS können Sie Ihre Ablagestrukturen zentral verwalten und anpassen. Benötigen Sie ein zusätzliches Verzeichnis in Ihren Kundenakten, können Sie das zentral für alle nachträglich anlegen.
Mitarbeiter*innen haben meist ihre eigenen Vorstellungen und ihr eigenes Wording für die Benennung von Ordnern. Oder sie sind einfach zu bequem, um in einer anderen Akte nachzuschauen, wie es richtig heißen müsste. Dem können Sie mit einem DMS ganz einfach entgegenwirken. Wird ein Vorgang neu angelegt, richtet das Dokumentenmanagement-System automatisch auch eine entsprechende Ablagestruktur ein. Ihre Mitarbeiter müssen nichts mehr selbst machen und können sofort mit der Ablage beginnen.
Saubere Ablagestruktur + Volltextsuche = schnelles Finden von Informationen
Dass Sie in einer sauber strukturierten Ablage Ihre Informationen auch schneller finden, braucht wohl nicht näher erläutert zu werden. Dass Sie in einem Dokumentenmanagement-System aber zusätzlich von einer ausgeklügelten Suchfunktion profitieren, vielleicht schon! Denn selbst wenn Sie wissen, wo Sie die Informationen finden, kann es immer noch sein, dass es in dem entsprechenden Verzeichnis unzählige Dokumente gibt, in denen das Gesuchte stecken könnte.
Hier hilft Ihnen ein DMS mit einer eigenen Volltextsuche weiter. Alle Dokumente, die Sie in ein DMS speichern, werden im Volltext indexiert und können so vollständig durchsucht werden. Damit finden Sie Ihre Informationen so schnell wie noch nie! Lesen Sie dazu auch den Blogbeitrag: Zeitfresser Dokumente suchen – Wie finden Mitarbeiter*innen Dateien schneller?
Fazit: Ein DMS macht Ihre Büroorganisation effizienter und spart Zeit und Geld
Sauber strukturierte Daten und eine effiziente Suche sparen Ihnen viel Zeit und damit bares Geld, sodass sich der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems in der Regel innerhalb von wenigen Monaten bereits bezahlt macht.
