Viele Unternehmen sind aktuell auf der Suche nach einer Lösung zur digitalen Archivierung ihrer Dokumente. Welche Archivierungssoftware am besten ins eigene Unternehmen passt, hängt von vielen Faktoren ab. Eine pauschale Aussage à la “Software A ist auf jeden Fall besser als Software B” zu treffen, ist schwierig. Um Ihnen die Beurteilung verschiedener Systeme zu erleichtern, möchten wir in diesem Beitrag auf fünf grundlegende Dinge eingehen, die eine zeitgemäße Archivierungssoftware können sollte.
1. Dokumente richtig archivieren
Hört sich erst mal banal an, weil das natürlich jede Archivierungssoftware kann, die diesen Namen verdient. Es lohnt sich aber, einen Blick auf die Handhabung zu werfen. Was muss der Mitarbeiter alles tun, um ein Dokument richtig abzulegen? Systeme, die Dokumente weitestgehend automatisch verschlagworten, haben in der täglichen Praxis ganz klar die Nase vorn. Welcher Mitarbeiter hat schon Lust, für jedes einzelne Dokument einen Rattenschwanz von Schlagworten eingeben zu müssen, nur damit die Archivierungssoftware weiß, wo das Dokument abgelegt werden soll?
Je einfacher ein Dokument ins Archivsystem gelangt und je weniger der Mitarbeiter dafür tun muss, desto besser. Denn eine Umstellung der gewohnten Arbeitsweise fällt den Mitarbeitern umso schwerer, je mehr Aufwand sie mit dem neuen System haben. Nimmt es ihnen aber sogar Arbeit ab und sie sparen Zeit, werden sie die neue Archivierungssoftware als willkommene Arbeitserleichterung gerne akzeptieren.
Lassen Sie sich also vom Anbieter der Software genau zeigen, welche Schritte im Arbeitsalltag nötig sind, um ein Dokument zu archivieren. Je weniger Schritte nötig sind, desto leichter akzeptieren Anwender die neue Software.
2. Dokumente schnell und einfach wiederfinden
Einer der Hauptvorteile jeder Archivierungssoftware ist die Suchfunktion, mit der Dokumente anhand der Schlagworte oder einer Volltextsuche wiedergefunden werden können. Natürlich gibt es auch hier wieder Unterschiede, deswegen sollten Sie folgende Punkte prüfen:
- Wie genau ist die Suchfunktion? Welche Möglichkeiten gibt es, die Suche so einzugrenzen, dass die Software relevante Ergebnisse liefert statt langer Listen mit Dokumenten, in denen der Suchbegriff vorkommt?
- Wie komplex darf die Suche sein? Ist das System in der Lage, beispielsweise alle Rechnungen von Lieferanten aus der Region Stuttgart zu finden? Oder alle Rechnungen aus dem Jahr 2015, die unter 1.000 Euro lagen? Eine gute Archivierungssoftware erlaubt auch komplexe und verschachtelte Suchanfragen.
- Wie schnell ist die Suchfunktion? In den meisten Unternehmen müssen bei jeder Suchanfrage Millionen abgelegter Dokumente durchsucht werden. Braucht das System dafür Minuten, oder ist das Ergebnis gefühlt sofort da? Niemand wartet gerne vor dem Bildschirm, während der Rechner arbeitet. Je schneller also das Suchergebnis verfügbar ist, desto besser.
- Bietet die Suchfunktion die Möglichkeit, häufig benötigte Suchanfragen als Favoriten zu speichern? Gerade bei komplexen Suchen, die regelmäßig benötigt werden, spart es jede Menge Zeit, wenn nicht jedes Mal alle Parameter von neuem händisch zusammengestellt werden müssen.
3. Dokumente (revisions)sicher aufbewahren
Sicher bedeutet in diesem Zusammenhang zweierlei. Zum einen sollen die archivierten Dokumente natürlich vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, vergleichbar einem abschließbaren Archivraum oder Aktenschrank, zu dem beispielsweise nur die Geschäftsleitung den Schlüssel besitzt. Eine gute Archivierungssoftware löst dies mit einem umfassenden Berechtigungssystem, das genau definiert, wer welche Dokumente lesen oder bearbeiten kann.
Zum anderen sollen Dokumente “verliersicher” archiviert werden, also absichtliches oder versehentliches Löschen oder Überschreiben schnell und einfach rückgängig gemacht werden können. Ein Archivsystem, das bei jeder Bearbeitung eines Dokuments eine neue Version anlegt, ist hier eine große Hilfe. So kann auch leicht zu einer vorherigen Version eines Dokumentes zurückgekehrt werden, wenn sich die aktuelle Version als doch nicht so gut erweist, beispielsweise bei Entwürfen oder Konzepten.
Revisionssicher archivieren ist in der heutigen Zeit fast schon ein Buzzword. Fakt ist: Elektronische Dokumente müssen nach GoBD unveränderbar im Original archiviert werden. Allerdings gibt es aktuell keine offiziell zertifizierte Software, die das auf Knopfdruck automatisch erledigt – gute Systeme unterstützen Sie aber mit entsprechenden Funktionen, sodass die für eine revisionssichere Ablage notwendige Verfahrensdokumentation nicht zum ordnerfüllenden Schriftstück mutiert.
4. Mit allen gängigen Dokumententypen umgehen
Beim Begriff “Dokument” denken die meisten Menschen zuerst an Schriftstücke wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge oder Geschäftsbriefe. Doch bereits bei letzterem stoßen einfache Archivsysteme an ihre Grenzen, denn die meisten Geschäftsbriefe sind heutzutage E-Mails. Ein gute Archivierungssoftware kann nicht nur mit eingescannten Papierdokumenten oder elektronisch erzeugten PDFs umgehen, sondern auch E-Mails und – ganz wichtig – deren Anhänge automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen, ohne dass der Mitarbeiter eingreifen muss.
In jedem Unternehmen gibt es über die “Klassiker” hinaus weitere Dokumententypen, die ebenfalls archiviert werden sollen. Die Produktion arbeitet beispielsweise mit Stücklisten, CAD-Zeichnungen oder Maschinensteuerungsdateien, im Marketing sind Fotos und Videos an der Tagesordnung. Eine gute Archivierungssoftware legt alle bei Ihnen anfallenden Dokumententypen richtig ab und findet sie auch jederzeit schnell wieder. Erstellen Sie am besten eine Liste mit allen notwendigen Dokumententypen, die Ihr Unternehmen benötigt, sodass Sie schnell prüfen können, ob die infrage kommende Archivierungssoftware damit auch umgehen kann.
5. Elektronische Akten automatisch anlegen und verwalten
Elektronische Akten sind ideal, um alle Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch einem Projekt übersichtlich an einer Stelle zu bündeln. Alle wichtigen Informationen stehen zentral zur Verfügung und können abteilungs- oder standortübergreifend genutzt werden, ohne Papierakten von A nach B transportieren zu müssen. Deshalb sollte die Archivierungssoftware Ihrer Wahl die Möglichkeit bieten, mit elektronischen Akten zu arbeiten.
Ein gutes Archivsystem stellt außerdem komfortable Zusatzfunktionen zur Verfügung, um die Arbeit mit elektronischen Akten noch effizienter zu machen. Einige Beispiele:
- Automatische Anlage elektronischer Akten inklusive aller nötigen Unterverzeichnisse: Idealerweise muss der Mitarbeiter nur “Kundenakte anlegen” klicken und den Namen des neuen Kunden eingeben, damit das System die Kundenakte inklusive aller benötigten Unterverzeichnisse automatisch anlegt.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten: Dokumente in elektronischen Akten können mit einem Verfallsdatum versehen werden, nach dem das Dokument z. B. automatisch aus der Akte in ein Archiv verschoben wird.
- E-Mails automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen, beispielsweise anhand des Absenders oder Empfängers.
- Rechnungen, Lieferscheine und andere Dokumente ebenfalls automatisch in die passenden Akten integrieren.
FAZIT
Eine gute Archivierungssoftware archiviert Ihre Dokumente nicht nur, sondern bietet schon in der Kernkompetenz “Dokumente archivieren” nützliche Zusatzfunktionen, die Ihnen die Arbeit mit Dokumenten erleichtern.
