Der Begriff Homeoffice bekommt dieser Tage eine ganz neue Bedeutung. Aber was bedeutet das eigentlich genau? Welche Herausforderungen stellen sich mir, um einen produktiven Arbeitstag zu haben? Nach einer hitzigen Diskussion wegen eines kleinen Virus, der die ganze Arbeitswelt ins Homeoffice schickt, will ich dazu etwas loswerden:
Wir bieten: Homeoffice
Hört man sich um, ist vor allem die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten eine der beliebtesten und wichtigsten Varianten für flexibles Arbeiten in der modernen Welt. Doch die Hürden für die tatsächliche Anwendung sind oftmals immens. Besonders dann, wenn sie kurzfristig, effizient und produktiv gestaltet werden sollen.
Das liegt nicht immer an der technischen Ausstattung oder der vernünftigen Internetverbindung, auch wenn diese Faktoren sicher wichtig sind. Tatsächlich scheitert die Arbeit von zuhause in den meisten Fällen an der notwendigen Vorbereitung.
Aber alle Unterlagen sind im Büro ...
All die Informationen, Unterlagen und Pläne, die Sie für die tägliche Arbeit benötigen, liegen häufig nur in Papierform vor. Das bedeutet viel Stress: Steht ein Homeoffice-Tag an, müssen Sie zuerst Zeit und Gedanken daran verschwenden, die richtigen Unterlagen zu suchen. Ziehen Sie dabei alle Eventualitäten in Betracht – einmal daheim, können Sie auf fehlende Dokumente nicht mehr zugreifen.
Idealerweise bekommen Sie die Genehmigung Ihres Vorgesetzten und können anschließend alle Unterlagen kofferweise aus dem Firmengebäude tragen. Die Datenschutzprobleme spreche ich an dieser Stelle nicht an. Zuhause angekommen sind all diejenigen im Vorteil, die im Erdgeschoss wohnen oder einen Aufzug haben.
Homeoffice mit Tücken
Mitarbeiter digital denkender Unternehmen sparen sich die Schlepperei, schließlich gibt es für jede Anforderungen eine eigene Softwarelösung. Das verursacht allerdings ein ganz anderes Problem:
Zwar sind alle Dokumente und Akten digital vorhanden, allerdings in vielen verschiedenen Systemen verstreut. Immer wenn Sie ein Dokument benötigen, geht die Suche in verschiedenen Applikationen und Programmen los.
Wenn Sie Glück haben, finden Sie zumindest den Vermerk: “Dokument A liegt in Applikation B”. Das kann so weit gehen, bis Sie in Software “H” einen Hinweis finden, dass in Programm “Z” noch weitere wichtige Informationen liegen könnten…
Im besten Fall können Sie tatsächlich alle benötigten Programme aus dem Homeoffice erreichen. Falls nicht, rufen Sie einfach Ihre Kollegen an und bitten Sie, die notwendigen Informationen zu beschaffen. Damit machen Sie sich auf Dauer vermutlich genauso beliebt, wie ein “Defekt”-Schild an der Kaffeemaschine im Büro.
Schnell zurück ins Büro
Nach so einem Tag freut man sich wieder richtig darauf, ins Büro zu kommen. Ein erleichterndes Gefühl, alle Unterlagen wieder zurück an ihren Platz geschafft zu haben. Alles ist wieder dort, wo es hingehört.
Ihre Kollegen atmen auf – endlich können sie die Akten benutzen, die Sie gestern bei sich im Homeoffice gelagert haben. Die wichtige Arbeit kann mit dem Gefühl beginnen, alle Informationen in Griffweite zu haben.
Homeoffice wie ich es liebe
Und dann gibt es da noch ein paar Glückspilze, die diese Beschreibung für völlig überzogen und unrealistisch halten: Die wachen morgens auf und stellen fest, dass heute ein guter Tag für die Arbeit im Homeoffice ist. Alle notwendigen Informationen und Unterlagen sind jederzeit in einem zentralen, digitalen System zu finden. Das gilt nicht nur für den PC, sondern auch für das Tablet oder Smartphone.
Alle relevanten Informationen sind immer im Kontext der digitalen Dokumente gespeichert: die Diskussion mit den Kollegen zum aktuellen Projekt, E-Mails von Kunden oder zugehörige Termine. Das erspart Ihnen sowohl die Aktenschlepperei als auch regelmäßige Anrufe bei Ihren Kollegen.
