QR-Rechnungen automatisiert verarbeiten: Viele scheuen sich davor, das Thema anzugehen und noch mehr, sich von den Papierrechnungen zu trennen. Unternehmen, bei denen viel Zeit für die Verarbeitung von Rechnungen anfällt, sollten jetzt über die Einführung eines DMS nachdenken.
Sprechen Sie mal mit der Buchhaltung…
… und fragen Sie, wie viel Zeit dort für die gesamte Bearbeitung der Eingangsrechnungen benötigt wird. Sprechen Sie auch über Sammelrechnungen mit vielen Positionen, die manuell erfasst werden müssen. Fragen Sie nach, wie viel Zeit für das Suchen in Bundesordnern anfällt …
Führen Sie mit der QR-Rechnung ein DMS ein
QR-Rechnungen automatisiert verarbeiten in 5 Schritten:
- Update ERP Systeme
- Digitalisierung Rechnungseingang
- Einführung DMS
- Testing
- Roll-out und Information an Geschäftspartner
1. Update ERP Systeme
Die ERP Systeme müssen auf neue Versionen aktualisiert werden, damit dort die Rechnungen mit dem Swiss QR-Code erstellt werden können. Das heißt, Sie haben schon eine wichtige Voraussetzung für die digitale Rechnungsverarbeitung geschaffen.
2. Digitalisieren Sie den Rechnungseingang
Viele KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) haben noch einen hybriden Rechnungseingang: Das bedeutet, sie bekommen Rechnungen in Papierform und digital. Nehmen Sie die Umstellung auf QR-Rechnungen zum Anlass, sich von Papierrechnungen zu verabschieden.
Die Umstellung auf digital ist weniger aufwendig, als viele meinen. Im ersten Schritt wird der Workflow, in den die Rechnungen eingehen, erarbeitet. Es wird geschaut, welche Metadaten erfasst werden müssen. Es werden technisch alle Voraussetzungen geschaffen, damit die Rechnungen nur noch durch den Scanner müssen und dadurch digital im System sind. Rechnungen, die Sie digital per E-Mail erhalten, werden automatisiert dem Erkennungsprozess zugeführt. Somit liegen alle Rechnungen digital vor.
3. Führen Sie mit der QR-Rechnung ein DMS ein
Das DMS übernimmt die Erfassung/Erkennung, Zuordnung und Archivierung
Wenn alle Rechnungen digital im System sind, geht es an den Verarbeitungsprozess im DMS. Dieser wird so konfiguriert, wie er im Tagesgeschäft auch ist. Die Freigabe der Rechnung erfolgt zum Beispiel nach dem Vier-Augen-Prinzip. Das bedeutet, dass die Rechnung durch mindestens zwei Personen geprüft wird. Wenn Sie mehr wünschen, passen wir den Workflow entsprechend an. Weitere Details zur Rechnungsverarbeitung im DMS finden Sie hier.
Übergabe an die Kreditorenbuchhaltung
Nachdem alle Rechnungen im DMS erfasst, geprüft und freigegeben wurden, werden sie direkt in die Finanzbuchhaltung überführt. Häufig sind das die Hersteller Sage, Abacus oder Topal Solutions. Grundsätzlich lässt es sich mit allen Finanzbuchhaltungssystemen verbinden. Die technischen Voraussetzungen für die Verarbeitung der QR-Rechnungen sind mit dem Update bereits erfolgt. Mit dem Zahlungslauf der Finanzbuchhaltungen werden die Daten an die Bank zur Zahlung übermittelt.
4. Testing
Kein Go-live ohne Test. Bevor der digitale Rechnungsprozess live geht, wird er im Vorfeld auf Herz und Nieren geprüft. In Abstimmung mit dem Hersteller der Finanzbuchhaltung prüfen wir alle Funktionalitäten. Das Ganze erfolgt in einer produktivnahen Testumgebung. Somit können noch Anpassungen vorgenommen werden und einem erfolgreichen Live-Gang steht somit nichts im Wege.
5. Roll-out und Infos an Kunden
Kündigen Sie den neuen Rechnungsprozess Ihren Geschäftspartnern an. Sollte im Fall der Fälle doch etwas nicht reibungslos funktionieren, dann kann dies schneller zugeordnet werden. Die Buchhaltung gibt Bescheid und Sie können schnell reagieren. Unser Support steht Ihnen zur Seite.
Die Vorteile überwiegen
Verbinden Sie mit der Einführung der QR-Rechnungen die Anbindung an ein DMS. Der „Return on Investment“ (ROI) ist Ihnen sicher.
- Skontofristen werden nicht mehr versäumt
- Hohe Zeitersparnis beim Suchen & Finden
- Schnellerer Rechnungslauf
- Geringere Fehlerquote durch digitale Rechnungserfassung
- Weniger Platzbedarf für Archive
- Beitrag zur Nachhaltigkeit und Schonung der Wälder
- Revisionssichere Archivierung
NOVISTA unterstützt die Markteinführung der QR-Rechnung
NOVISTA GmbH
Mittelstrasse 3
2500 Biel/Bienne
Telefon: +41 (0) 32 343 3003
Hans-Ulrich Stämpfli von NOVISTA betreut seit vielen Jahren KMUs in der Schweiz bei der Einführung von DMS Software.
„Wir betreuen einen Kunden mit 60 Mitarbeitern, 2 SachbearbeiterInnen erfassten ohne agorum DMS ca. 100 Rechnungen pro Woche manuell in Sage 50 Extra. Die Freigaben wurden noch mittels Aktenmappe eingeholt. Sie haben nun den Prozess mit dem agorum Rechnungseingangsworkflow umgesetzt und sparen nicht nur Zeit, sondern finden die digitalisierten Rechnungen auch direkt in Sage 50 extra oder natürlich auch über das information center in agorum.
Aktenschränke mit Bundesordner voller Papierrechnungen gehören langsam der Vergangenheit an, vorausgesetzt eine Verfahrensdokumentation ist für diesen Prozess erstellt.“
Der richtige Zeitpunkt ist jetzt
Mit NOVISTA haben Sie erfahrene Spezialisten zur Seite, die Sie kompetent bei der Umstellung zum papierlosen Büro begleiten.
