Vor der Freigabe von Eingangsrechnungen steht immer die Rechnungsprüfung, denn natürlich möchte ein Unternehmen nur die Ware bezahlen, die erstens bestellt wurde und für die zweitens auch ein Wareneingang verbucht ist. So weit, so klar. Weil Unternehmen aber in der Regel vorsteuerabzugsberechtigt sind, muss eine Eingangsrechnung außerdem den formalen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Die Frage “Was muss auf einer Rechnung stehen?” stellt sich also für jeden, der Lieferantenrechnungen bekommt und die darin enthaltene Vorsteuer abziehen möchte. Wer die leidige Rechnungsprüfung am liebsten vollautomatisch erledigen möchte, liest hier weiter, für alle anderen folgen nun die Pflichtangaben auf einer Rechnung.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Die Pflichtangaben auf einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz geregelt, genauer gesagt in § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei Rechnungen über 250 Euro brutto von den sogenannten Kleinbetragsrechnungen, die unter diesem Betrag liegen.
Eine Rechnung über 250 Euro brutto muss demnach die folgenden Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen (inklusive korrekter Rechtsform!) und die Anschrift sowohl des Rechnungsstellers als auch des Leistungsempfängers
- die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen, z.B. Rabatte, Boni oder Skonti
- Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag, alternativ der entsprechende Hinweis auf eine Steuerbefreiung (z.B. aufgrund der Kleinunternehmerregelung)
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Vorschriften. Sie müssen lediglich die folgenden Angaben enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, also des Rechnungsstellers
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe
- Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Natürlich gibt es sowohl für “normale” Rechnungen als auch für Kleinbetragsrechnungen zahlreiche Ausnahmen und Sonderregelungen, die den Rahmen dieses Beitrags sprengen würden. Tiefergehende Informationen finden Sie beispielsweise auf der Website der IHK Stuttgart und sicherlich auch bei der für Sie zuständigen Kammer.
Was passiert, wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?
Wie oben bereits angesprochen, sind die Pflichtangaben notwendige Bedingung für den Vorsteuerabzug. Die Folge fehlender Rechnungsbestandteile ist daher ganz einfach: Fehlt mindestens eine der oben genannten Angaben, berechtigt die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug. Eingangsrechnungen sollten also nicht nur sachlich, sondern auch formal geprüft werden, ansonsten kann das Unternehmen unter Umständen auf sehr hohen Vorsteuerbeträgen “sitzen bleiben”.
Die gute Nachricht: Wenn Sie ein modernes Dokumentenmanagement-System haben, können Sie die Rechnungsprüfung sogar automatisch vornehmen lassen.
Rechnungsprüfung automatisieren mit Ihrem DMS
Der Wunsch liegt nahe, die Rechnungsprüfung mithilfe eines DMS zu automatisieren. Schließlich sind im Dokumentenmanagement-System Rechnung, Lieferschein und Bestellung sowieso schon erfasst. Ein Abgleich der drei Dokumente wird für jeden Lieferanten einmal eingerichtet und funktioniert dann weitestgehend automatisch.
Die Pflichtbestandteile einer Rechnung können Sie in einem solchen Abgleich gleich mit prüfen lassen, denn Ihr DMS enthält bereits alle Daten, die es dafür braucht. Der vollständige Name und die korrekte Adresse des Lieferanten bzw. des eigenen Unternehmens liegen beispielsweise in der Stammdatenbank. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identnummer sind in der Regel als solche bezeichnet, so dass Ihr DMS einfach nur die Rechnung nach diesen Angaben durchsuchen muss. Ebenso die Umsatzsteuer. Auch das Rechnungsdatum erkennt ein gutes DMS als solches und für die Rechnungsnummer hat jeder Lieferant eine bestimmte Syntax, die einmal im System hinterlegt und in Zukunft zuverlässig erkannt wird.
Korrekte Rechnungen gehen entweder automatisch in die Kontierung oder werden dem Mitarbeiter nochmals zur abschließenden Freigabe angezeigt. Jede Rechnung, auf der einer der gesetzlichen Bestandteile falsch ist oder ganz fehlt, schiebt das DMS automatisch ins Postfach des entsprechenden Mitarbeiters, der dann entweder beim Lieferanten reklamiert oder die Rechnung im Zweifelsfall auch manuell freigeben kann. Der Mitarbeiter hat also die volle Kontrolle über den Prozess, die lästige Arbeit erledigt aber Ihr DMS.
