Die wichtigste Eigenschaft beim Austausch von Daten ist die Sicherheit. Die ist nur dann gegeben, wenn die Hoheit über die Daten ausschließlich beim Unternehmen liegt und bleibt. Datenaustausch weiter gedacht bedeutet heute allerdings mehr als nur das Teilen von Daten. Moderne Funktionalitäten bieten den Anwendern kollaborativen Austausch direkt am Dokument.
Software für modernen Datenaustausch: 5 wichtige Faktoren
- Datenaustausch mit externen Anwendern
- Datenaustausch mit internen Anwendern
- Sicherheit der Daten
- Kollaboration und mobiles Arbeiten
- Schnell implementiert und sofort einsatzfähig
1. Datenaustausch mit Externen
Beispiel: Rechnungen dem Finanzamt zur Verfügung stellen
Das Finanzamt möchte im Rahmen einer Prüfung Rechnungen von einem bestimmten Zeitraum einsehen. Während früher die Unterlagen von der Buchhaltung mühevoll zusammengesucht wurden, wird es mit dem dataroom sehr einfach. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihre Daten verschlagwortet und strukturiert abgelegt sind. Über Filterfunktionen wählen Sie dann den Zeitraum und die gewünschten Dokumente aus. Das Ergebnis – die Ordnerstruktur mit allen Rechnungen – bekommen Sie in wenigen Sekunden.
Diese Selektion wird dann in den dataroom verlinkt. Die Sachbearbeiter vom Finanzamt bekommen per E-Mail einen passwortgeschützten Link, über den Sie die Rechnungen im dataroom einsehen können. Dieser papierlose Prozess ist auch für die Finanzbeamten angenehmer und effizienter.
Das Finanzamt bekommt Leserechte
2. Datenaustausch intern
Beispiel: Bewerbungsprozess mit mehreren Abteilungen
Bei Bewerbungsverfahren sind in der Regel mehrere Abteilungen/Personen involviert. Die HR-Abteilung sichtet die Bewerbungsunterlagen und geht in die Abstimmung mit dem Fachbereich. Sehr häufig läuft diese Abstimmung über E-Mails ab. Es entstehen Kettenmails mit den Bewerbungsunterlagen im Anhang. Das sind personenbezogene Daten. Die E-Mails werden von jedem Sachbearbeiter nach Sichtung in seinem Mailprogramm in den Ordner “Bewerbungen” geschoben. Das bedeutet, das PDF mit den personenbezogenen Daten ist mehrfach an verschiedenen Stellen gespeichert. Dieses Vorgehen macht die Einhaltung der DSGVO sehr schwierig.
So geht es besser
Die HR-Abteilung teilt die Bewerbungsunterlagen mit den weiteren Abteilungen in einem geschützten dataroom. Es wird ein Link mit Zugangsdaten, Passwort und entsprechender Berechtigung an die Entscheider verschickt. So ist sichergestellt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Einblick in die personenbezogenen Daten haben. Die Abstimmung erfolgt nun in dem geschützten Bereich. Zum Beispiel kann die HR Abteilung Rückmeldung vom ersten Telefonat geben und Terminvorschläge für das Vorstellungsgespräch mitteilen. Die Fachbereiche können ebenfalls mit der Notizfunktion reagieren. Die gesamten Absprachen und Koordination ist von allen mit entsprechender Berechtigung einsehbar. Ist der Vorgang abgeschlossen, wird er aus dem dataroom genommen und ist wieder im alleinigen Hoheitsgebiet der HR-Abteilung. Dort werden die personenbezogenen Daten rechtskonform weiter verwaltet.
Lese- und Schreibrechte für kollaboratives Arbeiten
3. Die Sicherheit beim Datenaustausch
Unternehmen müssen ihren Daten höchsten Schutz zukommen lassen. Das geschieht zum einen aus Eigeninteresse, zum anderen aber auch wegen rechtlicher Verpflichtungen. Datenaustausch heute bedeutet, der immer stärker werdenden mobilen Arbeitsweise Rechnung zu tragen: Datenaustausch via Smartphone und Tablett muss denselben Sicherheitsstandard wie im Büro erfüllen.
Beim Filesharing über den agorum core dataroom verlassen die Daten das System nicht, sondern sind während des gesamten Prozesses unter Ihrer Kontrolle. Ein ausgereiftes Berechtigungskonzept managt alle Zugriffe. Es können Lese- und Schreibrechte vergeben werden. In Kombination mit den Kollaborations-Funktionen eignet sich der dataroom – neben dem klassischen Datenaustausch – besonders für vertrauliche Vorgänge.
4. Collaboration und mobiles Arbeiten
Integrierte Collaboration-Funktionen ermöglichen die vernetzte Zusammenarbeit im Unternehmen. Abstimmungen finden direkt am Dokument statt. Das heißt, alle Personen mit entsprechender Berechtigung stehen im kontextbezogenen Dialog miteinander.
Für mobiles Arbeiten ist die Kombination mit der App agorum boost ideal geeignet, um zum Beispiel Fotos vor Ort hochzuladen. Handwerker, Gutachter oder Pflegepersonal können Bilder mit dem Smartphone aufnehmen und direkt ins System speichern. Dabei greift die App immer auf Ihre zentral gespeicherten Daten zu und nicht wie viele andere Lösungen auf Speicherorte, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist dadurch gewährleistet.
5. Schnell implementiert und einsatzfähig
Kunden, die agorum core bereits verwenden, können das neue Plugin mühelos installieren und einfach in Betrieb nehmen. Eine ausführliche Dokumentation hilft Ihnen Schritt für Schritt dabei. Mit dem dataroom können Sie ihre bisherige Software für Datenaustausch ablösen und haben eine Insellösung weniger.
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Im Rahmen einer Online-Demo stellen Ihnen unsere Experten das Plugin in Aktion vor. Sie werden sehen, es ist viel mehr als das reine Austauschen von Daten. Jetzt Termin vereinbaren.
