Papier. Ein vor Jahrtausenden entwickelter Werkstoff aus Faserstoffen, der heute überwiegend aus Holz gewonnen wird. Es ist multifunktionell einsetzbar, z.B. für Verpackungen, Hygiene oder auch zum Beschreiben und eigentlich eine geniale Erfindung. Ist Papier heutzutage aber immer noch die erste Wahl zum Speichern von Informationen, die schnell und geographisch unabhängig verfügbar sein sollen? Oder gibt es auch Nachteile, wenn Informationen nur auf Papier stehen?
Papier ist statisch
Das Papier liegt an einem bestimmten Ort. Was ist nun, wenn man nicht mehr Zuhause oder im Büro oder unterwegs ist? Sofern kein zweiter Ausdruck oder eine Kopie an einem anderen Ort vorliegt, lässt sich das Dokument nur an einem Ort einsehen. So viele Ordner kann man nicht mit herumschleppen, gerade, wenn viele Informationen vorhanden sind…
Und wenn man mal schnell etwas nachschauen oder automatisiert ablegen möchte? Eine Durchsuchbarkeit nach Keywords wie z.B. Namen, Auftrags- oder Projektnummern etc. ist nicht realisierbar und macht es daher schwer, sich schnell zurechtzufinden. Digitale Workflows oder eine automatische Weiterverarbeitung sind auch nicht möglich, da die Daten nicht maschinell durchsuchbar sind.
Digitale Daten stehen per Knopfdruck parat
Aber auch privat ist es komfortabel, Dokumente einzuscannen und bei Bedarf sich sogar bequem auf einem mobilen Endgerät anzeigen zu lassen. Wie war nochmal die Kundennummer bei einer bestimmten Firma oder wie lautet meine Steuernummer? Solche Fragen lassen sich mit digitalisierten Unterlagen bequem abrufen. Mit dem richtigen System im Hintergrund lassen sich, z.B. für die Steuer, alle benötigten Dateien über das Jahr im einem Ordner verlinken und man hat zum Stichtag alle Unterlagen parat – und den Kopf frei für andere Themen.
Wie bekomme ich die Daten in eine digitale Form? Wie scanne ich sie am besten ein?
Die Auswahl und auch die Anwendungsfälle sind natürlich riesig: Von hochauflösenden Flachbettscannern bis zum einfachen Multifunktionsdrucker mit Dokumenteneinzug, lässt sich je nach Einsatzzweck das ideale Modell finden.
Sollen ab und an einzelne Seiten eingescannt werden, dann reicht ein Flachbettscanner, bei dem manuell das Dokument aufgelegt und eingescannt wird. Sollen aber mehr als ein Dokument oder gleich stapelweise Dokumente digitalisiert werden, ist ein Einzugsscanner die richtige Wahl, der dabei einen Stapel Papier automatisch Blatt für Blatt einscannt.
Das beste Beispiel: das Archiv
Ein anderes Schwergewicht ist z.B. ein Firmenarchiv. Dort verstauben, oft in Hunderten von Ordnern mit unterschiedlichsten Inhalten, Datenschätze, auf die nur selten zugegriffen wird, da es zu umständlich und unbequem ist. Was tun? Um nicht den Azubi über Wochen oder Monate sinnlos damit zu beschäftigen, Ihr jahrelang angesammeltes Archiv auf einen Schwung zu scannen, gibt es mittlerweile viele Anbieter, die die Papierberge bei Ihnen abholen und digital zur Verfügung stellen.
Scannen auch von unterwegs
Noch ein Tipp für diejenigen, die viel unterwegs sind und keinen klobigen Scanner mit sich herumtragen wollen: Es gibt inzwischen leistungsfähige und empfehlenswerte Apps für Smartphones und Tablets, wie z.B. Scanbot, die durch die hochauflösenden Kameras ordentliche Bildqualität liefern und auch optisch anzeigen, ob Sie das Smartphone richtig und ruhig genug halten.
Nach dem Scannen ist vor dem Scannen
Alle Scanner und Apps haben aber eins gemeinsam: eine leistungsfähige Software. Diese übernimmt die notwendige Nachbearbeitung: Den Scan schärfen, zuschneiden, als PDF- oder JPG-Datei etc. speichern, teilweise automatisch ganze Texte erkennen (OCR) oder die automatische Verknüpfung zum E-Mail-Client, FTP-Server, WebDAV-Ordner oder Netzlaufwerk herstellen.
Prima, die Dokumente sind digitalisiert, nur wie geht es jetzt weiter? Wie soll der Dateiname lauten und welche Ordnerstruktur passt nun am besten, um etwas Ordnung reinzubringen? Da kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) helfen.
Das Scannen von Dokumenten ohne DMS ist zwar schon ein guter Schritt für eine stabile Basis, allerdings können noch nicht alle Vorteile der Digitalisierung genutzt werden. Und da gibt es viele: Volltextsuche, revisionssichere Ablage, Versionierung, Workflows, Automatisierung… nur um einige zu nennen.
Ab jetzt wird alles einfacher
Zudem lassen sich die eingescannten Dokumente im DMS mit Keywords in den Metadaten ergänzen, damit die nachträgliche Suche vereinfacht wird. Ein DMS kann sogar lernfähig sein, so lässt sich agorum core beispielsweise trainieren, Informationen wieder zuerkennen. Dies funktioniert z.B. so: Rechnungen eines bestimmten Lieferanten haben im Dokument immer an der gleichen Position die Rechnungsnummer stehen. Die Position wird einmal trainiert und ab dann automatisch ausgelesen. Diese ausgelesenen Werte stehen direkt zur Verfügung. Damit kann einem Benutzer schon beim Einfügen in das DMS automatisch viel Arbeit abgenommen werden.
Und? Haben Sie Lust noch mehr über weitere Leistungsmerkmale oder Funktionen zu erfahren? Dann sprechen Sie uns gerne unter +49 (0) 711 358718-0 an.
