Dokumentenbezogene Geschäftsprozesse optimieren – dafür ist das DMS agorum core die ideale Software. Schlüsselworte in diesem Kontext sind:
- Versionsverwaltung
- Kommunizieren am Dokument über Chatfunktion
- Prozesse über Workflows
- Automatisierte Prozesse
Dokumentenbezogene Geschäftsprozesse
Alle Abteilungen und Bereiche eines Unternehmens sind wie ein neuronales Netz miteinander verbunden und tauschen Daten / Informationen miteinander aus. Im Idealfall mit so wenig wie möglich unterschiedlichen Applikationen, denn das bedeutet viele Schnittstellen, viel Administrationsaufwand und hohe Kosten. Das Dokumentenmanagement agorum core ist als zentrales System konzipiert und vermeidet den Einsatz von Insellösungen. Folgende Funktionen unterstützen die Anwender in ihrem Tagesgeschäft, um die dokumentenbezogenen Geschäftsprozesse zu vereinfachen:
1. Versionsverwaltung
Einer der häufigsten Effizienzkiller dürften Dokumente sein, die in unzähligen, unterschiedlichen Versionen existieren. Hauptgrund ist meist, dass ein Dokument – wie heute immer noch an vielen Stellen üblich – per E-Mail verschickt und von unterschiedlichen Personen bearbeitet und an unterschiedlichen Stellen abgespeichert wird.
Im DMS agorum core können Sie beliebig auf die Historien eines Dokuments zugreifen
Das Dokumentenmanagement agorum core legt Dokumente zentral im DMS in einer elektronischen Akte ab. Alle Personen arbeiten nur mit diesem Dokument. Das DMS legt dabei nach einem Bearbeitungsprozess eine Historie des Dokuments an, sodass Sie bei Bedarf jederzeit auf die unterschiedlichen Bearbeitungsstände der Datei zurückgreifen können. Damit vermeiden Sie unterschiedliche Versionen an unterschiedlichen Stellen und entlasten nebenbei auch noch Ihren E-Mail-Server, da das Herumschicken der Dokumente entfällt. Für die Kommunikation im Kontext eines Dokuments untereinander bietet das DMS agorum core eine Chatfunktion, die wir nachfolgend beschreiben.
2. Kommunizieren am Dokument über Chatfunktion
Interne Abstimmungen zu einem Dokument erfolgen im DMS agorum core über die Chatfunktion. Dort können Sie zum Beispiel an die Exceltabelle mit der Jahresplanung über das Kontextmenü eine Notiz anheften und dem Kollegen schreiben, er möge seine Zahlen ergänzen. Der Chatverlauf ist für alle berechtigten Personen einsehbar und dient auch der Nachvollziehbarkeit, wenn zu einem späteren Zeitpunkt Fragen auftauchen.
Lückenlos nachvollziehbar
Die Chatfunktion ist ein Multitalent und kann die interne Kommunikation in sämtlichen Bereichen steuern:
- an Dokumenten
- an Vorgängen, Projekten oder Aufgaben uvm.
- an E-Akten
- über das Schwarze Brett für allgemeine Informationen
Ein weiterer großer Vorteil ist der ressourcenschonende Umgang mit den Speichermedien. Denken Sie nur an große Dateien, die intern verschickt werden und Mailarchive belasten.
3. Prozesse über Workflows
Auch die Verteilung von eingehenden Dokumenten und Informationen können Sie mit einem DMS häufig wesentlich effizienter gestalten:
Posteingang
Post, die auf Papier eingeht, sollten Sie am besten gleich beim Posteingang digitalisieren und per elektronischem Workflow im Unternehmen verteilen, zum Beispiel Rechnungen direkt an die Buchhaltung oder Bestellungen an den Vertrieb. Statt lange unterwegs zu sein, sind die Dokumente innerhalb von Sekunden an der richtigen Stellen und stehen bei Bedarf gleichzeitig mehreren Mitarbeitern zur Verfügung – ohne dass Kopien angefertigt werden müssen.
E-Mail-Eingang
Ganz ähnlich verfahren Sie auch mit E-Mails, hier entfällt nur der Schritt der Digitalisierung. Eingehende E-Mails kann ein DMS entweder vollautomatisch elektronischen Workflows zuordnen, z. B. in ein eigenes Postfach für Rechnungen. Oder aber der Empfänger ordnet die E-Mail manuell dem gewünschten Workflow zu.
Der Workflow gibt den Weg vor
Egal ob elektronisch oder auf Papier eingegangen, die Dokumente nehmen immer den im Workflow vordefinierten Weg. Eine Rechnung kann zum Beispiel zunächst zur Freigabe in die Fachabteilung geschickt werden, wo sie ggf. über mehrere Stufen geprüft wird, bevor sie an die Buchhaltung weitergeleitet wird. Mit den elektronischen Workflows behalten Sie immer die Kontrolle, was mit einem Dokument geschehen soll, und Sie sehen jederzeit, was bereits damit gemacht wurde – jeder Schritt wird nachvollziehbar protokolliert.
4. Automatisierte Prozesse
Viele dokumentenbezogene Prozesse lassen sich mittlerweile auch komplett automatisieren. Mit einem DMS können Sie etwa einheitliche Aktenstrukturen anlegen lassen, statt mühsam jedes Mal die Struktur einer Kundenakte neu anzulegen oder zu kopieren.
Aber auch komplexere Workflows wie ein Rechnungsdurchlauf lassen sich teilweise oder komplett automatisieren. Zum Beispiel kann das DMS agorum core eine Rechnung selbstständig rechnerisch prüfen, die Stammdaten und die einzelnen Positionen gegen die Kundendaten, die Bestellung und den Lieferschein im ERP-System abgleichen sowie feststellen, ob alle USt-relevanten Daten enthalten sind.
Dokumente oder Aufgaben, die regelmäßig bearbeitet oder geprüft werden müssen, etwa in der Vertragsverwaltung, können über Wiedervorlageworkflows gesteuert werden. Zu einem definierten Zeitpunkt wird Ihnen das Dokument automatisch zur Bearbeitung vorgelegt.
Lernen Sie das DMS agorum core kennen
Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren möchten und eine professionelle Enterprise-Lösung suchen, sind herzlich eingeladen, das DMS agorum core im Rahmen einer Online-Demo kennenzulernen. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
