Dokumentenlenkung wird in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Weil die Anzahl der zur Verfügung stehenden Informationen und Dokumente dank Internet, E-Mail und Co. exponentiell steigt, verbringt der einzelne Mitarbeiter immer mehr Zeit damit, die für ihn wichtigen Informationen aus dem Datenberg herauszufiltern. Zeit, die ihm für seine eigentlichen Aufgaben fehlt. Wie eine intelligente Dokumentenlenkung ihm diese Zeit wieder zurückgibt, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag zeigen.
Dokumentenlenkung als Königsdisziplin der Informationsbereitstellung
Kamen Informationen früher ausschließlich auf Papier im Unternehmen an, stehen heute weitaus schnellere Kanäle zur Informationsverteilung bereit. E-Mails haben den Geschäftsbrief weitgehend abgelöst, Rechnungen werden als PDF versandt und Fotos oder technische Zeichnungen stehen ebenfalls digital zur Verfügung. Um Informationen zu finden, müssen die Mitarbeiter nicht mehr in verstaubten Kellerarchiven wühlen, sondern können vom Schreibtisch aus ihr Dokumentenmanagement-System befragen. Von den Möglichkeiten des jeweiligen DMS hängt es dann ab, ob und wie schnell die Informationen gefunden werden.
Die automatische Dokumentenlenkung als Königsdisziplin der Informationsbereitstellung geht sogar noch einen Schritt weiter: Ihr Ziel ist es, dass jeder Mitarbeiter automatisch alle Dokumente und Informationen bekommt, die er für seine Arbeit braucht, ohne danach suchen oder die gewünschten Daten mühsam aus einem riesigen Datenberg herausfischen zu müssen.
Vorteile der elektronischen Dokumentenlenkung
- Es müssen keine Papierdokumente mehr händisch durchs Unternehmen transportiert werden. Die gute alte Hauspost hat ausgedient, weil die Dokumente auf dem elektronischen Weg viel schneller am Bestimmungsort ankommen als ein Mensch oder Rohrpostsystem sie zustellen kann.
- Alle wichtigen Informationen sind zur rechten Zeit am richtigen Ort. Entscheidungen können schneller und fundierter getroffen werden, wenn aktuelle und valide Daten zur Verfügung stehen.
- Dokumente können parallel bearbeitet werden, Freigabeprozesse werden extrem beschleunigt. Im Gegensatz zu Papierdokumenten können elektronische Dokumente an mehreren Orten gleichzeitig sein. Muss eine Rechnung beispielsweise von mehreren Personen freigegeben werden, wird sie vom DMS an alle Personen gleichzeitig geschickt, die ihre Freigabe parallel erteilen können.
So einfach funktioniert die Dokumentenlenkung mit einem guten Dokumentenmanagement-System
Scannen
Um vom Transport Ihrer Papierdokumente auf eine effiziente Dokumentenlenkung umzustellen, brauchen Sie lediglich einen handelsüblichen Scanner und ein Dokumentenmanagement-System, das in der Lage ist, automatische Workflows auszuführen, mit deren Hilfe die eingescannten Dokumente gezielt durchs Unternehmen geleitet werden.
Digitalisieren und zuordnen
Die Papierdokumente werden sofort beim Eingang ins Unternehmen eingescannt und im DMS gespeichert. Einmal im DMS gespeichert, lassen sie sich automatisch elektronischen Akten zuordnen, in die “Postfächer” einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen legen und in Abläufe integrieren. Typische Geschäftsprozesse, die Sie so automatisieren und überwachen können, sind z.B. die Rechnungsverarbeitung, unterschiedlichste Freigabeprozesse, der Posteingang, Vertragsverwaltungen, die Wiedervorlage von Dokumenten oder die revisionssichere Ablage.
Revisionssicher archivieren
Ein gutes DMS kann natürlich auch elektronisch vorhandene Dokumente aus anderen Systemen “abholen”, revisionssicher speichern und in Workflows integrieren. Beispielsweise werden E-Mails und deren Anhänge vollautomatisch in die entsprechenden elektronischen Akten integriert. Rechnungen gleicht das DMS selbstständig mit der entsprechenden Bestellung aus dem ERP-System ab. Verträge werden rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist bzw. der automatischen Verlängerung im Postfach des entsprechenden Mitarbeiters angezeigt, so dass er entscheiden kann, ob der Vertrag verlängert oder gekündigt werden soll. Diese und viele anderen wiederkehrenden Aufgaben werden durch eine effiziente Dokumentenlenkung beschleunigt, integrierbare Prüfprozesse sorgen für richtige, valide Daten und tragen so zur Datenqualität im Unternehmen bei.
Lernen Sie das DMS agorum core kennen
Wenn Sie live erleben möchten, wie schnell und einfach die automatische Dokumentenlenkung funktioniert, vereinbaren Sie einen Termin für eine Online-Demo. Wir freuen uns auf Sie!
