Bei der Auswahl der richtigen Software stehen viele IT-Verantwortliche vor einem Dilemma. Wählen sie ein Produkt aus dem Regal, erhalten sie ausschließlich die enthaltenen Standardfunktionen. Entscheiden sie sich für eine Lösung, die sich an ihren individuellen Abläufen und Bedürfnissen orientiert, sind sie meist gezwungen, sie speziell anpassen zu lassen. Beim Erzeugnis von der Stange drohen resignierte Anwender und ineffiziente Prozesse. Im anderen Szenario erwarten Sie unter Umständen hohen Kosten für das Customizing, bei dem schlimmstenfalls Insellösungen entstehen, die nicht updatefähig sind. Im besten Fall wählen Sie eine Software, die im Standard flexibel anpassungsfähig ist. Sie sollte, nach Ihren Wünschen konfiguriert, genau das tun, was Sie möchten.
agorum core ist eine Business-Software, keine Smartphone-App, die mit einem einzigen »Tap« oder »Klick« installiert ist und sofort das erledigt, was der Administrator anstrebt. Das Dokumentenmanagement-System wird in der Regel, wie andere Produkte mit solch einem Funktionsumfang, an das Einsatzszenario angepasst. Jedoch funktioniert das mit agorum core wesentlich müheloser und flotter als mit vergleichbaren Lösungen. Die Anpassungen erfolgen mit Konfigurationen, nicht über Umbauten an der Kern-Software. Damit verhindern wir die oben genannten Insellösungen, die nur mit exorbitantem Aufwand auf aktuellere Versionen mit neuen Funktionen und Modulen updatebar sind.
Eine weitere, für Administratoren und Entwickler attraktive Methode, das DMS anzupassen, ist JavaScript. Unsere Softwareentwickler bezeichnen die dafür serverseitig in agorum core implementierte Engine als Schlaraffenland für Skripter. Ohne überpowerte Entwicklungstools passen Sie Verhaltensweisen des Systems, Prozesse, Workflows und Oberflächen individuell an die eigenen Bedürfnisse an. Wie leistungsfähig die JavaScript-Engine ist, möchten wir Ihnen anhand einiger Beispiele erläutern.
Metadaten erfassen, prüfen und für die automatische Weiterverarbeitung nutzen
Beliebt sind JavaScripte beispielsweise, um Daten aus erfassten Dokumenten zu extrahieren, zu prüfen und als Metadaten an das Objekt anzuhängen. Beziehungsweise die Metadaten dazu zu nutzen, die Dokumente regelbasiert weiterzuverarbeiten. Bei Rechnungen berechnet ein Skript, ob Summen fehlerlos aufaddiert sind, oder prüft, ob die Mehrwertsteuer korrekt ist. Auch andere Datenbanken zapfen JavaScripte an, um Vergleichswerte, wie die Menge der bestellten Waren aus dem ERP heranzuziehen und mit der Rechnung zu vergleichen.
Wohin er die Rechnung ablegen muss, erkennt der Workflow anhand der ausgelesenen Absenderadresse. Ist die Akte noch nicht vorhanden, legt ein Skript anhand der Metadaten ein neues Verzeichnis mit der Strukturvorgabe für Lieferantenakten an. In einem anderen Beispiel liest ein Skript Monat und Jahr als Metadaten aus jpg-Dateien aus und legt dafür automatisch ein Verzeichnis an, in dem es die Bilder dann ablegt. Das alles funktioniert wenig überraschend genauso mit E-Mails, die auf diese Weise automatisch in den gewünschten Akten abgelegt werden.
Custom Services einrichten
Externe Programme übermitteln über die JavaScript-Engine Daten an agorum core. Mit dem Messenger Telegram schicken Anwender beispielsweise Nachrichten an einen dafür eingerichteten Bot, der daraus automatisiert eine Aufgabe im DMS erstellt. Oder eine im Bestellsystem angelegte Bestellung eines Neukunden löst über JavaScript eine Aktion in agorum core aus, die für den neuen Kunden eine Bestellakte im DMS anlegt. Für Systembetreuer, die in der Lage sind, ein bisschen zu skripten, sind in der Anpassung des Systems praktisch keine Grenzen gesetzt!
Funktionen in Kontextmenüs einbauen
Alle Aktionen, die in den Kontextmenüs der Weboberflächen von agorum core ausgelöst werden, sind mit JavaScript realisiert. Eigene Funktionen sind somit im Nu ausgeführt. Dokumente erstellen, eine Datei in PDF konvertieren und an eine E-Mail anhängen, eine Messenger-Mitteilung schreiben eine neue Akte anlegen,… auch hier ist agorum core hochflexibel per JavaScript anpassbar.
Anbindung von externen Datenquellen
Auch Daten aus externen Datenbanken, Tabellen oder Textdateien können per JavaScript in das DMS eingebunden werden. Beispielsweise holt sich ein Skript per REST-Service mandantenabhängige Kostenstellen aus einer Buchhaltungssoftware und stellt diese in einer Dropdown-Box zur Auswahl dar. Das funktioniert in gleicher Weise mit Listen aus csv- oder txt-Dateien.
FAZIT
Mit der agorum core JavaScript-Engine customizen Sie Ihr Dokumentenmanagement-System nach Belieben. Weit über die genannten Beispiele hinaus können Sie JavaScript nahezu überall im DMS dazu einsetzen, Ihre Wünsche und Anforderungen abzubilden. Das Ergebnis: Ihr DMS, das sich zu 100 Prozent an Ihr Unternehmen anpasst, aber jederzeit updatefähig bleibt.
