Dokumentenmanagement-Software (DMS) kann im Tagesgeschäft viel Arbeit abnehmen: Termine überwachen, Aufgaben strukturieren oder einen schnellen Überblick zu einem Kunden oder Vorgang geben. Was die kleinen Helfer alles können, beschreiben wir in diesem Beitrag.
DMS Software: Ihr persönlicher Assistent
DMS Software wird oft als Archiv assoziiert, was auch bis heute ein häufiger Anschaffungsgrund ist. ABER: Moderne DMS Software hat sich im Laufe der Zeit zu hoch entwickelten Systemen gemausert und kann sämtliche Unternehmensprozesse voll automatisiert abbilden. Heute sprechen wir über die “kleinen Helfer”, die im Tagesgeschäft große Hilfe leisten.
1. Wiedervorlagen: Nie wieder eine Frist verpassen
In vielen Abteilungen in einem Unternehmen geht es um Termine und Fristen, die regelmäßig wiederkehren. Werden diese nicht rechtzeitig bearbeitet, kann der Schaden mit unter groß und teuer sein. Typische Themen, wo Fristen versäumt werden können, sind unter anderem:
- Verträge (Laufdauer)
- Rechnungen (Zahlungsziel, Skonto)
- Personalakten (z. B. Nachweispflichten, Personalgespräche)
- Projektakten (Termine, Freigaben, Aufgaben)
- Schriftverkehr (Fristen)
Ein gutes DMS ermöglicht es, für jedes Dokument direkt beim Speichern festzulegen, wann Sie es wieder vorgelegt haben möchten. Mehr noch: Im Gegensatz zur Papiermappe können Sie bei der elektronischen Wiedervorlage auch Eskalationsstufen einbauen. Wenn z. B. der zuständige Mitarbeiter Urlaub hat und das Dokument daher nicht fristgerecht bearbeiten kann, leitet das DMS es nach einer vorher gewählten Frist automatisch an die Kollegen weiter.
2. Aufgaben organisieren, priorisieren und systematisch erledigen
Das betrifft den gesamten Bereich des Projektmanagements. Sie können etwa ein großes Projekt in kleinere Vorgänge untergliedern. Ein Vorgang besteht in der Regel aus einzelnen Aufgaben, die Sie priorisieren, terminieren und übersichtlich geordnet anzeigen können. So wissen Sie jederzeit, was genau jetzt zu tun ist. Sie können Ihre To-do-Liste Punkt für Punkt abarbeiten und sicher sein, dass nichts vergessen wird. Projektbezogene Dashboards erleichtern Ihnen die Wochen- und Tagesplanung, und wiederkehrende Aufgaben können über Templates schnell und einfach angelegt werden. Ausführlich haben wir den Bereich Projektmanagement in diesem Beitrag beschrieben. Wer dazu eine schöne Referenzgeschichte lesen möchte, dem empfehlen wir den Bericht über unseren Kunden SCHLÜTER+THOMSEN.
3. Den 360-Grad-Blick auf Projekte
Ein gutes DMS bietet Ihnen einen 360-Grad-Überblick, etwa über ein Projekt oder einen Kunden. Zu jeder elektronischen Projektakte oder Kundenakte gibt es ein Dashboard, das die Stammdaten, die aktuellen Vorgänge und Aufgaben, wichtige Dateien und alle weiteren Informationen sammelt, die für den Kunden oder das Projekt wichtig sind. Mit Klick auf eine Rubrik steigen Sie tiefer ein und navigieren so schnell und einfach zu genau der Information, die Sie jetzt benötigen.
FAZIT
Ihr DMS merkt sich wichtige Informationen, sodass Sie den Kopf freihaben. Im Sinne eines umfassenden Informationsmanagements stellt es den zentralen Informationshub dar, der automatisch alle Informationen in einem Unternehmen zusammenführt und intelligent an Mensch und Maschine ausliefert. Über flexible Oberflächen und Schnittstellen stehen so immer genau die Informationen zur Verfügung, die in diesem Moment und für die anstehende Aufgabe gebraucht werden.
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