Dokumentenmanagement für die Produktion und Fertigung: Da sprechen wir von Themen wie Fertigungsdokumentation, QS-Dokumentation, gelenkte Dokumente usw. Neben der zentralen Archivfunktion fungiert das Dokumentenmanagement-System als Bindeglied zwischen z. B. dem ERP oder dem CMS. Das heißt, Daten werden per Schnittstelle ausgetauscht und automatisierte Prozesse lenken Dokumente immer dorthin, wo sie sein sollen.
Dokumentenmanagement (DMS) für die Produktion und Fertigung: das DMS agorum core
Das große Ziel sind digitalisierte Prozesse, in denen alle Bereiche – vom Bestelleingang bis zur Abschlussrechnung – in einem zentralen System gesteuert und abgebildet werden. Konkret bedeutet dies, dass Schnittstellen die verschiedene Systeme (z.B. ERP, CMS) verbinden und diese dadurch in der Lage sind, miteinander zu kommunizieren. Automatisierte Dokumenten- und Datenflüsse liefern Informationen immer dorthin, wo sie benötigt werden. Soweit die Theorie.
Fertigungsdokumentation/QS-Dokumentation
Im ersten Schritt werden alle Dokumente eingescannt, digitalisiert und mit agorum core auch revisionssicher archiviert. Schlüsseldaten wie Kunden-, Teile- und Chargennummern sowie Fertigungsdatum usw. werden als Metadaten erfasst und sind somit für alle mit einem Mausklick auffindbar. Die Suche nach einem bestimmten Auftrag von vor zwei Jahren wird zum Kinderspiel.
Die Vorteile:
- Gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung
- Schnelles Suchen und Finden von Informationen aus allen Bereichen
- Zeitnahe Bereitstellung von Dokumenten und Daten
- Kosteneinsparungen durch weniger Räumlichkeiten für Archive
Automatisierte Auftragsannahme
Die häufigste Form, in der Bestellungen und Aufträge in Unternehmen eingehen, sind E-Mails. Und dabei liegt der Anteil von Bestandskunden bei ca. 70 %. Sprich, alle relevanten Informationen zum Kunden (Adressdaten, Kundennummer, Aufträge usw.) liegen bereits vor. agorum core kann diese E-Mails auslesen und die Bestellung an das Auftragssystem weitergeben. Ergo: Aufträge aus E-Mails müssen nicht mehr manuell von Mitarbeitern erfasst werden, sondern werden automatisiert ausgelesen und an Ihr Auftragssystem weitergegeben.
Die Vorteile:
- Deutlich geringerer Verwaltungsaufwand
- Einsparungen im Personalbereich
- Geringere Fehlerquote
- Mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten
Industrie 4.0 - "Gelenkte Dokumente"
Zertifizierte Unternehmen müssen ihr Qualitätsmanagement-System nach DIN EN ISO 9001 erfüllen. Dies bedeutet, dass etwa Arbeitsanweisungen oder Formulare gelesen werden und immer der aktuellste Stand verfügbar ist. Hier sprechen wir von “gelenkten Dokumenten“, deren geordneter Prozess nachgewiesen werden muss. Wird dieser Ablauf einmal richtig aufgesetzt, profitieren Unternehmen langfristig enorm.
Die Vorteile:
- Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses (auch rückwirkend inklusive Lesebestätigungen)
- Informationen erreichen immer alle Mitarbeiter.
- Die Versionierung ist immer eindeutig und revisionssicher archiviert. Dasselbe gilt auch für die Historien der Dokumente.
- Geringere Fehlerquote
Gesetzliche Nachweispflichten erfüllen
Die Dokumentationssysteme sind häufig die Stiefkinder im Digitalisierungsprozess. Dabei sehr zu Unrecht, denn sie haben eine Schlüsselfunktion im Bereitstellen von Informationen. Auch im Schadensfall stehen Unternehmen in der Nachweispflicht. Die Lösung liegt in einem zentral geführten Dokumentationssystem. Dort sind alle Dokumente chronologisch abgelegt und mit einem Mausklick gefunden.
Die Vorteile:
- Zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Wissen für alle Mitarbeiter
- Keine mehrfache Ablage von Dokumenten (etwa auf dem Fileserver und dem Desktop)
- Einsparungen in der Administration
Sicherheit beim Datenaustausch zwischen intern und extern
Für viele Unternehmen gehört ein Datenaustausch mit Externen zum Tagesgeschäft. Und dabei treten gerade bei großem Datenvolumen häufig Probleme auf. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Thema Sicherheit. Die richtige Datenverwaltung kann zwischen internen und externen Servern so synchronisiert werden, dass keine Sicherheitslücken entstehen und Daten schnell verfügbar sind.
Die Vorteile:
- Einfacher Datentransfer (auch von großen Datenvolumen) zwischen Intern und Extern
- Hoher Sicherheitsstandard
- Kontrollierter Datenaustausch über ein zentrales System
Industrie 4.0 bei Losgröße 1: kein Widerspruch
Der kontinuierliche Großauftrag, der zweimal jährlich kommt oder der Erstauftrag eines Kunden mit ganz geringer Stückzahl. Bei Letzterem ist der administrative Aufwand oft hoch, wird aber als Invest in einen Neukunden verbucht. Wenn aber in einem Unternehmen die richtigen Prozesse hinterlegt sind, spielt es keine Rolle mehr, wie groß oder klein ein Auftrag ist. Mit agorum core lassen sich alle Prozesse individuell abbilden.
Die Vorteile:
- Kleinstaufträge können ohne administrativen Mehraufwand digital abgebildet werden
- Schnellere Bearbeitungszeiten
- Höhere Wettbewerbsfähigkeit
Der Fileserver der Zukunft wird smart
Die Fileserver gelten oft als starre, behäbige Datengräber, in denen sich alles und nichts finden lässt. Aber auch hier hat die Entwicklung einen großen Schritt nach vorne gemacht und den klassischen Fileserver zu einer hochflexiblen Schaltzentrale gemacht.
Auf Standardablagen werden Prozesse aufgesetzt, etwa auf ein Maschinenprogramm, das bei einem Artikel hinterlegt ist. Wenn es eine Änderung in diesem Programm gibt, schickt der Fileserver das Programm zur Maschine. Dort wird es modifiziert, und eine automatische Information geht direkt an die Konstruktionsabteilung. Jetzt wird entschieden, ob eine Änderung vollzogen werden soll oder nicht. Alle Änderungen werden nachvollziehbar versioniert.
Die Vorteile:
- Fileserver werden smart und kommunizieren zwischen Menschen und Maschinen
- Hinterlegte Prozesse auf abgelegten Daten senden Erinnerungen an User, steuern Maschinen und legen alle Informationen chronologisch und versioniert ab
- Prozesse werden beschleunigt
- Fehlerquoten werden geringer
Lernen Sie das DMS agorum core kennen
Gerne stellen wir auch Ihnen unsere Lösung im Rahmen einer Online-Demo vor. Individuell und auf Ihre Anforderungen zugeschnitten. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
