Dokumentenmanagement-Software: mehr als nur ein Archiv. Volltextsuche, Wissensmanagement, Groupware-Funktionalitäten oder automatisierte Workflows unterstützen Unternehmen vollumfänglich beim effizienten Handling von Daten und im Tagesgeschäft. Die folgenden 10 Gründe zeigen, warum es sich für jedes Unternehmen lohnt, in Sachen DMS über den “Tellerrand” der Dokumentenverwaltung zu blicken.
Dokumentenmanagement-Software kann MEHR
Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist im Geschäftsleben fest etabliert, ihre Leistungsfähigkeit wird aber immer noch häufig unterschätzt. Natürlich macht ein DMS als digitales Archiv eine gute Figur. Wer Dokumentenmanagement aber lediglich zur Dokumentenablage nutzt, verschenkt wertvolles Potenzial. Ein gutes DMS ist nämlich kein Inselsystem, sondern die zentrale Software für sicheren und effizienten Umgang mit Daten. Die folgenden 10 Gründe zeigen warum:
1. Wer seine Daten im Griff hat, punktet bei Kunden und Partnern gleichermaßen
Ablage mit System
Kunden oder Partner, die nach Informationen fragen, möchten sofort Antworten, nicht erst in einigen Stunden oder gar Tagen. In vielen Unternehmen geht aber – selbst mit einem Dokumentenmanagement-System – erstmal das große Suchen los. Wo war jetzt diese Info nochmal abgelegt? In welcher elektronischen Akte muss ich suchen? Und wie muss ich die Suchfunktion füttern, um relevante Suchergebnisse zu bekommen und keine ewig lange Liste nur halbwegs passender Dokumente?
Volltextsuche
Dokumente strukturiert zu archivieren, ist also nur die halbe Miete. Die abgelegten Daten auch zu nutzen, macht den Unterschied. Das geht natürlich nur, wenn sie in der Dokumentenmanagement-Software leicht auffindbar sind. Ein gutes DMS bietet dazu nicht nur eine Volltextsuche, sondern auch die Möglichkeit, gezielt nach Metadaten zu suchen, Suchfavoriten zu speichern und vieles mehr. Mit einer leistungsfähigen, einfach zu bedienenden Suchfunktion sind alle im DMS gespeicherten Informationen nur noch wenige Mausklicks entfernt. Die Mitarbeiter haben den Überblick über “ihre” Daten und finden schnell, was sie brauchen, um Kunden und Partner perfekt zu betreuen.
Unternehmen, die diese Möglichkeit konsequent nutzen, haben also nicht nur eine Dokumentenverwaltung, sondern ein Enterprise Content Management (ECM) im wortwörtlichen Sinne, nämlich einer Verwaltung der Unternehmensinhalte, also der Informationen in den Dokumenten.
2. Das DMS als solide Datenbasis für unternehmerische Entscheidungen
Unternehmerische Entscheidungen stehen dann auf “sicheren Füßen”, wenn möglichst alle relevanten Daten in die Entscheidung mit einbezogen werden. Die Praxis sieht aber oft anders aus. In den analogen und digitalen Archiven jedes Unternehmens schlummern wahre “Datenschätze”, die leider allzu oft in der Informationsflut untergehen. Und die ist durchaus real: Berechnungen zufolge verdoppelt sich das weltweite Datenvolumen alle zwei Jahre, d.h. in 20 Jahren sind in jedem Unternehmen unvorstellbare 128mal so viele Daten vorhanden wie heute. Diese Daten sind natürlich alle in der Dokumentenmanagement-Software gespeichert und werden, wie oben beschrieben, schnell und einfach gefunden.
Es spricht also alles dafür, ihr DMS im Sinne eines Management-Informations-Systems zu nutzen, um auf Basis der vorhandenen Daten und Fakten souverän und fundiert entscheiden zu können.
3. Wissensmanagement mit Ihrem DMS
Jedes erfolgreiche Unternehmen verfügt über einen reichen Wissensschatz. Die Herausforderung besteht heute darin, das wertvolle Wissen aus den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter strukturiert zu sammeln und zentral zur Verfügung zu stellen, so dass beispielsweise neue Mitarbeiter oder Urlaubs- und Krankheitsvertretungen sich schnell in Projekte und Themen einarbeiten können. Ein anderes Beispiel: In vielen Unternehmen werden E-Mail-Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter einfach gelöscht. Dass damit auch wichtige Informationen unwiederbringlich zerstört werden, bedenken dabei die wenigsten.
Elektronische Akten sind also nicht nur ein wunderbares Mittel, alle Informationen zu Kunden, Lieferanten, Projekten oder auch Mitarbeitern an einem Ort sinnvoll zu bündeln, sondern auch eine gute Basis für ein systematisches Wissensmanagement.
4. Effizienter arbeiten im Team: Groupware-Funktionalitäten
In Zeiten standortübergreifender Zusammenarbeit, internationaler Projektteams und globaler Vernetzung kommen die herkömmlichen Kommunikationsmethoden – also Telefon und E-Mail – schnell an ihre Grenzen. Telefonkonferenzen fressen viel Zeit und der Ideenaustausch per E-Mail wird mit steigender Anzahl der Teammitglieder schnell chaotisch. Jeder antwortet jedem mit cc an alle Beteiligten und innerhalb kürzester Zeit blickt keiner mehr durch.
Umso besser, dass gute Dokumentenmanagement-Software heute eine Reihe nützlicher Groupware-Funktionalitäten bieten. Workchats, interne Messages und die Kommunikation direkt am Dokument sorgen für eine schnellen und unkomplizierten Austausch im Team, entlasten den Mailserver und machen eine separate Groupware oft überflüssig. Sind die Mitarbeiter bereits an eine bestimmte Groupware gewöhnt, fragen Sie Ihren DMS-Anbieter nach einer passenden Schnittstelle, damit die Mitarbeiter aus der Groupware direkt auf die Informationen im DMS zugreifen können.
5. Mit Workflows Prozesse steuern, Termine einhalten, Aufgaben zuweisen und vieles mehr
Jede gute Dokumentenmanagement-Software bietet die Möglichkeit, digitale Workflows einzurichten, die beispielsweise Dokumente vollautomatisiert durch Unternehmen lenken, Termine überwachen oder den einzelnen Mitarbeitern Aufgaben zuweisen können. Wiederkehrende Aufgaben übernimmt dabei Ihr DMS automatisch – wann immer das Eingreifen eines Mitarbeiters notwendig ist, bekommt er den Vorgang in sein elektronisches Postfach und kann somit beispielsweise zeitnah und komfortabel Rechnungen freigeben, Verträge verwalten, Wiedervorlagen einrichten und vieles mehr.
6. Die Workflow-Königsklasse: komplette Geschäftsprozesse automatisieren
Den größten Nutzen bieten Workflows, wenn nicht nur einzelne Arbeitsabläufe, sondern komplexe Geschäftsprozesse automatisiert werden oder mit ganz wenigen Eingriffen der Mitarbeiter ablaufen. Ein typisches Beispiel für die digitale Prozessautomatisierung ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Wird kein DMS eingesetzt, wandern die Rechnungen auf ihrem Weg vom Posteingang bis zur Bezahlung typischerweise über viele Schreibtische und durch mehrere Abteilungen. Ist ein Mitarbeiter krank oder in Urlaub, bleibt gerne mal eine Rechnung liegen. Im schlimmsten Fall entgehen dem Unternehmen dadurch hohe Skontogewinne.
Ein entsprechender Workflow automatisiert den kompletten Prozess und beschleunigt ihn damit erheblich. Die Rechnung wird elektronisch verteilt und kann parallel bearbeitet werden. Die Rechnungsprüfung übernimmt das DMS ebenso wie die Weiterleitung z.B. an DATEV. Im Unternehmen übliche Rechnungsfreigabeprozesse können in einem guten DMS 1:1 abgebildet werden, so dass sich das DMS flexibel an die eigenen Geschäftsprozesse anpasst.
7. Ein gutes DMS potenziert die Effizienz von ERP, Warenwirtschaft & Co.
Möchten Sie das volle Potenzial Ihrer Dokumentenmanagement-Software nutzen, sollten Sie es nicht als Insellösung für einen kleinen Aufgabenbereich, z.B. als Archiv zur Dokumentenablage, konzipieren. Denn erst in der Kombination Ihres DMS mit ERP-System, Warenwirtschaft und allen anderen bei Ihnen eingesetzten Systemen entfaltet sich das volle Einsparpotenzial – und zwar sowohl in zeitlicher als auch in monetärer Hinsicht.
Statt beispielsweise Daten manuell von einem in das andere System zu übertragen, geschieht dies mit einem DMS und den entsprechenden Schnittstellen vollautomatisch. Das fehleranfällige manuelle Erfassen von Dokumenten ist somit endgültig Vergangenheit. Weil ein DMS alle wichtigen Unternehmensdaten enthält, ist es idealerweise tief in ihre IT-Landschaft integriert: So steht ein Dokument sofort in allen verbundenen Systemen zur Verfügung, sobald es im DMS gespeichert ist.
8. Thema Datensicherheit: Das DMS als "Datentresor"
Ihre Daten sind Ihr wichtigstes Unternehmenskapital. Datensicherheit ist daher Pflicht für jedes Unternehmen. Die beginnt bei der Wiederherstellung versehentlich gelöschter Dokumente und hört bei der regelmäßigen Datensicherung noch lange nicht auf. Ein gutes DMS speichert beispielsweise alle Daten revisionssicher. Es legt Versionen der Dokumente an, sobald diese bearbeitet werden, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann was mit dem Dokument gemacht hat.
Ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen kann, die ihn betreffen. Es verhindert auch den unberechtigten oder versehentlichen Zugriff Dritter. Kurz: Sind Daten einmal im DMS gespeichert, sind sie dort so lange sicher aufgehoben, wie es das Unternehmen wünscht.
9. Ein gutes DMS macht ihre Daten hochverfügbar
Die Hochverfügbarkeit aller wichtigen Daten ist heute auch für mittelständische und sogar kleinere Unternehmen ein Thema. Betrachtet man den wirtschaftlichen Schaden, den ein Systemausfall mit sich bringt, hat der Spruch “Wenn die komplette IT drei Tage lang ausfällt, kann das Unternehmen gleich Konkurs anmelden” durchaus seine Berechtigung. Man stelle sich beispielsweise einen Automobilzulieferer vor, der drei Tage lang nicht produzieren kann, weil alle Daten über Aufträge, Produktionsschritte und Materiallieferungen nicht zugänglich sind.
Ein gutes DMS ist daher clusterfähig, d.h. verschiedene Server werden als Cluster so gekoppelt, dass sie sich gegenseitig ersetzen können. Idealerweise sind diese Cluster auf verschiedene Standorte verteilt, so dass das Unternehmen jederzeit auf alle wichtigen Daten zugreifen kann. Selbst bei höherer Gewalt, z.B. einem Großbrand, ist nicht das komplette Unternehmen lahmgelegt. Wie wir als Hersteller unsere Daten sicher, erfahren Sie von unserem Geschäftsführer Oliver Schulze in diesem Beitrag.
10. Mit einem anpassungsfähigen DMS für die digitale Zukunft gerüstet
Die Digitalisierung und die globale Vernetzung machen die Geschäfts- und Arbeitswelt immer komplexer. Die Marktanforderungen ändern sich ständig und immer schneller, daher ist es für Unternehmen zunehmend wichtiger, sich zeitnah an geänderte Bedingungen anpassen zu können. Dokumente und Informationen müssen heute überall und jederzeit zur Verfügung stehen, Mitarbeiter möchten von unterwegs arbeiten können und Führungskräfte brauchen auch auf Geschäftsreisen den vollen Zugriff auf ihre Daten.
Ein modernes, flexibles DMS kann all das, und zwar genau dann, wenn sie es brauchen. Mehr noch, es lässt sicher jederzeit, schnell und einfach an die aktuelle Situation im Unternehmen anpassen.
FAZIT
Ein moderne Dokumentenmanagement-Software ist weit mehr als nur ein Archiv zur Dokumentenablage. Richtig eingesetzt, steigert es die Produktivität in allen Bereichen eines Unternehmens. Wer das volle Potenzial seines Dokumentenmanagements nutzt, hat im Branchenumfeld die Nase vorn.
