Jeder Mitarbeiter bearbeitet jährlich Hunderte elektronische Dokumente. Hinzu kommen all die E-Mails, Rechnungen und Textdateien, die andere Angestellte erstellen. Die Ablage der Dokumente im Unternehmen wächst schnell zum wahren Datendschungel an. Das klingt vielleicht poetisch, praktisch ist es für den Umgang mit Dokumenten jedoch auf keinen Fall.
Effizientes Dokumentenmanagement
In vielen Unternehmen gibt es keine einheitliche Software zum Dokumentenmanagement: Ordnerstruktur und Benennung fehlen; Dokumente werden auf lokalen Festplatten, Servern oder in der Cloud abgespeichert; mangelnde Übersichtlichkeit macht das Finden von wichtigen Informationen und Dokumenten unmöglich. Effizientes Dokumentenmanagement sieht anders aus. Oft gibt es kein Programm zur Dokumentenverwaltung oder zum Management dieser Dateien. Arbeitszeit fließt in die Recherche von Daten und Dokumenten statt in deren Bearbeitung und Verwendung. Wie wäre es also, wenn es eine Software gäbe, die Prozesse in Ihrem Unternehmen vereinfacht, die Archivierung von Dokumenten in wenigen Klicks umsetzbar macht und einen unkomplizierten Austausch von Informationen ermöglicht?
Dokumente digital verwalten – was bedeutet DMS?
Die Antwort auf diese Anforderungen lautet DMS – kurz für Dokumentenmanagementsystem. Ein DMS unterstützt die digitale Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. Es handelt sich um eine Software zum Dokumentenmanagement. Dennoch ermöglicht ein herkömmliches DMS noch keine vollumfängliche Digitalisierung aller Prozesse und das Management aller Dateien. An dieser Stelle kommt eine weitere Abkürzung ins Spiel: ECM, kurz für Enterprise-Content-Management-System. Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagementsystem in eine solche zentrale Software einbinden, werden sämtliche Prozesse und Workflows im Unternehmen in der Software und folglich auf deren Oberfläche gebündelt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wichtige Funktionen und Daten sind miteinander vernetzt – ohne Transferaufwand für die Mitarbeiter. Workflows übernehmen etwa die automatische Archivierung einer eingegangenen E-Mail. So gehen die Funktionen des DMS in einem ECM weit über Verwaltung und Archivierung im Dokumentenmanagement hinaus.
Mehrwert Nr. 1: ein papierloses Büro – DMS von überall erreichen
Ein integriertes DMS macht Ihr Büro papierlos und vernetzt die Informationen im Unternehmen intelligent miteinander. Digitale Dokumentenablage findet dort statt, wo sie hingehört: in die Software, nicht in den Aktenschrank. Durch das DMS arbeiten alle Mitarbeiter eines Projekts am gleichen Dokument. Die Bearbeitung mit Kopien der Dokumente gehört der Vergangenheit an. Alle Änderungen speichert die Software zum Dokumentenmanagement in diesen zentralen Dokumenten. Die Volltextsuche für Dokumente ermöglicht zudem, auch bei unbekanntem Dateinamen die benötigten Informationen zu finden. Rechnungen, eine bestimmte E-Mail oder andere Dateien lassen sich in wenigen Sekunden dank der Archivierung im DMS recherchieren. Der große Bonus on top: Ihr Aufenthaltsort spielt dank der Software für das Dokumentenmanagement keine Rolle, da alle Dateien jederzeit von überall mit sämtlichen Endgeräten aufgerufen werden können. Ist das System von außerhalb erreichbar, wie beispielsweise bei der Dokumentenverwaltung per Cloud, ist das DMS überall nutzbar und ortsunabhängiges Arbeiten wird begünstigt.
Mehrwert Nr. 2: DSGVO, GoBD & Co. – unkompliziert mit DMS
Dokumente rechtssicher zu verwalten, ist in jedem Unternehmen ein wichtiges Thema – spätestens seit DSGVO und GoBD. Dazu gehören sowohl die revisionssichere Archivierung als auch der saubere Umgang mit personenbezogenen Daten. Auch hier unterstützt eine digitale DMS-Lösung, mit der eine einfache Rechteverwaltung und sinnvolle Berechtigungsstruktur unkompliziert im Dokumentenmanagement umsetzbar ist. Zudem ermöglicht die Software eine Verschlagwortung von Dokumenten und die einfache Löschung der relevanten Daten. Diese müssen jedoch nicht nur DSGVO-konform abgespeichert werden. Für die GoBD ist auch die Archivierung relevant. Betriebliche Belege müssen von Ihnen für einen gewissen Zeitraum unveränderbar archiviert werden. Per Mausklick werden archivierte Dokumente unveränderbar – egal ob Rechnungen, E-Mails oder Textdateien.
Mehrwert Nr. 3: echtes Teamwork dank DMS
Kollaboration unter Kollegen ist bei der Projektbetreuung der Schlüssel zum Erfolg. Das DMS verschafft Ihnen einen Überblick, welcher Kollege wann welche Dokumente bearbeitet hat – inklusive automatischer Protokollierung von Änderungen und Löschungen. Dazu gehört die Versionierung aller Dokumente, um Änderungen für alle Projektbeteiligten transparent zu machen. Ein fortschrittliches DMS unterstützt durch integrierte Chat-Plattformen das Management von Informationen zum Dokument. So geht kontextbezogenes Arbeiten im Team!
Mehrwert Nr. 4: Datenaustausch im DMS – easy dank Filesharing
Es gibt keine unterschiedlichen Lösungen für verschiedene Dokumente mehr – das ins ECM integrierte Dokumentenmanagementsystem verknüpft alle Anwendungen auf einer zentralen Plattform miteinander. Somit kann das DMS als Fileserver fungieren, auf dem Sie Ihre Dokumente abspeichern, verschieben und löschen. Eine Zugriffsregelung im Dokumentenmanagement ist auf diese Weise ebenfalls einfach umsetzbar. Das DMS unterstützt dadurch ein sicheres Filesharing mit externen Personen. Genau wie bei internen Abläufen wird das Dokument beim Datenaustausch mit Dritten nicht kopiert. Stattdessen findet auch dort eine Versionierung des Dokuments statt. Dokumente werden sicher über die Software aus dem Dokumentenmanagement geteilt. Sie sparen dabei wertvolle Zeit.
Mehrwert Nr. 5: unabhängig dank Open-Source-Dokumentenmanagement
Mit einem Dokumentenmanagementsystem auf Open-Source-Basis bleibt das Unternehmen Herr über die eigenen Daten. Jede Datei und jedes Dokument kann mühelos beim Anbieterwechsel mitgenommen werden. Der häufig modulare Aufbau dieser DMS-Software im ECM ermöglicht es Ihnen, statt mit Insellösungen mit aufeinander abgestimmten Modulen zu arbeiten. Die Software zum Management von Dokumenten ist auf diese Weise jederzeit sicher und unkompliziert erweiterbar.
