Mit Dokumentenlebenszyklus bezeichnet man das komplette “Leben” eines Dokumentes, also den Zeitraum von der Erstellung bis zum Löschen (bei elektronischen Dokumenten) bzw. zur Entsorgung (bei Papierdokumenten). Dazwischen liegen weitere Phasen, die je nach individueller Situation und den Prozessen im Unternehmen variieren können. Wie sich die Anforderungen an die Dokumentenverwaltung mit jeder Phase ändern und was das für Ihr Dokumentenmanagement-System bedeutet, möchten wir in diesem Beitrag kurz beleuchten.
Dokumentenverwaltung und Dokumentenlebenszyklus
Für den Dokumentenlebenszyklus gibt es in der Literatur verschiedene Modelle. Wir haben uns für eine einfache Unterteilung in vier Phasen entschieden, die so oder ähnlich in jedem Unternehmen gelten dürfte:
- Erstellen und Speichern des Dokumentes
- Nutzbarmachen der Inhalte: Verbreiten, schnell wiederfinden
- Aktive Nutzung des Dokumentes
- Langzeitarchivierung und schließlich Löschung
Phase I: Erstellen und Speichern des Dokumentes
Die erste Phase des Dokumentenlebenszyklus gilt sowohl für Dokumente, die im Unternehmen selbst erstellt werden, als auch für solche, die von außen ins Unternehmen kommen, also üblicherweise per Post oder E-Mail. Letztere sind zwar strenggenommen bereits von ihrem Absender erstellt worden, aber für das empfangende Unternehmen ebenso neu wie die selbst erstellten Dokumente. Bei beiden geht es in dieser Phase darum, sie sinnvoll zu erfassen und in die richtigen elektronischen Akten abzulegen.
Mit steigender Anzahl der Dokumente kommt hierbei auch der geduldigste Mitarbeiter an seine Grenzen. Deswegen empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Ein modernes DMS beherrscht die automatische Dokumentenerfassung und spart Ihnen so viel Zeit, Geld und Nerven. Mithilfe einer leistungsfähigen Texterkennung werden auch Papierdokumente digitalisiert und somit für die elektronische Weiterverarbeitung fit gemacht. Sind alle neuen Dokumente erfasst und verschlagwortet, geht das Speichern am richtigen Ort ebenfalls schnell und einfach. Mehr dazu im Blogbeitrag Dateien automatisiert ablegen.
Phase II: Nutzbarmachen der Inhalte
Die wenigsten Dokumente existieren um ihrer selbst willen. Im Geschäftsalltag geht es meist darum, Informationen auszutauschen, weiterzugeben oder zu dokumentieren. Absprachen werden getroffen, Vereinbarungen festgehalten. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Stücklisten, Fotos und Konstruktionszeichnungen, Inventarlisten, Bedienungsanleitungen, Produktbeschreibungen oder auch Bewerbungen, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen werden erstellt und bearbeitet. Dazu kommt die gesamte Korrespondenz, heute meist als E-Mail. Jedes dieser Dokumente hat wichtige Inhalte, die ihren Nutzwert aber nur dann ausspielen können, wenn das Dokument genau dann verfügbar ist, wenn es gebraucht wird.
Phase II des Dokumentenlebenszyklusses beschäftigt sich deshalb damit, die Inhalte der Dokumente nutzbar zu machen – sprich, die richtige Information zur richtigen Zeit am rechten Ort verfügbar zu machen. Für die Dokumentenverwaltung bedeutet dies vor allem, dass ein Dokument jederzeit schnell wiederauffindbar sein muss. Ihr DMS sollte also eine komfortable, flexible und schnelle Suchfunktion mitbringen, das die gespeicherten Dokumente im Volltext durchsuchen kann, aber auch die gezielte Suche nach Parametern oder Metadaten erlaubt. So finden die Mitarbeiter sofort alle Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen. Wenn ihr DMS dann noch die Suchergebnisse schrittweise verfeiern kann oder die Möglichkeit bietet, beispielsweise häufig genutzte Suchanfragen als Favoriten abzuspeichern, haben Sie die besten Voraussetzungen geschaffen für die elektronische Weiterverarbeitung in Phase III.
Phase III: Aktive Nutzung des Dokumentes
Wie die aktive Nutzung aussieht, hängt von der Art des Dokumentes und den Prozessen im Unternehmen ab. Rein informative Dokumente wie z.B. Aktennotizen oder Bedienungsanleitungen werden einfach in die entsprechende Kundenakte oder Projektakte abgelegt und nur im Bedarfsfall aktiv genutzt. Andere Dokumente durchlaufen komplexe Geschäftsprozesse, die fast das ganze Unternehmen involvieren. Ein beliebtes Beispiel sind Eingangsrechnungen: Vom Eingang über die Rechnungsprüfung und Freigabe bis zur Buchung und Bezahlung sind viele Schritte nötig und viele Abteilungen beteiligt. Die gute Nachricht: Mit elektronischen Workflows lassen sich Ihre Prozesse digital abbilden, besser steuern und nachhaltig optimieren. Wiederkehrende Abläufe wie besagter Rechnungseingang oder auch der Posteingang werden vereinfacht und wesentlich beschleunigt. Freigabe-Workflows, Aufgabenverteilungs-Workflows, Urlaubsvertretungs-Workflows und viele andere Workflows bieten sich ebenfalls zur aktiven Nutzung Ihrer Dokumente an.
Phase IV: Archivieren und Löschen
Irgendwann ist jedes Dokument am Ende seines “Lebens” angekommen. Es wird aktuell nicht mehr gebraucht und kann archiviert werden. Hört sich einfach an, ist es aber für die meisten Unternehmen nicht. Für digital erstellte Dokumente gelten nämlich die gleichen rechtlichen Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papier. Elektronische Dokumente revisionssicher zu archivieren ist also ein Thema, das jedes Unternehmen angeht. Und revisionssicher archivierte Dokumente müssen generell unveränderbar und fälschungssicher sein. Das gilt für Papierakten ebenso wie für elektronische Dokumente. Auch letztere müssen im Original erhalten bleiben, jede Veränderung muss komplett und nachvollziehbar als neue Version dokumentiert werden. Die Daten müssen zudem unverlierbar und jederzeit sofort verfügbar sein. Ob und wie Ihr Dokumentenmanagement-System diese Vorschriften erfüllen kann, erfahren Sie vom Hersteller.
Mehr zum Archivieren und zum endgültigen Löschen der Dokumente nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfahren Sie in folgenden Blogbeiträgen:
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