Keine Frage, das herkömmliche Papierarchiv ist ein Auslaufmodell. Es braucht viel Platz und die Mitarbeiter suchen oft ewig nach bestimmten Dokumenten. Spätestens bei der Aufbewahrung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente gelten nämlich die gleichen Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente, aber einfaches Ausdrucken und Abheften genügt dem Gesetzgeber nicht. Ein Dilemma, dessen Lösung eigentlich auf der Hand liegt. Trotzdem zögern immer noch viele Unternehmen, auf ein digitales Archiv umzusteigen. Sieben Gründe, warum Sie die Einführung der E-Akte nicht auf die lange Bank schieben sollten.
1.) Mehr Übersicht, weniger Suchzeit: Informationen an einem Ort bündeln
In einer elektronischen Akte liegen alle Informationen, die einen bestimmten Kunden betreffen, zu einem Projekt gehören oder für einen Vorgang wichtig sind. Eingescannte oder elektronische Dokumente aller Art, aber auch Fotos, CAD-Zeichnungen, E-Mails inklusive Anhängen, Adressdaten, Termine und vieles mehr. Mitarbeiter verbringen kaum noch Zeit damit, Dokumente und Informationen zu suchen, und neue Kollegen arbeiten sich schneller in den Vorgang ein. Wie viel Zeit Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten verschwenden, können Sie ganz einfach selbst ausrechnen: Berechnungsmodul für Suchzeiten und Kosten
2.) Effizienter zusammenarbeiten, Informationen abteilungs- und standortübergreifend nutzen
Ein Papier-Aktenordner kann immer nur an einem Ort sein. Auf die E-Akte können beliebig viele Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen – von jedem Standort weltweit. So besitzen alle, die an einem Projekt mitwirken, den gleichen Wissensstand und arbeiten immer mit den aktuellsten Daten.
3.) Wissen zentral zur Verfügung stellen ohne Papierberge
Mit elektronischen Akten ist es einfacher als je zuvor, Wissen zentral im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Damit gehören x-fach kopierte und in Papierform verteilte Protokolle, Aktennotizen und Verfahrensbeschreibungen endgültig der Vergangenheit an. In der E-Akte finden die Mitarbeiter die gewünschten Informationen ohne langes Suchen. Sie können schnell und flexibel auf Kundenanfragen reagieren und dem Unternehmen so echte Wettbewerbsvorteile sichern.
4.) Geschäftsprozesse beschleunigen oder ganz automatisieren
Mit elektronischen Akten in einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System ist die Ablage kein zusätzlicher Aufwand mehr, sondern spart Material, Zeit und Geld, weil alle Dokumente schnell und einfach abgelegt, im Idealfall automatisch verschlagwortet und jederzeit sicher wiedergefunden werden. Wiederkehrende Geschäftsprozesse, beispielsweise das Verteilen der Eingangspost oder die Rechnungsfreigabe, laufen erheblich schneller ab und können auf Wunsch sogar automatisiert werden. Und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben, statt unproduktiv Papier hin und her zu tragen, Informationen zu suchen oder Dokumente zu erfassen.
5.) Strategische Entscheidungen optimal vorbereiten
Elektronische Akten erleichtern nicht nur die tägliche Arbeit, sondern sind auch eine wertvolle Informationsquelle für die Geschäftsführung. Je mehr Informationen zur Vorbereitung einer strategischen Entscheidung zur Verfügung stehen und je schneller sie abrufbar sind, umso tragfähiger ist die Entscheidungsgrundlage. Mit einer fundierten Datenbasis können auch Risiken besser kalkuliert und Fehlentscheidungen vermieden werden.
6.) Revisionssicher archivieren, gesetzliche Vorschriften mit Leichtigkeit erfüllen
Für elektronische Dokumente gelten die gleichen rechtlichen Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente. Sie müssen unveränderbar und im originalen elektronischen Format aufbewahrt werden. Die unkontrollierte lokale Archivierung von Ausgangsrechnungen auf Abteilungslaufwerken oder von E-Mails auf den Computern der einzelnen Mitarbeiter ist daher ein Albtraum für jeden Wirtschaftsprüfer. Gute Dokumentenmanagement-Systeme archivieren nicht nur zentral, sondern auch revisionssicher. Sie erhalten die Dokumente in der E-Akte im Original und dokumentieren jede Veränderung komplett und nachvollziehbar als neue Version.
7.) Last but not least sind sensible Daten im digitalen Archiv sicherer als im Ordner
Auch in punkto Datensicherheit hat das digitale Archiv die Nase vorn. In einer Datenbank sind die Daten sicherer als in abschließbaren Aktenschränken oder Archivräumen. Gegen Feuer, Wasserschäden und höhere Gewalt helfen einfache Sicherungskopien, die außerhalb des Unternehmens gelagert werden. Den unberechtigten oder versehentlichen Zugriff Dritter verhindern entsprechende Zugriffsberechtigungen – und die sind schwerer zu knacken als ein Schrank oder Türschloss.
FAZIT
Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist die einfachste Möglichkeit, Ihr digitales Archiv aufzubauen. Aber nicht jedes DMS passt zu Ihnen und Ihren Anforderungen. Zehn Punkte, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Dokumentenmanagements helfen können, finden Sie in unserer Checkliste DMS.
Jetzt über ein digitales Archiv informieren
Das digitale Archiv zählt zusammen mit der E-Akte mit zu den häufigsten Anwendungsfällen des DMS/ECM-agorum core. Die hohen Einsparungsmöglichkeiten, aber auch das ortsunabhängige Arbeiten sind sicher die Hauptbeweggründe. Bestehende Prozesse im Unternehmen bleiben erhalten, basieren jedoch nach Umstellung auf dem digitalen Archiv. Firmen, die das nicht auf die lange Bank schieben möchten, sind herzlich eingeladen, das System im Rahmen einer Online-Demo kennenzulernen.
