E-Mail-Archivierung, damals und heute: Als im Jahre 1984 die erste E-Mail aus den USA an der Universität in Karlsruhe empfangen wurde, wurde auch in Deutschland ein Grundstein für die moderne Kommunikation gelegt. Auf einmal ließen sich Informationen in ungeahnter Geschwindigkeit um die Welt schicken. Das Internet war zu dem Zeitpunkt noch nicht “erfunden” und die E-Mail noch nicht das Massenmedium, was es heute ist.
E-Mail-Archivierung 1984? Gechillt!
Daher wurden Themen wie E-Mail-Archivierung oder Back-ups rein rechtlich gesehen noch keine übermäßige Relevanz beigemessen. Da diese Kommunikationsform aber den klassischen Brief in Papierform, insbesondere in Unternehmen, im Laufe der Zeit ersetzt und somit eine große Bedeutung erlangt hat, eröffnet dies Fragen, wie solche immateriellen Daten gesetzeskonform archiviert werden können.
Es wird dabei zwischen Back-ups als kurz- bis mittelfristige Datenspeicherung zum Zwecke der Wiederherstellung nach einem Datenverlust sowie Archiven, die der langfristigen Dokumentation dienen, zu unterscheiden.
„Täglich werden weltweit über 260 Milliarden Mails verschickt.“
Das besagt die Quelle Studie der Radicati Group von 2017. Zugegeben, das sind eine Menge an Informationen, die da jeden einzelnen Tag herumschwirren … Jetzt stellt sich berechtigterweise die Frage, ob nun wirklich alle E-Mails archiviert werden müssen? Also auch, etwas überspitzt gesagt, z. B. die Bestellbestätigung beim Online-Versandhändler für den 5er-Pack Bleistifte? Oder diese Nachrichten, bei denen nach mehrmaligen Weiterleiten und Antworten z. B. „RE:FWD:RE:Kundenanfrage“ im Betreff steht?
Wer oder was entscheidet denn nun, was relevant ist?
Die Verwaltungsvorschrift mit dem Namen „GoBD” (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt unter anderem die Anforderungen an die Archivierung von E-Mails: Zusammengefasst sind E-Mails nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn dessen Inhalt die Funktion eines Handelsbriefs erfüllt, also z. B. ein Angebot, ein Lieferschein, eine Rechnung, ein Zahlungsbeleg oder ein Reklamationsschreiben. Es gelten zudem gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Das Finanzamt kann vom Unternehmen Datenmaterial anfordern – wer das während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, wird mit einer Schätzung belegt. Das geht finanziell häufig zu Lasten des Unternehmens.
Diese Vorschrift dämmt zwar damit die Menge an zu archivierenden E-Mails deutlich ein, aber in der Praxis ist in Anbetracht der Datenflut eine Trennung in „archivierungspflichtige“ und „nicht archivierungspflichtige“ Nachrichten kaum realisierbar. Die Archivierung kann manuell erfolgen, aber wer hat Zeit und Muße zu kontrollieren, ob auch wirklich jeder Benutzer auf „Archivieren“ klickt und nicht doch die eine oder andere (wichtige) E-Mail durchs Raster fällt?
Da kann man es sich doch einfach machen und so argumentieren, dass Speicherplatz heute nichts mehr kostet und sämtliche E-Mails archiviert werden, um nicht gegen die Vorschriften zu verstoßen. Das ist ja prima und so simpel: Dann speichern wir jetzt die E-Mails kurzerhand auf Dateiebene auf unserem Server fürs Archiv, und dann machen wir noch ein Back-up und sind dann fertig.
Leider nicht, denn die GoBD erfordert auch die revisionssichere Ablage der Daten, d. h. die E-Mails dürfen im Nachhinein nicht mehr veränderbar werden. Und das kann bei einer simplen Speicherung auf Dateiebene nicht gewährleistet werden. Zudem kommt noch der Datenschutz ins Spiel, dazu später mehr.
Was tun?
Wie kann eine solche GoBD-konforme Archivierung nun in der Praxis aussehen? Die simpelste Lösung ist die Implementierung einer E-Mail-Archivierungssoftware, die hierbei schon gute Dienste wie das Durchsuchen leisten kann. Soweit so gut, doch ganz im Ernst, ist das wirklich das Ziel? Lohnt sich der ganze Aufwand einer solchen Installation, nur um damit ein weiteres Datengrab zu schaffen? Es geht doch darum, die archivierten E-Mails sinnvoll nutzbar zu machen und z. B. Projekten oder Kunden zuzuordnen, damit der Benutzer schnell an die Daten kommt und produktiv arbeiten kann. Und genau da setzen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) an. Diese bieten zusätzlich eine revisionssichere Ablage und protokollieren u. a. mit, welche Inhalte eines Dokuments wann verändert wurden. Durch die Zuordnung an Projekte oder Kunden wird u. a. der Gesamtzusammenhang hergestellt und die lückenlose Nachverfolgbarkeit deutlich erhöht. Es hilft Ihnen dabei und nimmt Ihnen die Arbeit ab – automatisch!
Das klingt alles schön und gut. Was aber macht der IT-Admin, der nun die E-Mail-Archivierung im DMS über alle Postfächer aktiviert und somit auch personenbezogene Daten, die per E-Mail ausgetauscht werden (z. B. vom und zum Betriebsrat), mit archiviert? Da kann die Archivierungsstrategie ganz schnell mit der DSGVO im Konflikt stehen. Wenig Probleme bereitet die Lösung, wenn Mitarbeiter ihr geschäftliches E-Mail-Postfach auch für private Zwecke nutzen – und der Archivierung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung zugestimmt haben.
Jedoch gilt immer, dass das Einholen von juristischem Rat eines Experten, das Einbeziehen aller beteiligten Parteien und die schriftliche Fixierung der Regelung(en) nicht nur Empfehlung, sondern Pflicht sind.
FAZIT
Wissen ist Macht. Wer über die Informationen verfügt und diese nutzen kann, ist im Vorteil. Die Informationen müssen auch bei Personalwechseln im Unternehmen verbleiben. Auch im E-Mail-Archiv gilt es, den Überblick zu wahren. agorum core ist Ihr sicherer Begleiter und unterstützt Sie nicht nur bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung. Erfahren Sie mehr, indem wir Ihnen unser System persönlich in einer Live-Demo vorstellen.
