Hinter der Abkürzung DMS verbirgt sich ein Dokumentenmanagementsystem und hinter ECM das Enterprise Content Management. Sind beide Begriffe die Bezeichnung für dasselbe System, nur in anderen Sprachen? Und wie passt das Informationsmanagement in diese Reihe?
Informationsmanagement
So unterschiedlich die Definitionen in der Fachliteratur auch sind, in einem sind sich die Experten einig. Informationsmanagement ist eine Führungsaufgabe, bei der es darum geht, eine Informations-Infrastruktur aufzubauen. Im besten Fall wird diese so genutzt und gestaltet, dass sie optimal zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Informationsmanagement bezeichnet also die Strategien, Methoden und technischen Werkzeuge, die sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter immer die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bekommt. Damit ist das Informationsmanagement ein Oberbegriff für Dokumenten- und Enterprise Content Management.
Enterprise Content Management (ECM)
Aus dem Englischen übersetzt bezeichnet das ECM die Verwaltung von Unternehmensinhalten. Der Branchenverband AIIM International erklärt den Begriff in seiner Definition ganz ähnlich: „Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse“. Dabei ist es das Ziel, alle wichtigen Informationen in einem einheitlichen System zu sammeln und zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen.
Nach dieser Erklärung fällt die Unterscheidung zwischen ECM und DMS nicht wirklich leichter. Meinen die beiden Begriffe also doch das Gleiche?
Dokumentenmanagement (DMS)
Wer das Gabler Wirtschaftslexikon nach der Definition von Dokumentenmanagement befragt, bekommt folgende Information: „Verwaltung von Dokumenten. Das Dokumentenmanagement umfasst: Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten. Das Hauptziel des Dokumentenmanagements besteht darin, durch eine Verkürzung der Durchlaufzeiten und durch eine schnelle Bereitstellung von benötigten Informationen die Arbeitsproduktivität zu erhöhen“. Demnach ist ein DMS ausschließlich für die Verwaltung von Dokumenten zuständig.
Das macht das Dokumentenmanagement per Definition innerhalb eines Unternehmens zu einem Teilbereich des ECM.
Unterscheidung in der Praxis
In der Praxis sind die beiden Begriffe hierzulande nur schwer voneinander abzugrenzen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Bezeichnungen Enterprise Content Management und ECM im deutschen Mittelstand wenig geläufig sind.
Über die Zeit haben sich die Funktionalitäten eines Dokumentenmanagementsystems immer mehr verändert. Immer mehr Aufgaben können direkt im DMS erledigt werden, ohne weitere Anwendungen hinzuziehen zu müssen. Ein modernes System bietet beispielsweise die Möglichkeit, Rechnungen nicht nur abzulegen, sondern übernimmt auch die automatische Erfassung, die Weiterleitung mithilfe von Workflows und die anschließende Archivierung.
Wer im deutschsprachigen Raum die beiden Begriffe also synonym verwendet, macht damit keinen groben Fehler. Die beiden Systeme sind sich im Leistungsumfang mittlerweile so ähnlich geworden, dass eine Unterscheidung kaum mehr möglich ist. Wenn Sie also auf der Suche nach einer der beiden Lösungen sind, sollten Sie Hersteller beider Systeme in Betracht ziehen.
