Als Anbieter von Elektroschaltanlagen und Steuerungstechnik, hat sich die esa Elektroschaltanlagen GmbH, kurz esa, mit ihrem Sitz in Braunschweig, sowohl regional als auch international einen Namen gemacht.
Das Schaltanlagenengineering und die eigene überdurchschnittliche Fertigungstiefe umfasst in erster Linie die Energiebranche, einschließlich erneuerbarer Energien und die Industrieautomatisierungstechnik.
Die esa stand vor der Herausforderung, einen ständig wachsenden Berg an Dokumenten zu bewältigen. Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten erforderte enorme zeitliche Ressourcen, was zu langen Bearbeitungszeiten bei Eingangsrechnungen und anderen Geschäftsunterlagen führte.
Effiziente Zeiteinsparung mit dem DMS agorum core
Im Oktober 2018 entschied sich das Unternehmen für die Integration des Dokumentenmanagement Systems (DMS) agorum core pro, um die zeitaufwendige Papierverwaltung und -archivierung bei Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen zu überwinden.
Nutzung von agorum core pro-Funktionen: Archivnutzung und Automatisierung
Die esa setzt erfolgreich auf die Archivierungsfunktion von agorum core pro. Dies ermöglicht nicht nur die effiziente Ablage digitaler Dokumente, sondern auch die Automatisierung von zentralen Geschäftsprozessen.
Die geprüfte revisionssichere Archivierung mit OCR-Erkennung, Volltextsuche und schnellem Zugriff auf alle Dokumente und Dateien ist ein entscheidender Vorteil von agorum core pro. Die revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass Dokumente und Dateien unverändert und nachvollziehbar gespeichert werden, was für die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Kontrollen wichtig ist.
Bedeutende Einsparungen und Mehrwert: agorum core pro in der Anwendung
Die Implementierung des DMS agorum core pro ermöglichte es esa, sowohl Zeit als auch Ressourcen erheblich einzusparen. Aber wie sieht das in der Praxis aus?
Zum einen konnten interne Prozesse, wie die Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement, durch die Digitalisierung erheblich beschleunigt werden. Aufgaben wie das Sortieren, Ordnen und Ablegen von Dokumenten, die zuvor manuell durchgeführt wurden, sind jetzt automatisiert durch agorum core pro.
Besonders bemerkenswert sind die Einsparungen durch die Automatisierung des digitalen Posteingangs. Wo früher sortiert und verteilt werden musste, sorgt jetzt agorum core pro für eine effiziente und schnelle Verteilung der Dokumente.
Zufriedenheit der Mitarbeiter: schneller und effizienter
Kosten- und Zeitersparnisse: Effizienz im Fokus
Die Implementierung von agorum core pro hat nicht nur zu einer Zeitersparnis, sondern auch zu erheblichen Kostenersparnissen geführt. Die esa schätzt die jährlichen Personalkostenersparnisse auf etwa 35.000,- Euro. Diese Einsparungen resultieren aus effizienteren Prozessen und der Reduzierung des manuellen Aufwands.
Verwaltung und Support: geringer Aufwand, schnelle Reaktion
Der administrative Aufwand für esa bleibt überschaubar. Ein Administrator und fünf Projektbeauftragte sind mit der Betreuung von agorum core pro betraut und investieren pro Woche lediglich 1–2 oder 10–15 Stunden in die Arbeit mit dem System.
Die Unterstützung durch das agorum-Team ist ein weiterer Pluspunkt. Im Falle eines Supportfalls zeigten sich die Verantwortlichen der esa sowohl mit der Reaktionszeit als auch mit der Qualität des Supports sehr zufrieden. Ein klares Zeichen dafür, dass die agorum Software GmbH nicht nur eine leistungsfähige Software, sondern auch einen hervorragenden Kundenservice bietet.
Die IT-Verantwortlichen bei esa sind überzeugt: Bei einer erneuten Auswahl eines DMS/ECM würde ihre Wahl wieder auf agorum core pro fallen. Sie schätzen hauptsächlich die Flexibilität und Erweiterbarkeit der Software. agorum core pro ist zum zentralen Element des modernen Informationsmanagements bei esa geworden und ein hervorragendes Beispiel für die erfolgreiche Implementierung und Nutzung eines DMS zur Maximierung der Zeiteinsparung.
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