Elektronische Ablage ist mit einem Dokumentenmanagement-System ideal geeignet für alle Dokumente, die auch elektronisch erzeugt werden. Unternehmen können dabei frei entscheiden, wie sie ihre elektronische Ablage organisieren, solange die Einhaltung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gewährleistet ist. Theoretisch genügen also ein herkömmlicher Fileserver und regelmäßige Datensicherungen. Besser, leistungsfähiger und produktiver wird Ihre elektronische Ablage allerdings mit einem Dokumentenmanagement-System.
Elektronische Ablage - aber mit System
Auf einem Fileserver werden Dokumente in der Regel einfach nur abgelegt – eine weiterführende Nutzung findet in den seltensten Fällen statt. Ein Dokumentenmanagement-System dagegen bietet vielfältige Möglichkeiten, die in den Dokumenten enthaltenen Informationen aktiv zu nutzen, etwa für eine bessere Kundenbetreuung, fundiertere Entscheidungen oder eine effizientere Zusammenarbeit im Team.
Mit einem DMS trägt Ihre elektronische Ablage also jeden Tag zum Unternehmenserfolg bei. Warum das so ist, möchten wir anhand der klassischen Tätigkeiten “Ablegen” und “Wiederfinden” an 3 Beispielen kurz beleuchten:
1. Die Dokumente legen sich im Idealfall von alleine am richtigen Ort ab
Bei einem guten Dokumentenmanagement-System lassen sich beliebige Kontrollschleifen einbauen, sodass der Mitarbeiter z. B. vor der endgültigen Ablage noch per Klick bestätigen kann, wo das Dokument abgelegt wird. So behält er die Kontrolle, kann aber das Ablegen an den “elektronischen Kollegen” delegieren.
Funktionsweise der automatischen Ablage
Die Dokumente werden beim Speichern in der Datenbank über eine Texterkennung ausgelesen, und das DMS erkennt anhand des Inhalts automatisch, in welche elektronische Akte das entsprechende Dokument gehört, etwa anhand des Kundennamens, der Rechnungsnummer oder anderer Metadaten. Egal wie, Sie sparen viel Zeit, die Sie sicherlich sinnvoller nutzen können als für die ungeliebte Ablage.
2. Dank leistungsfähiger Suchfunktion finden Sie jede Information in Nullkommanix
Dokumente, die “ganz normal” auf dem Fileserver abgelegt wurden, sind mitunter unauffindbar. In der Regel deshalb, weil sie beim Ablegen aus Versehen in den falschen Ordner gezogen wurden oder jemand sie versehentlich an einen anderen Ort verschoben hat. Wie viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwendet wird, können Sie mit unserem Berechnungstool berechnen.
Elektronische Ablage und schnelles Wiederfinden
Ganz anders verläuft dieses Szenario bei der Arbeit mit einem DMS: Normalerweise würde man ja das Dokument automatisch ablegen und somit von vornherein sicherstellen, dass es auch im richtigen Ordner landet. Aber selbst wenn Sie das nicht getan und das Dokument manuell falsch abgelegt haben sollten, finden Sie es über die Suchfunktion in Sekundenschnelle wieder. Einfach einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben, und das DMS listet zuverlässig alle Dokumente auf, die diese Begriffe enthalten. Das geht natürlich auch mit Metadaten. Je genauer Sie wissen, wonach Sie suchen, umso genauer sind auch die Suchergebnisse. Mit einem modernen DMS können Sie die Ergebnisliste sogar “googlelike” direkt über die Eingabe der entsprechenden Suchbegriffe immer weiter eingrenzen.
3. Die elektronische Ablage als verlässiger Datenlieferant für viele alltägliche Situationen
Mit einem Dokumentenmanagement-System machen Sie Ihre elektronische Ablage zum Datenlieferanten, der bei vielen alltäglichen Situationen im Tagesgeschäft unterstützt. Einige Beispiele:
Ein Kunde ruft an und benötigt eine Information
Wenn der Sachbearbeiter die Antwort nicht auswendig weiß, kommt meist ein: “Ich schaue nach und rufe Sie gleich zurück.” Mit einem DMS kann der Mitarbeiter sofort Auskunft geben, weil er sofort auf die gesuchte Information zugreifen kann. Das ist gut fürs Image und fürs Zeitbudget des jeweiligen Mitarbeiters.
Ein neuer Kollege soll sich in ein bestehendes Projekt einarbeiten
Ohne DMS benötigt er dafür meist mehrere Meetings mit Kollegen oder noch längeres Klicken durch den kompletten Fileserver, um die oft verstreut liegenden Infos zu finden. Zeitsparender ist es mit einem DMS, das alle Infos in der elektronischen Kundenakte oder der Projektakte sammelt.
Mitarbeiter arbeiten abteilungs- oder standortübergreifend an einem Projekt
Mit übersichtlichen Projekt-Dashboards sind alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Eine komfortable Notizfunktion erleichtert die Kommunikation untereinander und erspart den Mitarbeitern und dem E-Mail-Server das früher übliche E-Mail-Ping-Pong mit riesigen Verteilern. Weitere Infos zur optimalen Zusammenarbeit in einem Team: DMS als Kollaborationssoftware.
E-Mails und deren Anhänge sollen archiviert werden
Wenn es um E-Mail-Postfächer geht, stoßen klassische Fileserver schnell an ihre Grenzen. Deswegen liegen E-Mails oft ungenutzt in den Postfächern der jeweiligen Mitarbeiter. Das ist besonders schade, wenn man sich vor Augen hält, dass schriftlicher Informationsaustausch heute in der Regel über E-Mail stattfindet. Ein DMS nutzt die wertvolle Wissensquelle E-Mail, indem es die E-Mails zentral und durchsuchbar archiviert.
Das waren nur 3 Beispiele von vielen
Unternehmen, die die Einführung einer professionellen DMS-Software planen, sind herzlich eingeladen, agorum core kennenzulernen. Sprechen Sie vorab mit unseren Kundenberatern und schildern Sie uns Ihre Themen, danach vereinbaren wir einen Termin für eine Online-Demo. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
