Wer “elektronische Belegerfassung” hört, denkt meist zuerst an Eingangsrechnungen. Dabei ist die Bezeichnung “Beleg” viel umfassender, denn Belege fallen in allen Bereichen des Unternehmens an. Beispielsweise gelten Inventurlisten oder Materialentnahmescheine ebenso als Belege wie Lohn- und Gehaltslisten. Was es bringt, alle Belege im Unternehmen elektronisch zu erfassen, möchten wir in diesem Beitrag näher erläutern.
Was ist überhaupt ein Beleg und wozu braucht man ihn?
Jeder kennt den alten Buchhaltergrundsatz “Keine Buchung ohne Beleg”, aber braucht man in der heutigen digitalen Zeit überhaupt noch Belege? Die Antwort ist ein klares Ja, denn ein Beleg ist ein schriftlicher Nachweis, dass ein Geschäftsfall tatsächlich so stattgefunden hat wie gebucht. Ein solcher Nachweis ist z. B. erforderlich, um Unklarheiten bei einer Betriebsprüfung zu beseitigen oder komplizierte Transaktionen über mehrere Ecken verständlich abzubilden.
Sobald ein Ereignis im Geschäftsprozess eine finanzielle Auswirkung auf das Unternehmen hat, muss es durch einen Beleg dokumentiert, also “belegt” werden. Die Mindestangaben auf dem Beleg sind dabei die Beschreibung des Vorgangs, der Betrag und das Datum.
Gängige Belegarten sind:
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Quittungen
- Bankbelege, z.B. Kontoauszüge
- Lohn- und Gehaltslisten
- Inventurlisten
- Materialentnahmescheine
- Spesenabrechnungen
Üblich ist dabei die Unterscheidung in interne, also vom Unternehmen selbst erstellte Belege (Eigenbelege), und externe Belege (Fremdbelege), also solche, die das Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit von Dritten bekommt. Demnach sind z. B. Eingangsrechnungen Fremdbelege und Ausgangsrechnungen Eigenbelege.
Elektronische Belegerfassung mit einem Dokumentenmanagement-System
Natürlich kommen nicht alle Belegarten in jedem Unternehmen vor, aber jede Firma schreibt und empfängt Rechnungen. Vielleicht fragen uns deshalb auf Messen die meisten Besucher nach der digitalen Rechnungserfassung. Viele sind dann erstaunt, wenn sie erfahren, dass man mit unserem DMS agorum core nicht nur Rechnungen, sondern auch alle anderen Belegarten elektronisch erfassen und verarbeiten kann. Dazu ein Beispiel:
Inventurlisten elektronisch erfassen
- Früher waren Inventurlisten lange Aufstellungen von lagernden Artikeln. Am Ende jeder Zeile gab es ein Feld, in das der Mitarbeiter die gezählte Stückzahl handschriftlich notierte. Diese Zahlen wurden dann händisch ins System übertragen, sodass der Lagerbestand dann aufgelistet und bewertet werden konnte. Ein immenser Zeitaufwand, der jedoch immer nur eine Momentaufnahme zum Inventurzeitpunkt war.
- Im Zeitalter der elektronischen Warenwirtschaftssysteme weiß ein Unternehmen jederzeit auf Knopfdruck, welche Artikel am Lager liegen sollten. Um Soll-/Ist-Abweichungen festzustellen, finden dennoch in regelmäßigen Abständen Inventuren statt. Bei größeren Lagern hat der entsprechende Mitarbeiter dafür heute meist elektronische “Helferlein”. Statt die gezählte Stückzahl per Hand in ausgedruckte Inventurlisten einzutragen, scannt er einfach mit einem Handscanner den Code am Lagerplatz und gibt die Stückzahl über das Tastenfeld ein.
- Mittelständische Unternehmen mit einem eher kleinen Lager scheuen oft die Anschaffung solcher Geräte und arbeiten nach wie vor mit ausgedruckten Inventurlisten. Im Unterschied zu früher enthalten sie bereits die im System hinterlegte Soll-Stückzahl, die der Mitarbeiter nur noch abhaken muss. Abweichungen werden in eigenen Zahlenfeldern notiert. Solche Inventurlisten werden dann nur noch eingescannt, automatisch ins DMS eingelesen und mittels elektronischem Workflow schnell und einfach mit der Ursprungsliste abgeglichen.
Was bringt nun die elektronische Belegerfassung mit einem DMS?
Wie viel Nutzen ein Unternehmen aus der elektronischen Belegerfassung ziehen kann, hängt natürlich von der Art und Anzahl der erfassten Belege ab. Folgende Vorteile sind aber immer gegeben:
- Zeit und damit Geld sparen
Die Rechnung ist ganz einfach: Alle Vorgänge, die das DMS automatisch erledigen kann, verschwenden nicht die kostbare Zeit Ihrer Mitarbeiter. Natürlich bietet auch hier wieder die Rechnungsverarbeitung als zeitaufwändigste Form der Belegerfassung das größte Einsparpotenzial. Aber je nachdem, welche Belegarten im Unternehmen vorhanden sind, lohnt sich auch ein Blick auf die anderen Belege.
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Erfassungs- und Übertragungsfehler minimieren
Den wenigsten Menschen macht es Spaß, stundenlang lange Listen abzutippen. Bei solchen stupiden Arbeiten lässt die Konzentration zudem viel schneller nach als bei anspruchsvollen Tätigkeiten. Erfassungs- und Übertragungsfehler schleichen sich ein, die das Unternehmen im Extremfall bares Geld kosten. Ein DMS hat dieses Problem nicht. Es erfasst die Belege automatisch und immer gleich gut, egal ob es um Position 1 der Liste geht oder um Position 329.407.
- Elektronisch vorhandene Daten vielfältig nutzen
Sind die Daten in den Belegen erstmal elektronisch vorhanden, lassen sie sich natürlich vielfältig nutzen, beispielsweise für Statistiken und Auswertungen. Belege können außerdem automatisch untereinander abgeglichen oder in übergreifende Workflows eingebunden werden.
- Datenqualität im Unternehmen und Kundenservice steigern
Weniger Fehler und schneller zur Verfügung stehende Daten steigern nebenbei die generelle Datenqualität im Unternehmen. Die Mitarbeiter arbeiten mit aktuellen, validen Daten und trauen sich daher auch viel eher, die Informationen im System ohne zusätzliche manuelle Verifizierung an Kunden herauszugeben, was wiederum den Kundenservice signifikant verbessert. Denn auf Informationen wartet kein Kunden gerne.
FAZIT
Die elektronische Belegerfassung mit einem Dokumentenmanagement-System lohnt sich für jedes Unternehmen – vorrangig natürlich im Zuge der Rechnungsverarbeitung, aber auch für andere regelmäßig auftretende Belegarten. Überlegen Sie doch einfach mal, welche Belege in Ihrem Unternehmen digitalisiert werden sollten.
Wenn Sie gerne live erleben möchten, wie die elektronische Erfassung Ihrer Belege mit agorum core funktioniert, vereinbaren Sie am besten gleich einen Termin für eine unverbindliche Online-Demo:
