Elektronische Mitgliederverwaltung für Verbände, Kammern, Gewerkschaften oder Akademien mit dem Dokumentenmanagement agorum core. Je mehr Mitglieder eine Organisation hat, umso wichtiger ist eine effiziente elektronische Mitgliederverwaltung. Denn in der Praxis ist es oft schwieriger als gedacht, jederzeit nachzuvollziehen, welche Leistungen das einzelne Mitglied bereits abgerufen hat oder in welche Aktivitäten und Projekte es aktuell involviert ist. Das Stichwort lautet: Elektronische Mitgliederakte. Mehr dazu in diesem Blogbeitrag:
5 Vorteile von elektronischen Mitgliederakten
Ein zentraler Schwerpunkt des DMS agorum core ist die digitale Verwaltung von E-Akten. Dabei spielt das Einsatzgebiet und die Branche der digitalen Akten keine Rolle. Grundsätzlich bringen sie Struktur und Übersicht in die Verwaltung von Mitgliederdaten:
1. Alle wichtigen Informationen, übersichtlich an einem Ort gebündelt
In der elektronischen Mitgliederakte wird der komplette Schriftverkehr ebenso zuverlässig gesammelt wie Infos zu Projekten oder Interaktionen. Der physische Aktenordner streicht spätestens bei E-Mails, Workchats und anderen “modernen” Dokumententypen überfordert die Segel.
2. Umfangreiche Suchmöglichkeiten für ein schnelles Finden von Informationen
Eine elektronische Mitgliederakte ist im Volltext ebenso durchsuchbar wie anhand von Suchparametern, den sogenannten Metadaten. So ist jede Information schnell gefunden.
3. Standortübergreifender Zugriff, bessere Zusammenarbeit
Ein Aktenordner kann immer nur an einem Ort sein, auf eine elektronische Mitgliederakte können Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus zugreifen – oft sogar gleichzeitig. Es müssen keine Dokumente mehr von A nach B transportiert werden.
4. Datenverarbeitung nach DSGVO
Mitgliederakten beinhalten personenbezogene Daten, die vom Gesetzgeber her nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden müssen. Im DMS agorum core können in den Einstellungen die Personen, die Zugriff auf Akten haben dürfen, dafür berechtigt werden. Es kann auch unterschieden werden, wer welche Rechte hat. So ist sichergestellt, dass die Mitgliederakten gesetzeskonform verwaltet werden.
5. Ablage erfolgt automatisch
Anhand frei definierbarer Kriterien legen sich die Dokumente von selbst in die richtige E-Akte ab. Der richtige Ablageort für E-Mails wird etwa anhand des Absenders oder der Betreffzeile automatisch identifiziert.
Projektmanagement
Projekte und Arbeitsgruppen sind Alltag in der Arbeit von Vereinen, Verbänden und Organisationen – und ein weiterer Einsatzbereich für Dokumentenmanagement. Ein gutes DMS ist nämlich das beste Werkzeug für einen schnellen, einfachen und übersichtlichen Informationsaustausch in einer Arbeitsgruppe oder einem Projektteam. Elektronische Projektakten sind dabei nur eine Seite der Medaille, die andere heißt Kommunikation: Ein gutes DMS bietet beispielweise Projekt-Dashboards für einen schnellen Überblick, Notizen direkt an Objekten, Projekt-Chats statt umfangreicher E-Mails mit riesigen Verteilern und vieles mehr. Lesen Sie dazu auch folgende zwei Blogbeiträge zum Thema “Projektmanagement”:
Automatisierte Prozesse
Das Dokumentenmanagement-System agorum core bringt neben der elektronischen Mitgliederakte noch weitere Features und Funktionen für eine deutlich effizientere Arbeit im Verband oder Verein mit, allen voran die komfortable Automatisierung von typischen, immer wiederkehrenden Geschäftsprozessen mit intelligenten Workflows.
Hier einige Beispiele für alltägliche Tätigkeiten, die in jeder Organisation anfallen und die ein DMS für Sie übernehmen kann – ob vollautomatisch oder mit einer eingebauten Endkontrolle durch den zuständigen Mitarbeiter, entscheiden Sie:
FAZIT
Ob elektronische Mitgliederverwaltung, Prozessautomatisierung oder Projektmanagement – ein gutes DMS ist das “Schweizer Messer” unter den Software-Lösungen für Verbände, Vereine und Organisationen.
Lernen Sie das DMS agorum core kennen
Möchten Sie ein solches DMS live erleben? Dann vereinbaren Sie einfach einen Termin für eine Online-Demo – natürlich auf Ihre Arbeit in Verband, Verein und Organisation zugeschnitten. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Hier.
