Der elektronische Posteingang führt zusammen, was zusammengehört. Er wandelt alles, was in Papierform ins Unternehmen kommt, in digitale Post um. Er verwaltet die gesamten E-Mails so, dass sie im Kontext gefunden werden. Er archiviert alle Informationen gesetzeskonform. Eine große Aufgabe. Im Beitrag beschreiben wir 5 wichtige Funktionen des elektronischen Posteingangs unseres DMS/ECM agorum core. Informieren Sie sich jetzt!
5 wichtige Funktionen des elektronischen Posteingangs von agorum core:
- Elektronischer Posteingang: die Schaltzentrale
- Papierpost einscannen und digital verwalten
- E-Mails direkt bearbeiten und automatisch in E-Akten archivieren
- Dokumente direkt aus dem DMS/ECM teilen und empfangen
- Per Notizfunktion direkt an einer Akte oder am Dokument chatten
1.) Elektronischer Posteingang: die Schaltzentrale
Aus Sicht eines Anwenders zeigt sich der elektronische Posteingang als übersichtliches Dashboard. Im Posteingang, dem “Eingang aktuell”, gehen alle Informationen gebündelt ein:
- Eingegangene und in der Poststelle eingescannte Papierpost
- Ihre persönlichen E-Mails und alle E-Mails aus Ihren Projekten oder Bereichen
- Alle neuen und geänderten Dokumente aus Ihren Projekten, von externen Dienstleistern und aus Ihrer Abteilung
- Zu erledigende Aufgaben und Freigabeworkflows
- Nachrichten aus Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder Ihrem Team
2.) Papierpost einscannen und digital verwalten
Um Dokumente, die noch klassisch per Briefpost im Unternehmen eingehen, elektronisch weiterverarbeiten zu können, werden die Unterlagen mit einem handelsüblichen Scanner einfach in ein Verzeichnis in agorum core gescannt.
Die Texterfassung erfolgt durch den OCR
Dieses Verzeichnis wird vom Dokumentenmanagement-System überwacht. Sobald eine gescannte Datei eingegangen ist, wird sie von einem Texterfassungsprogramm (OCR) komplett erfasst und kann über einen Workflow automatisch weiterverarbeitet werden. Zum Beispiel erkennt der Workflow im einfachsten Fall anhand der Empfängeradresse, für wen das Dokument bestimmt ist, und leitet die Datei in den elektronischen Posteingang dieser Person oder einer Abteilung weiter.
Der Automatisierung sind kaum Grenzen gesetzt
Es können aber auch wesentlich komplexere Prozesse automatisiert werden. Zum Beispiel ist es möglich, Dokumente automatisch in elektronischen Akten abzulegen oder die gesamte Rechnungsverarbeitung darüber automatisch zu bewerkstelligen. Dazu lesen Sie bitte auch unseren Blogbeitrag: Eingangsrechnungen bearbeiten: wie Sie Zeit und Geld sparen!
Der elektronische Posteingang bietet enorme Vorteile - vor allem in Zeiten von Homeoffice
Die Vorteile sind klar: Die Eingangspost kann ohne Verzögerung sofort automatisch verteilt werden, auch an mehrere Personen gleichzeitig. So muss niemand warten, bis die anderen fertig sind, das Dokument kann unverzüglich parallel gelesen, bearbeitet und abgelegt werden. Zudem sind die digitalisierten Dokumente sofort im Volltext durchsuchbar, das vereinfacht das Wiederfinden ungemein! Aus einem langsamen und umständlich analogen wird so ganz einfach ein komfortabler elektronischer Posteingang.
Wie viel Sie mit der schnelleren Suche nach Dokumenten einsparen, können Sie sich im Übrigen hier berechnen lassen: Berechnungstool Suche.
3.) E-Mails direkt bearbeiten und automatisch in elektronischen Akten archivieren
Auch E-Mails können direkt aus der Mitteilungsliste in agorum core betrachtet, bearbeitet und abgelegt werden. agorum core verfügt dazu über einen integrierten E-Mail-Client, mit dem E-Mails direkt gelesen und beantwortet werden können. Die Ablage der E-Mails in die elektronischen Akten erfolgt manuell oder auch vollautomatisch. Beispielsweise können alle E-Mails eines Kunden anhand seiner E-Mail-Adresse erkannt und automatisch in seiner elektronischen Kundenakte archiviert werden.
4.) Dokumente direkt aus dem DMS teilen und empfangen
Auch das beliebte Teilen von Dokumenten kann dank unseres Plug-ins agorum core dataroom direkt aus dem Dokumentenmanagement-System heraus ohne Umwege über Dropbox und Co. geschehen. Um ein Dokument einer externen Person zur Verfügung zu stellen, wird es einfach über einen Klick auf die rechte Maustaste für einen Download freigeben und der entsprechende Link per E-Mail verschickt. Ebenso einfach kann ein Upload-Link erstellt werden, über den zum Beispiel Dateien zu Kunden oder Lieferanten sicher in das Dokumentenmanagement-System hochgeladen werden können. So sind die Daten nicht nur in Sicherheit, es ist auch sicher, dass immer mit dem richtigen Dokument gearbeitet wird. Neue oder geänderte Dokumente werden immer sofort in der Mitteilungsliste angezeigt und können sofort bearbeitet werden.
5.) Per Notizfunktion direkt an einer Akte oder einem Dokument chatten
Last but not least vervollständigt ein interner Messenger den elektronischen Posteingang von agorum core. Damit kann direkt an Akten, Dokumenten, Projekten oder E-Mails über einen Stream miteinander kommuniziert werden. Diese Funktion ist deshalb so wertvoll, weil sie verhindert, dass interne Abstimmungen nicht per E-Mail erfolgen und dadurch keine Speicherressourcen binden. Denken Sie nur an Ketten-E-Mails mit großen Dateianhängen. Aber auch deshalb, weil die Notizen immer im Kontext sind. Die gesamten Notizen eines Projektes sind in der Akte gespeichert. Kommt ein Kollege aus dem Urlaub zurück, sieht er die gesamte Kommunikation chronologisch dokumentiert. Diese Funktion ist Gold wert und tiefer im Referenzbericht von SCHLÜTER+THOMSEN beschrieben.
Die Vorteile der Notizfunktion:
- Projektakten, Kundenakten, Lieferantenakten etc. sind in agorum core mit der Notizfunktion ausgestattet
- Alle Notizen sind in der jeweiligen Projektakte historisch und chronologisch gespeichert
- Anwender können ganz transparent die Kommunikation nachverfolgen
- Speicherressourcen werden geschont (vor allem bei Projekten mit speicherintensiven Daten)
- Alle Daten einer Akte werden gesetzeskonform archiviert
FAZIT
Der elektronische Posteingang ermöglicht Unternehmen eine effiziente Verwaltung ihrer Eingangspost. Das ist vor allem für das Arbeiten aus dem Homeoffice von großer Bedeutung. Firmen, die den Umstieg vom analogen zum elektronischen Posteingang planen, sind eingeladen, das DMS/ECM agorum core im Rahmen einer Online-Demo kennenzulernen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Hier.
