Wie Topf und Deckel, so passen Enterprise Resource Planning (ERP) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) perfekt zueinander. Eine Kopplung der beiden Systeme bringt im Prinzip nur Vorteile. Das ERP-System steuert und verwaltet sämtliche Transaktionen im Unternehmen, die überwiegend auf Belegen wie Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen beruhen. Das sind Dokumente, die elektronisch in einem Dokumentenmanagement-System effizient erfasst und verwaltet werden. Um beide Systeme ideal zusammenspielen zu lassen, ist es eine gute Idee, beide Systeme eng miteinander zu verzahnen.
Revisionssichere Archivierung in systemübergreifenden elektronischen Akten
Dokumente, die im ERP-System erzeugt werden, können in einem automatischen Prozess im DMS revisionssicher archiviert und mit Dokumenten zusammengeführt werden, die zum Vorgang gehören, aber aus anderen Systemen stammen. Man spricht dabei klassisch von elektronischen Akten, die alle Informationen beinhalten, die beispielsweise zu einem Kunden gehören. Das sind Angebote, E-Mails, Verträge, Protokolle, Dokumentationen aus der Qualitätssicherung usw. Alles, was den Kunden betrifft, kann im DMS in dieser einen Akte zusammengeführt werden.
Recherche über Metadaten und Volltextsuche
Alle Dokumente, die aus dem ERP und anderen System in den elektronischen Akten gespeichert werden, kann das DMS volltextindexieren und vollautomatisch mit Metadaten anreichern. Damit beschleunigt sich die Suche nach Informationen. Dokumente finden sich sehr schnell, indem Sie direkt nach einer bestimmten Rechnungsnummer suchen oder sich einfach alle noch offenen Rechnungen anzeigen lassen.
Automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche - das DMS als Datenlieferant für ERP
Mit der Fähigkeit, sowohl elektronische als auch auf Papier empfangene Dokumente zu erfassen, zu prüfen und durch Geschäftsprozesse zu leiten, sind Dokumentenmanagement-Systeme die perfekten Datenlieferanten für ERP-Systeme.
Daten aus der Eingangspost, wie beispielsweise aus Rechnungen, werden vom DMS automatisch erfasst und über vordefinierte Workflows im Unternehmen verteilt. Bei einer Rechnung kann dieser Prozess soweit automatisiert werden, dass alle notwendigen Daten erfasst werden und eine rechnerische Prüfung der Beträge sowie ein inhaltlicher Abgleich gegen die Stammdaten im ERP-System erfolgt. Ist noch eine Bestellung hinterlegt, die der Rechnung entspricht, könnte das System die Rechnung direkt freigegeben und die fertigen Daten zur Buchung an das ERP-System übergeben.
Ist diese Vollautomation nicht möglich, läuft der Freigabeprozess über einen Workflow, der den zuständigen Mitarbeitern die Daten elektronisch übermittelt und zur Freigabe vorlegt, bevor die Daten an das ERP-System übermittelt werden.
In beiden Fällen lassen sich beachtliche Effizienzpotentiale erschließen, da durch die automatische Verarbeitung die kostenintensive und fehleranfällige manuelle Erfassung von Daten entfällt und die Informationen schnell und ohne Medienbrüche übermittelt werden.
Zugriff auf alle Unterlagen direkt aus dem ERP-System
Die Integration des DMS in das ERP-System geht idealerweise soweit, dass die notwendigen DMS-Funktionen direkt in der Oberfläche des ERP-Systems zur Verfügung stehen. Zu jedem Vorgang sind dann beispielsweise alle notwendigen Unterlagen sofort im Zugriff, sodass nicht erst nach den Belegen gesucht werden muss.
Mit einigen Dokumentenmanagement-Systemen können Dokumente über ein Webportal externen Personen zur Verfügung gestellt werden, ähnlich wie bei der Dropbox. So kann beispielsweise Kunden Zugriff auf archivierte Aufträge, Angebote und Rechnungen gewährt werden.
FAZIT
Die Kopplung von ERP-System und DMS macht dokumentenbasierte Prozesse schneller und weniger fehleranfällig. Das ERP-System erhält sauber erfasste und überprüfte Daten. Aus dem ERP erzeugte Dokumente können ohne Zusatzaufwand automatisch revisionssicher archiviert werden und sind bei Bedarf sofort im Zugriff. Das steigert die Effizienz der Prozesse und spart Zeit und Geld.
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