Frühes Scannen oder spätes Scannen – das Ziel hinter den beiden Methoden ist erst einmal dasselbe: Die Dokumente sollen elektronisch archiviert und das Papier entsorgt werden. Die Wege, dieses Ziel zu erreichen, sind unterschiedlich und bieten Vor- und Nachteile.
Früh oder spät, was bedeutet das eigentlich?
Der grundlegende Unterschied zwischen den beiden Vorgehensweisen ist der Zeitpunkt, wann ein Papierdokument eingescannt wird:
- Beim frühen Scannen erfolgt die elektronische Erfassung sofort nachdem das Dokument eingegangen ist, die weitere Bearbeitung erfolgt daher ebenfalls voll elektronisch.
- Beim späten Scannen durchläuft das Dokument den ganzen Prozess in Papierform und wird erst eingescannt, wenn es final abgelegt werden soll.
Papierlose Aufbewahrung und schnelles Finden von Dokumenten
Das Ziel, Dokumente nicht mehr auf Papier aufzubewahren zu müssen, erreichen Sie mit beiden Vorgehensweisen. Auch das schnelle Suchen und Wiederfinden der Dokumente im elektronischen Archiv haben beide gemeinsam, da sowohl beim frühen als auch beim späten Scannen der gesamte Text und die Metadaten elektronisch erfasst werden. Sie finden die gesuchten Informationen auf Knopfdruck, indem Sie einfach ein zu suchendes Stichwort oder ein Metadatum, wie zum Beispiel eine Rechnungsnummer, in die Suchmaske Ihres Dokumentenmanagement- oder Archivsystems eingeben. Damit sparen Sie auf jeden Fall viel Zeit beim Suchen und den Platz für ein Papierarchiv.
Der frühe Vogel fängt den Wurm - frühes Dokumente scannen bietet Einsparpotential
Das frühe Scannen bietet aber noch einiges mehr an Optimierungspotential. Während sich beim späten Scannen am eigentlichen Bearbeitungsprozess nichts ändert, können Sie beim frühen Scannen den gesamten Prozess effizienter gestalten. Dazu benötigen Sie lediglich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem Sie elektronische Prozesse, die auf Dokumenten basieren, abbilden können. Damit verteilen Sie beispielsweise Ihre Eingangspost wesentlich schneller, da Sie die Post nur öffnen und einscannen müssen. Den Rest erledigt Ihr DMS von alleine. Die Empfänger werden automatisch erkannt, und das gescannte Dokument landet in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm des Empfängers. Das zeitaufwändige Verteilen per Boten entfällt komplett.
Ist das Dokument mit seinen Metadaten gleich nach dem Eingang in Ihrem Dokumentenmanagementsystem, bieten sich natürlich noch viele weitere Möglichkeiten. Nach dem Dokument kann zum Beispiel sofort gesucht werden, so dass keine Informationen mehr auf irgendeinem Schreibtisch liegen bleiben können. Zudem wird alles, was mit dem Dokument passiert, automatisch protokolliert, so dass Sie jederzeit nachvollziehen können, wer was am Dokument verändert hat. Zudem können Dokumente in elektronische Prozesse einbezogen werden, die automatisiert ablaufen. Ein typisches Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung, die im Idealfall von der Erfassung über die sachliche und inhaltliche Prüfung bis hin zur Verbuchung und Überweisung komplett automatisch ablaufen könnte. Wie das im Detail funktioniert, lesen Sie hier: Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen!
FAZIT: Wenn schon scannen, dann auch richtig nutzen!
Wenn Sie Ihre Dokumente schon einscannen, warum dann nicht gleich auch die dahinterliegenden Prozesse automatisieren und beschleunigen? Die Investition in ein DMS hat sich durch die Effizienzsteigerung meist bereits nach wenigen Monaten amortisiert!
