Weil wir uns darüber im Klaren sind, dass das Archiv eine der wichtigsten Grundlagen für eine Dokumentenmanagementsoftware (DMS) darstellt, haben wir natürlich auch einen hohen Anspruch daran. Genau aus diesem Grund haben wir unser System auch dieses Jahr wieder von einem neutralen Wirtschaftsprüfer abnehmen lassen. Das schafft zwar eine sehr gute Grundvoraussetzung für Ihre Archivierung, dennoch liegt es an Ihnen, die gesetzlichen Vorschriften und Fristen für eine GoBD-konforme Archivierung einzuhalten. Welche Vorschriften der Gesetzgeber festgelegt hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Eine Dokumentenmanagementsoftware allein reicht nicht aus
Wichtig ist zu verstehen, dass eine eingesetzte Dokumentenmanagementsoftware, die revisionssicher archiviert, nicht ausreicht, um einen GoBD-konforme Archivierung zu erreichen. Sie ebnet Ihnen aber den Weg zur revisionssicheren Archivierung. Nutzt ein Unternehmen eine Software zur revisionssicheren Archivierung, benötigt dieses zusätzlich eine Verfahrensdokumentation. Des Weiteren ist eine Abnahme durch einen Wirtschaftsprüfer unerlässlich. Erst wenn alle drei Punkte gleichermaßen erfüllt sind, sind auch die Richtlinien nach GoBD erfüllt.
Was muss eine Verfahrensdokumentation für ein DMS beinhalten?
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt Maßnahmen, die für ein Dokumentenmanagement relevant sind, und stellt den Sollzustand aller organisatorischen und technischen Prozesse dar. Jedes Unternehmen hält die Pflicht inne, die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen. Diese Pflicht stellt gleichermaßen die Kern-Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation dar. Folgende Grundsätze sind zu beachten:
In Kurzfassung heißt das, eine ordnungsgemäße Buchführung muss für Dritte schnell und einfach nachvollziehbar sein, vollständig und chronologisch sortiert sein und immer der Wahrheit entsprechen. Vermögensgegenstände müssen in der Regel (Ausnahmen bestätigen die Regel) einzeln bewertet werden, und Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie unverändert im Original vorliegen. Generell gilt: Ohne Beleg darf keine Buchung erstellt werden!
Dieses ganze Prinzip wird durch die Verfahrensdokumentation abgesichert
Die Verfahrensdokumentation selbst dient Ihnen als Unterstützung, alle Maßnahmen zu überwachen und diese zu ergänzen. In eine Verfahrensdokumentation müssen also alle internen Prozesse, Kontrollen und technischen Sicherheitsmaßnahmen aufgenommen und dokumentiert werden. Damit sie für eine Prüfung nutzbar ist, muss die Verfahrensdokumentation sehr aussagekräftig sein. Sie muss in Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis gegliedert sein und das vollständige Verfahren wiedergeben. Wichtig zu wissen ist:
Das interne Kontrollsystem sollte man keineswegs stiefmütterlich behandeln, da nur mit der eigenen Qualitätsüberprüfung der internen Prozesse die revisionssichere Archivierung sichergestellt werden kann. Außerdem sollte die Verfahrensanweisung immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Ein Muster zur Verfahrensdokumentation finden Sie hier.
Der unabhängige Wirtschaftsprüfer
Um das ganze Verfahren wirksam zu gestalten, ist es essenziell, dass Sie Ihre Archivierungssoftware durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer abnehmen lassen. Die Prüfung erfolgt nach den Prüfstandard IDW P S880 für Softwareprodukte. Wenn diese erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten Sie Brief und Siegel für die revisionssichere Archivierung. Das beinhaltet die sachgerechte Anwendung der Software sowie die Prozesse im Unternehmen entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Rechnungslegung. Die Bescheinigung für agorum core pro können Sie hier einsehen.
Eine Vielzahl unserer Kundenanfragen betrifft das Thema der revisionssicheren Archivierung, weshalb wir in diesem Bereich sehr gut aufgestellt sind. Damit wir unseren Kunden die bestmögliche Grundlage bieten können, ist es für uns selbstverständlich, unser System regelmäßig von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer abnehmen zu lassen.
Nina Schulze I Kundenberatung
Schaffen Sie sich die perfekten Vorraussetzungen
Mit agorum core pro, einer Verfahrensdokumentation und einer Prüfung durch einen unabhängigen Wirtschaftsprüfer sind die Weichen auf Erfolg gestellt. Warum sollten Sie mit ihrer Entscheidung für agorum core also noch warten? Kontaktieren Sie uns jetzt! Wir freuen uns auf Sie.
