Aktenplan – das klingt eher nach altertümlicher Amtsstube als nach moderner Behörde oder einem Unternehmen im digitalen Zeitalter. Dementsprechend häufig fragen uns Kunden, ob ein Aktenplan überhaupt noch notwendig ist, wenn sowieso ein Dokumentenmanagement-System eingeführt werden soll. Nützliches Wissen darüber lesen Sie in diesem Beitrag.
Was ist ein Aktenplan und wofür nutzt man ihn?
Der Aktenplan ist das Inhaltverzeichnis eines Archivs
Der Aktenplan hält fest, wo welche Dokumente abgelegt werden, und gibt dem Archiv damit eine einheitliche Struktur, an der sich alle Benutzer bei der Ablage von Dokumenten “entlanghangeln” können. Mithilfe von Sachgebieten, Haupt- und Unterkategorien sowie Stichworten finden so alle im Arbeitsalltag anfallenden Dokumente ihren Platz im Archiv.
In der öffentlichen Verwaltung legt üblicherweise jedes Bundesland für seine Behörden einheitliche und verbindliche Aktenpläne fest. Auch in Unternehmen ist diese Praxis fest etabliert, auch wenn dort statt der Bezeichnung “Aktenplan” vielleicht eher von Archivstruktur oder Verzeichnisstruktur die Rede ist.
Der Aktenplan hilft, Akten zu finden
Ob so oder so, der Vorteil liegt auf der Hand: Eine einheitliche, sinnvolle Struktur, die sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert, macht es den Benutzern leicht, Dokumente richtig abzulegen und später auch wiederzufinden. Auch Mitarbeiter, die sich im Archiv gar nicht auskennen, finden mithilfe des Aktenplans die gesuchten Dokumente.
Ein guter Aktenplan funktioniert unabhängig davon, ob tatsächlich noch Papierdokumente in physische Aktenordner geheftet werden, oder ob es darum geht, die elektronische Ablage in einer Datenbank, auf einem Fileserver oder einzelnen Arbeitsplatzrechnern zu systematisieren. Idealerweise gilt für beide Ablageformen die gleiche Struktur.
Die elektronische Akte: warum ein Dokumentenmanagement-System mehr aus Ihren Akten macht
Die Vorteile der digitalen Verwaltung von Akten
Bei großen oder auf mehrere Standorte verteilten Archiven reicht aber selbst der beste Aktenplan nicht aus, um den schnellen, einfachen und wirtschaftlichen Zugriff auf die abgelegten Dokumente sicherzustellen. Eine weitere Herausforderung für Unternehmen und Behörden gleichermaßen: Das klassische Papierdokument wird in der heutigen Geschäftswelt immer mehr von schnelleren, elektronischen Dokumenten verdrängt. E-Mails ersetzen den früher üblichen Geschäftsbrief nahezu vollständig. Rechnungen, Auftragsbestätigungen und andere “Arbeitspapiere” kommen vielfach als PDF-Dokument im Unternehmen an. Alles Gründe, die für ein digitales Archiv sprechen. Deswegen investieren immer mehr Unternehmen zu Recht in elektronisches Dokumentenmanagement.
Das Suchen und Finden wird vereinfacht
Ein DMS oder ECM ist aber viel mehr als “nur” ein zeitgemäßes Archiv für elektronische Dokumente – es eröffnet völlig neue Möglichkeiten, die in den Akten enthaltenen Informationen zu nutzen. So sind alle Dokumente im Volltext durchsuchbar, sodass die gewünschte Information schnell und einfach gefunden wird, auch wenn der Suchende gar nicht so genau weiß, wo genau sie gespeichert ist. Nützliche Funktionen wie die Suche nach Stichworten oder die Einrichtung persönlicher Suchfavoriten machen das Finden von Dokumenten, Daten und Informationen noch komfortabler.
Ein DMS kann weitaus mehr: zukunftsweisende automatisierte Prozesse
Ein Dokumentenmanagement-System protokolliert alle Arbeitsschritte, sodass jederzeit genau nachvollziehbar ist, wer wann was mit dem Dokument gemacht hat. Über eine zentrale Rechteverwaltung wird einmalig festgelegt, welche Mitarbeiter oder Abteilungen auf die betreffenden Dokumente zugreifen und was sie damit machen dürfen, beispielsweise nur lesen, auch ändern oder sogar komplett löschen. Die Dokumente können in elektronische Workflows eingebunden werden, mit denen sich komplette Geschäftsprozesse automatisieren lassen. Ein DMS erinnert auch zuverlässig an Termine, übernimmt die elektronische Wiedervorlage, legt Kundenakten oder Projektakten inklusive aller Unterverzeichnisse automatisch an und vieles mehr.
Wie passt nun der altehrwürdige Aktenplan in diese schöne neue Welt?
Der Aktenplan als Grundlage für die Ablagestruktur im Dokumentenmanagement
Wie bereits oben erwähnt, orientiert sich ein guter Aktenplan an den tatsächlich praktizierten Arbeitsabläufen. Meist ist im Vorfeld viel Hirnschmalz in die Gestaltung einer praktikablen Ablagestruktur geflossen und der vorliegende Aktenplan hat sich seit Jahren im Arbeitsalltag bewährt. Soll nun ein Dokumentenmanagement-System eingeführt werden, ist er daher eine hervorragende Basis für das spätere elektronische Archiv.
Bei Behörden, die an die vorgegebenen Aktenpläne ihres Bundeslandes gebunden sind, geht es häufig darum, diese Struktur zu digitalisieren und 1:1 im DMS abzubilden. Unternehmen könnten eine DMS-Einführung zum Anlass nehmen, bestehende Aktenstrukturen auf den Prüfstand zu stellen und auch die dahinterstehenden Geschäftsprozesse zu hinterfragen. Hier schlummert oft wertvolles Optimierungspotenzial.
Gewohnte Strukturen werden leichter akzeptiert
Die Produktivität jedes neuen Systems steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Natürlich punktet ein gutes Dokumentenmanagement-System allein schon durch einfache Bedienbarkeit und sofort greifbare Arbeitserleichterungen. Dennoch freuen sich die meisten Mitarbeiter, neben den vielen neuen Möglichkeiten auch gewohnte Strukturen und bewährte Prozesse im DMS wiederzufinden, zum Beispiel den Aktenplan, mit dem sie seit Jahren arbeiten. Selbst den technisch weniger affinen Mitarbeitern fällt es so leichter, das neue System zu verstehen. Sie müssen sich nämlich nicht umstellen und arbeiten nach wie vor mit “ihrem” Aktenplan, auch wenn die Daten jetzt im DMS liegen.
FAZIT
Auch in Zeiten der elektronischen Akte hat ein Aktenplan noch seine Berechtigung. Denn ein Dokumentenmanagement-System braucht ebenso wie das früher übliche Papierarchiv eine sinnvolle Struktur, die die tatsächlichen Prozesse in Unternehmen oder Behörden widerspiegelt und die auch von Mitarbeitern akzeptiert wird, die bereits jahre- oder sogar jahrzehntelang mit einem Aktenplan gearbeitet haben.
Sie sind herzlich eingeladen, das DMS agorum core kennenzulernen
Unternehmen, die ihren Aktenplan von analog auf digital umstellen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Sprechen Sie vorab mit unseren Kundenberatern und schildern Sie uns Ihre Ausgangssituation. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
