Das Datenaufkommen in Unternehmen wächst stetig. Weil immer mehr Daten natürlich auch immer mehr Speicherplatz brauchen, sind die IT-Verantwortlichen gefragt, eine Datenspeicherungsstrategie zu entwickeln, die den verschiedenen Arten von Daten ebenso gerecht wird wie dem Nutzerverhalten und dem Gebot der Geschäftsleitung, Kosten zu sparen. In diesem Zusammenhang hört man immer wieder das Schlagwort “hierarchisches Speichermanagement”. Was es damit auf sich hat und warum Sie diese Funktion für Ihr Storagekonzept nutzen sollten, beschreiben wir in diesem Beitrag.
Von Dateien, Speichermedien und Hierarchien
Hierarchisches Speichermanagement einfach erklärt
Um zu verstehen, warum ein Unternehmen überhaupt eine Datenspeicherungsstrategie haben sollte, genügt ein Blick auf die aktuell erhältlichen Speichermedien. Eines der wichtigsten Kriterien für die Auswahl eines Speichermediums ist die Zugriffszeit, sprich: Wie lange muss der Benutzer vor dem Bildschirm warten, bis sich die gewünschte Datei öffnet? Weil niemand gerne wartet und die Wartezeit den Unternehmen bares Geld kostet, sollte die Zugriffszeit natürlich möglichst kurz sein:
- Schon bei einem handelsüblichen Notebook kann der Nutzer entscheiden, ob er eine schnelle, dafür aber vergleichsweise teure SSD-Festplatte haben möchte, oder ob für seine Zwecke eine langsamere, günstigere HDD-Festplatte ausreicht.
- Ein weiteres Kriterium ist die gewünschte Größe: Eine 1-TB-Platte ist teurer als eine halb so große. Die Hauptstellschraube ist nämlich meistens das Budget: Würde Geld keine Rolle spielen, wären überall die schnellsten Platten mit der größtmöglichen Speicherkapazität im Einsatz.
- Was für einen einzelnen Computer vielleicht noch bezahlbar ist, kann schnell richtig teuer werden, wenn man bedenkt, wie viel Speicherplatz ein Unternehmen für alle seine Daten braucht.
Das DMS/ECM agorum core bedeutet Maßanzug anstatt Konfektion
Eine Datenspeicherungsstrategie ist also ganz einfach ausgedrückt eine individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittene Lösung, um die eigenen Daten möglichst geschickt auf schnelle, langsame, billige, teure, große und kleine Speichermedien zu verteilen.
- Aktuelle Daten, die häufig aufgerufen werden, sollten dabei selbstredend auf schnellen Platten liegen, um die Zugriffszeit möglichst gering zu halten.
- Dateien, die im Geschäftsalltag eher selten gebraucht werden, können auf langsamere und damit günstigere Festplatten ausgelagert werden. Und solche Daten gibt es häufiger, als man vielleicht denkt, z. B. ältere Dateien generell, aber auch Baupläne und Stücklisten für selten verkaufte Produkte in der Fertigung. Oder Verträge, die über Jahre unverändert im Archiv liegen und erst wieder wichtig werden, wenn es um die Verlängerung geht.
Hierarchisches Speichermanagement und DMS
Hierarchisches Speichermanagement nutzt diese Speicherhierarchie, um die entsprechenden Dateien automatisch auf das richtige Speichermedium auszulagern, natürlich nach vorher festgelegten, für das Unternehmen sinnvollen Regeln. Wenn beispielsweise selten benutzte Dateien auf günstigen Langzeitspeichern liegen, aber z. B. ein Vertrag wegen eines Rechtsstreits wieder häufiger gebraucht wird, könnte eine solche Regel lauten, dass dieser Vertrag automatisch wieder auf ein schnelleres Medium verschoben wird.
In ein gutes Dokumentenmanagement-System integriert, wird hierarchisches Speichermanagement zum leistungsfähigen Feature, weil die mit dem Dokument abgespeicherten Metadaten genutzt werden können. Alles, wonach der Benutzer suchen kann, kann auch als Kriterium für die Zuweisung zu einem Speichermedium verwendet werden. Ein Beispiel: Ein Unternehmen arbeitet viel mit Videodateien, die wegen ihrer Größe sowieso schon länger laden, und wünscht sich einen schnellen Zugriff auf aktuelle Videos. Eine entsprechende Regel könnte dann lauten, dass alle Dateien mit der Dateiendung .mpg, die nicht älter als zwei Jahre sind, auf schnellem Speicher liegen. Sind sie dann älter als zwei Jahre, könnte die Benutzungshäufigkeit entscheiden, ob die Videos auf dem schnellen Speicher bleiben oder in der Hierarchie weiter nach unten auf langsamere Medien wandern.
Natürlich kann der Administrator auch manuell in das hierarchische Speichermanagement eingreifen und z. B. große Datenmengen ohne viel Aufwand auf die Speichermedien verteilen. Dies könnte der Fall sein, wenn das Unternehmen ein Großprojekt erfolgreich abgeschlossen hat und alle damit verbundenen Dateien im Tagesgeschäft nicht mehr benötigt werden.
FAZIT
Mit einem DMS, das hierarchisches Speichermanagement kann, haben Unternehmen ein hervorragendes Werkzeug, um jede beliebige Datensicherungsstrategie umzusetzen. Unternehmen, die das DMS/ECM agorum core live und in Farbe kennenlernen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen.
