E-Mails und deren Anhänge im Unternehmen sicher zu archivieren, ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Machen Sie es sich am besten so einfach wie möglich und nutzen Sie das in das Dokumentenmanagement integrierte E-Mail-Archiv von agorum core. Sie installieren das Template einfach in agorum core und legen sofort los. Das agorum core mail archive hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung zu erfüllen, schützt vor Datenverlust, verhindert Manipulation, entlastet den Mailserver, macht E-Mails durchsuchbar und integriert sie in Ihre Geschäftsprozesse und elektronischen Akten.
E-Mail-Archiv: sofort installiert und einsatzbereit
Das agorum core mailarchiv stellt Ihnen ein vorkonfiguriertes E-Mail-Archiv zur Verfügung, das in wenigen Schritten eingerichtet und danach sofort einsatzbereit ist. Sie benötigen dazu nur agorum core pro, das Modul mailadaptor und das mailarchiv. Nach der Installation des Templates geben Sie im mailadaptor das Sammelpostfach Ihres Mailservers an und stellen ein, in welchen Abständen die E-Mails abgeholt werden sollen. Außerdem können Sie auswählen, ob die E-Mails nach dem Abholen auf dem Server verbleiben oder gelöscht werden sollen und ob Sie die E-Mails revisionssicher – sprich unveränderbar – ablegen möchten. Der mailadaptor holt alle E-Mails vom Mail-Server ab, und das DMS ordnet Sie anhand der E-Mail-Adressen automatisch den Nutzern und Gruppen zu.
Innerhalb von Minuten ein komplettes, revisionssicheres E-Mail-Archiv
Für alle Nutzer in agorum core legt das mailarchiv jetzt automatisch für jede E-Mail-Adresse Verzeichnisse an, in dem die Mails chronologisch nach Jahr und Monat sortiert werden. Zudem sind die Verzeichnisse so geschützt, dass nur die Nutzer, bei denen diese Adresse im Benutzerprofil eingetragen ist, darauf zugreifen können. Nutzen Sie Sammeladressen, können Sie einfach alle Benutzer berechtigen, die die entsprechenden E-Mails im Archiv sehen sollen. Das war es im Prinzip schon. Mit diesen wenigen Schritten haben Sie ein komplettes und auf Wunsch revisionssicheres mailarchiv eingerichtet und in Betrieb.
Mehrwerte eines in das DMS integrierten E-Mail-Archivs
E-Mails in einem Dokumentenmanagementsystem zu archivieren, bringt neben der revisionssicheren Ablage noch viele weitere Vorteile:
- Die E-Mails und deren Anhänge sind im Volltext und nach Metadaten – zum Beispiel nach Datum – durchsuchbar. So finden Sie alle E-Mails, für die Sie berechtigt sind, zuverlässig und schnell wieder.
- Sie benötigen, zumindest in agorum core, keinen eigenen E-Mail-Client. So können Sie mit einem in die Bowseroberfläche integrierten E-Mail-Editor E-Mails lesen, beantworten und erstellen. Neue E-Mails sehen Sie sofort in Ihrer Mitteilungsliste. Selbstverständlich können Sie aber auch weiterhin Ihren gewohnten E-Mail-Client – Outlook, Thunderbird,… – weiter nutzen.
- Die E-Mails können im DMS regelbasiert in Prozesse integriert und automatisch oder manuell in elektronischen Akten abgelegt werden. Zum Beispiel können Sie Regeln definieren, dass Sie Rechnungen, die per E-Mail eingehen, zunächst in einem automatischen Erfassungs– und Freigabeprozess verarbeiten lassen und danach in elektronischen Akten, wie zum Beispiel der Lieferantenakte, ablegen.
FAZIT
Das agorum core mailarchiv bietet Ihnen ein revisionssicheres E-Mail-Archiv und alle Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Prozesse mit Workflows zu optimieren.
