IP-Management-Software: Marktführer in Deutschland ist PatOrg aus dem Hause Brügmann. In Kombination mit dem DMS/ECM agorum core sind es etablierte Größen in Kanzleien und IP-Abteilungen. Technisch sind die Systeme mit einer CMIS-Schnittstelle verbunden. Wie genau die Zusammenarbeit der beiden Applikationen funktioniert, beschreiben wir in diesem Beitrag.
Die CMIS-Schnittstelle: das Bindeglied zwischen offenen und geschlossenen Systemen
CMIS steht für Content Management Interoperability Services. Die Schnittstelle verbindet offene, herstellerunabhängige Standards wie zum Beispiel das DMS/ECM agorum core pro mit geschlossenen (proprietären) Systemen. Mittels der CMIS- Schnittstelle kommunizieren die beiden Applikationen miteinander.
Ein eingespieltes Doppel
Die Rollenverteilung
Verwaltet die Schutzrechte mit den Akten, Aktenfamilien und Mandanten sowie den gesamten Bereich der Fristenverwaltung.
Ist das intelligente Archiv im Hintergrund und stellt dank OCR-Texterkennung alle Daten per Mausklick zur Verfügung.
Mit der digitalen Akte arbeiten
Der Prozessweg
Die Prozesse (Posteingangsprozesse) unterscheiden sich von Kanzlei zu Kanzlei. In der Softwareentwicklung sprechen wir von Workflows und meinen damit dasselbe. Es ist der Weg, den die Akten innerhalb einer Kanzlei zwischen den Abteilungen gehen. Dem Prinzip nach sind folgende Instanzen involviert:
- Posteingang beim Sekretariat /Empfang
- Fristenabteilung
- Tax-Abteilung
- CAD-Abteilung
- Patentingenieure
- Sekretariat Patentanwalt /Rechtsanwalt
- zuständiger Patentanwalt /Rechtsanwalt
- Recherche-Abteilung
- Buchhaltung
Die Metadaten sind Dreh- und Angelpunkt
Damit aus einer Akte eine E-Akte wird, werden Metadaten gesetzt. Das sind Ankerpunkte der Software, um die Akte digital zu verwalten. Damit kann sie gesucht, gefunden und automatisiert werden. Metadaten spielen auch für den Austausch zwischen PatOrg und agorum core die zentrale Rolle. Beispiele für Metadaten bei der Verwaltung von Schutzrechten:
- Aktenzeichen (AZ)
- Unser Zeichen (UZ)
- Mandantentitel
- Aktenteil
- Bearbeiter
- Amtlicher Titel
- Auftraggeber
- Sachstatus
- Aktenstatus
- Eingangsdatum
- Fristen
- Absender
Datenaustausch zwischen PatOrg und agorum core pro
- Stammdaten Schutzrecht
- Amtliche Zeichen
- Fristen
Synchronisation
beider Systeme
- Archivieren und Bereitstellen aller Daten
- Revisionssicher nach IDW PS 880
Die CMIS-Schnittstelle
Die CMIS-Schnittstelle wurde von den Entwicklungsabteilungen von Brügmann und agorum insbesondere mit dem neuen 3-Stufen-Modell in die Tiefe weiterentwickelt. Das standardisierte Konzept ermöglicht die schnelle Anbindung an das Archiv von agorum core. Die weiteren Ausbaustufen bieten nützliche Funktionen bis zu voll automatisierten Prozessen.
Datensynchronisation an zwei Szenarien erklärt
1.) Ausgehende E-Mail mit einem Anschreiben an den Mandanten
Das Prinzip einfach beschrieben:
- Anschreiben wird in PatOrg erzeugt
- Datei wird als Anhang an E-Mail angehängt
- E-Mail-Versand an Mandant
- E-Mail wird in agorum core pro archiviert
- Per CMIS wird die generierte E-Mail an PatOrg “gemeldet”
2.) Eingehenden Post: z. B. vom Amt (DPMA, EPA, EUIPO usw.), von Kollegen oder Mandanten via E-Mail, Briefpost oder Downloads
- Post geht zentral am Posteingang / Empfang ein (physische Post wird gescannt und im digitalen Posteingang abgelegt).
- Aus der digitalen Post werden Metadaten durch das Modul docform ausgelesen: etwa der Absender, Empfänger, Aktenzeichen (AZ), Anschrift, Datum, Empfangsdatum und so weiter; Dokumente ohne Textlayer werden automatisch durch die OCR erfasst.
- Post von Ämtern, die etwa im DDF-Format eingehen, werden ebenfalls ausgelesen
- agorum core pro gleicht per CMIS mit PatOrg ab, ob es unter anderem ein valides Aktenzeichen gibt und zugeordnet werden kann. Post, die nicht zugeordnet werden kann, geht in das Audit zur manuellen Zuordnung.
- Empfang/ Posteingang gibt die Post zur weiteren Verarbeitung an Fachabteilungen weiter (etwa Fristenabteilung, Patentanwalt, Tax-Abteilung und so weiter)
FAZIT
PatOrg und agorum core pro sind eingespielte Teamplayer beim Verwalten von Schutzrechten im IP-Management. Kanzleien und IP-Management-Abteilungen, die das System näher kennenlernen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Schicken Sie uns Ihre Anfrage. Hier.
Weitere informative Beiträge zum Thema “IP-Management-Software” finden Sie unter unserer Rubrik Patentwesen.
