Lean Management im Büro: Unnötige Bestände – ist eine der klassischen sieben Verschwendungsarten aus dem Lean Management, die wir vor kurzem in einem unserer Blogbeiträge vorgestellt haben. Wie Sie unnötige Bestände in Ihren dokumentenbezogenen Prozessen abbauen, möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag detaillierter vorstellen.
Hoher Papierverbrauch kostet Geld und schadet der Umwelt
Papierlos ist das zusammenfassende Stichwort, wenn es darum geht, im Büro Bestände abzubauen. Denn so nützlich es auch ist, Papier verursacht uns viele Probleme. Beginnend mit der Herstellung, die wertvolle Ressourcen vebraucht und Schadstoffe freisetzt.
In unseren Unternehmen verursacht Papier Kosten für Beschaffung und Lagerung, letzteres über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg. Vom Lager für Büromaterial über die Aktenordner und Regale in den Büros bis hin zum Archivkeller, in dem die Akten oft Jahrzehnte lang aufbewahrt werden müssen. Das nimmt viel Platz weg und kostet bares Geld, sehr oft müssen extra Räume angemietet werden, um die Berge an Papierakten auszulagern.
Papierbezogene Prozesse sind teuer und langsam
Aber das ist nur eine Facette und noch lange nicht alles. Sehr viel Papier landet nach kurzer Zeit wieder im Müll, weil viele Dokumente kopiert und gedruckt werden, um sie für eine Besprechung zur Hand zu haben oder sie parallel zu bearbeiten. Ein dafür typischer Prozess ist die Rechnungsfreigabe.
Dazu ein konkretes Beispiel: Einmal im Monat schickt ein freiberuflicher Texter eine Sammelrechnung an eine Werbeagentur, in der er seine Leistungen für verschiedene Projekte auflistet und abrechnet. Was passiert in der Agentur? Die Buchhaltung kopiert die Rechnung für alle vier Kundenberater einmal und verteilt sie zur Prüfung. Jeder prüft die Rechnung auf seine Projekte und gibt die Rechnung zurück. Die Buchhaltung überträgt die Eintragungen auf eine eigene Kopie und gibt diese zur Verbuchung an den Steuerberater weiter. Das Original wird im Büro selbst abgelegt, die vier Kopien landen im Müll.
Nebenbei noch ergänzend bemerkt: Den Weg, die Rechnung nur einmal zu kopieren, um sie von einem Kundenberater zum anderen weitergeben zu lassen, hat die Buchhalterin längst aufgegeben, da die Rechnungsfreigabe sich dadurch noch weiter in die Länge zieht und so manche Rechnung in einem der Papierstapel auf den Schreibtischen der Kollegen untergegangen ist – danach will es natürlich keiner gewesen sein, der Skonto ist jedenfalls hin. Jetzt weiß sie immerhin genau, welcher ihrer Pappenheimer schludert.
Ein Dokumentenmanagement-System macht Prozesse effizienter und archiviert günstiger
Einfacher geht das mit einem Dokumentenmanagement-System. Hier wird die Rechnung einfach nur eingescannt, elektronisch weitergegeben und auf einem Datenträger revisionssicher archiviert. So kann die Rechnung parallel bearbeitet und freigegeben werden, ohne Papier und Skonto zu verschwenden. Wie das genau funktioniert, haben wir für Sie hier beschrieben: Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen! Sogar das Original der Rechnung kann entsorgt werden. Lagerkosten für Papier entfallen komplett.
Und auch die Übermittlung der Unterlagen an das Steuerbüro klappt auf dem elektronischen Weg papierlos und zeitsparend, zum Beispiel über eine direkte DATEV-Schnittstelle.
FAZIT
Mit einem DMS sparen Sie Lager- und Beschaffungskosten und gestalten ehemals papierbezogene Prozesse wesentlich effizienter.
